Tópico Nº: 36 : - Título: Envio de e-mails pelo Sistema por SMTP

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Observações Iniciais

• É importante ficar claro que as opções para envio de e-mails, disponíveis no GFIL, não têm a pretensão de substituir o seu programa de e-mails. O objetivo aqui é tão somente oferecer uma opção de envio rápido de e-mails específicos (relatórios, arquivos de notas eletrônicas, etc.) utilizando dados de SMTP previamente registrados no GFIL.
  Portanto, o GFIL fará tão somente o envio do e-mail, sem fazer nenhum outro controle de e-mails enviados e/ou recebidos;

• Para utilização dessa opção de enviar e-mails pelo sistema GFIL você precisa ter uma conta de e-mails que permita enviar mensagens por SMTP.
  Obs.: a maioria dos servidores têm um limite de envio de e-mails por hora ou dia. Contate o servidor de seu e-mail e veja se tem essa regra para evitar problemas nos envios, principalmente nos envios em massa nas telas de clientes e fornecedores.
  Se for o caso converse com seu TI que ele saberá lhe orientar;

• O envio de e-mails pelo sistema GFIL pode ser feito a partir de várias telas e várias opções. O cadastro e configuração das informações necessárias para esses envios de forma automática também são feitos em mais de uma tela do sistema, a seguir detalhadas.

Muito bem, vamos às explicações de cada uma dessa telas.

1. Configuração de SMTPs

   • Menu de acesso: tela principal, menu "Utilidades -> Envio de E-mails -> Configuração de SMTPs". Essa tela também pode ser acionada por menus disponíveis nas telas de notas eletrônicas e também na tela de envio de e-mail em massa;

   • Descrição: nessa tela você deve fazer o cadastro dos e-mails e a respectiva configuração do SMTP dos endereços que serão utilizados pelo sistema para enviar seus e-mails.
     Apesar de requerer (exceto na API Gmail) um conhecimento um pouco mais técnico, os campos dessa tela são todos autoexplicativos. Você precisa contactar o responsável pelo seu servidor de e-mails, o qual lhe fornecerá os dados como porta, host, etc.
     
     Campos especiais:
     - Grupo de campos "Utilizar este e-mail nos envios de:" quando você iniciar o envio de um email que seja assunto específico de algum dos módulos desse grupo, o sistema utilizará o SMTP desta tela que estiver atrelado àquele assunto;
     - Pedir confirmação de leitura ao destinatário: autoexplicativo;
     - Enviar uma cópia para mim (remetente): O GFIL enviará uma cópia do e-mail para a sua caixa postal;
     - Abrir tela de envio (não envia automaticamente) quando o sistema iniciar o envio de um email cujo SMTP estiver com esta opção habilitada, ao invés de enviar o email automaticamente, abrir-se-á uma tela para você confirmar o envio. Nessa tela será possível fazer alterações, como, por exemplo, incluir anexos, incluir emails para receberem cópias, entre outras.
     
     Envio via API - Apenas Gmail
     Obs.: opção disponível apenas na versão GFILPlus.
     O envio por API é mais seguro, mais rápido, mais prático e ocorrem muito menos "acessos negados" pelo seu servidor de email.
     Se fores utilizar essa opção, a inclusão da conta de email no módulo de SMTPs deve ser feita de uma forma um pouco diferente. Para incluir a conta acione o menu "APIs -> Gmail -> Incluir SMTP (Conta de email)". Em seguida informe os dados da sua conta de email, nome e, se for o caso, um email para resposta. Também pode configurar o quadro "Utilizar este e-mail nos envios de:", conforme desejar.
     Obs.: os dados do server (smtp, porta, etc,), bem como a senha, não é necessário informar.
     Gravada a conta, agora acione o menu " "APIs -> Gmail -> Buscar/Atualizar Grant (Autorização)".
     Será aberto o navegador para que efetue o login na conta Google. Deve ser feito o login no Google pela mesma conta que se informou o email no SMPT neste módulo.
     O resto do processo é todo automático. Obs.: este procedimento só é necessário efetuar uma única vez, mesmo que o GFIL seja fechado, pois agora o token ficará gravado no banco de dados.
     Se deu tudo certo, sua conta Gmail está apta a enviar emails através dos diversos módulos do GFIL (nessa mesma tela ou outras, como envio de relatório, documentos eletrônicos, etc.). Faça um teste nessa tela pelo botão "Enviar E-mail Teste"
     
     
     
     Atenção: dependendo do seu servidor de email, além das configurações nessa tela do GFIL, também pode ser necessária a liberação e/ou configuração especial lá na sua conta, no site do servidor.
     
     
     

   • Configuração de Textos Padrão

     • Menu de acesso: opção "Utilidades -> Envio de E-mails -> Configurar Textos Padrão". Essa tela também pode ser acionada por menus disponíveis nas telas de notas eletrônicas e também na tela de envio de e-mail em massa;

     • Descrição: nessa tela você vai cadastrar textos padrão que depois serão utilizados pelo GFIL para enviar e-mails. Dependendo da tela que você for enviar o e-mail, será possível ainda editar o texto antes de enviar. Porém, em alguns casos, o GFIL vai fazer o envio automaticamente, sem opção para edição do texto. É o caso dos módulos de notas eletrônicas. Quando você for enviar um e-mail de nota fiscal, o GFIL vai utilizar o texto desta tela que estiver com a opção "Usar este texto para envios de docs. eletrônicos" marcada.
       No campo da mensagem (corpo do e-mail), você pode colocar "texto puro" e também incluir tags HTML. Faça uma busca rápida na internet e vai ter muita informação sobre o que são e quais são as tags HTML. Um exemplo: se você incluir este texto "< BR >" (sem as aspas e sem espaços), quando o e-mail for enviado, esse texto não será incluído no e-mail, mas fará com que o resto do texto pule uma linha.
       Outra opção bem interessante que você tem nessa formatação de textos, é a utilização de variáveis que depois serão substituídas por dados do sistema. A lista de variável é fixa e estabelecida pelo sistema e deve ser sempre precedida do caractere # (jogo da velha) e o nome deve ser sempre em maiúsculo. Por exemplo, temos a variável #NOMEDEST. Se, no texto do e-mail tiver essa variável, ao enviar o e-mail, o GFIL substituirá esse texto "#NOMEDEST" pelo nome do destinatário do e-mail.
       Para ver todas as variáveis disponíveis, clique no botão "Variáveis" dessa tela;

   
   

   • Envio de e-mail em massa

     • Menu de acesso: opção "Utilidades -> Envio de E-mails -> Enviar E-mails a Clientes". Essa tela também pode ser acionada pelo menu "Opções -> Enviar e-mail" na tela de cadastro de clientes e fornecedores;

     • Descrição: nessa tela você pode enviar e-mails com um texto previamente cadastrado na tela de textos padrão ou ainda enviar um texto que você digita na hora de enviar o e-mail, nessa tela.
       Você pode enviar a mensagem para um cliente/fornecedor ou vários (clientes inadimplentes, aniversariantes do dia, de uma determinada classe, etc.). Basta selecionar os destinatários que desejar enviar. O sistema também oferece a opção de enviar uma cópia para o endereço financeiro e/ou comercial do cliente/fornecedor.
       O texto do e-mail segue as mesmas regras do cadastro de textos prontos acima detalhado, ou seja, você pode incluir tags HTML e também as variáveis fixas.
       Obs.: nessa tela também é possível você gerar um arquivo .txt com os e-mails dos seus clientes. Para isso acione o menu "Opções" dessa tela.

Observação