Tópico Nº: 142
: - Título: Controle da abertura, fechamento e saldos do livro caixa diário
Menu de acesso: a partir da tela principal, clique em "Financeiro -> Livro Caixa -> Abertura, Aportes, Sangrias e Fechamento". Tecla de atalho: CTRL+X
O objetivo principal desse módulo é a facilitação da abertura de caixas com a disponibilização (aporte) de troco no início e durante o expediente e recolhimento de valores parciais (sangrias) durante e do saldo total no final do expediente. É mais indicado para aquelas empresas que costumam ter mais de 1 caixa efetuando recebimentos/pagamentos durante o expediente.
Como mencionado, é um módulo que facilita o processo, mas não necessariamente que você precisa fazer esse processo todos os dias ao iniciar e fechar o expediente na sua empresa.
Antes de detalharmos a parte operacional deste módulo, faz-se necessário uma explicação contextual em relação à abertura e fechamento do livro caixa diário no GFIL.
Porque não é necessário que você faça a abertura do livro caixa por este módulo? Por que o GFIL faz o processo de abertura e fechamento do livro caixa de forma automática. Assim que é registrado o primeiro lançamento do dia que gere uma entrada ou saída no livro caixa para um operador que está habilitado como caixa no cadastro dele, o GFIL já inicia o caixa desse operador.
Esse lançamento pode ter origem em qualquer módulo do sistema que execute lançamentos no livro caixa, ou seja: módulos de vendas, compras, ordens de serviço, lançamentos do livro caixa, locações, pagamentos, etc... e/ou o próprio módulo de abertura e fechamento do livro caixa, ou seja, o módulo objeto deste tópico.
Assim que o movimento é registrado, o sistema verifica se o caixa do dia está aberto. Caso não esteja, ele fará a abertura utilizando como saldo inicial, o saldo final do último dia que aquele operador teve um caixa aberto.
Se, em determinado dia, não ocorrer nenhum lançamento de entrada e/ou saída de valores do caixa, esse dia não terá abertura/fechamento de caixa daquele operador, mas podendo outros operadores terem movimentação no dia.
Em relação aos saldos, o caixa terá sempre vários, a saber:
Saldos inicial e final total:é sempre a soma dos quatro saldos discriminados;
Saldos Discriminados: a fim de permitir que você controle os valores totais que estão na gaveta/cofre de sua empresa, o GFIL faz um controle de saldos discriminados do caixa, a saber:
Saldos inicial e final em dinheiro: autoexplicativo;
Saldos inicial e final em cheques: saldo em cheques à vista. Não inclui cheques pré-datados, pois esses, fazem parte da carteira de contas a receber;
Saldos inicial e final em tickets: valores recebidos em vales alimentação, ticket refeição ou outros do gênero;
Saldos inicial e final em outros papéis/valores: outro tipo de documento que represente valores disponíveis (liquidez imediata), ou seja, que podem ser usados a qualquer momento para pagamentos;
Muito bem, entendido isso, vamos à operacionalização do nosso módulo de abertura e fechamento do livro caixa.
O processo é relativamente simples. Após acesso à tela, teremos 3 abas, a saber:
1 - Operações
No grid à esquerda serão listados todos os operadores que estejam habilitados como caixa no cadastro de operadores.
Obs.: mesmo que o operador não tenha caixa aberto em dia anterior, ele vai ser listado no grid, mas com o saldo do dia do último caixa aberto.
No grid, além dos campos com informações do caixa, você terá uma opção para "Selecionar" o(s) caixa(s), ou seja, você marcará essa opção para que aquele(s) caixa(s) seja(m) incluído(s) nos lançamentos que você fará quando acionar os botões "Aporte" ou "Sangria", à direita, nessa tela.
Obs.: no grid o sistema não incluirá na lista o operador "Caixa Geral", ou seja, o caixa principal, ou "Caixa Cofre", como também pode ser denominado. A definição de qual operador será o caixa geral, você faz no módulo de cadastro de operadores. Mas, para fins de informação, haverá um label na parte direita da tela informando quem é operador definido como caixa geral.
O Aporte: ao iniciar o expediente dos operadores, normalmente faz-se necessário que o caixa geral transfira valores iniciais para os caixas, para ser utilizado como troco. O aporte nada mais é que o lançamento dessa transferência para o caixa.
A Sangria: idem ao aporte, mas agora o destinatário é o caixa geral.
Você pode fazer o aporte e/ou sangria caixa por caixa, ou pode marcar todos ou alguns e fazer as transferências "em massa". Indique a data, o valor e, se desejar, um número de documento. Aí basta clicar no botão desejado (aporte ou sangria).
Obs.: no caso da sangria, ao invés de informar um valor a transferir, você pode indicar para transferir o saldo total do caixa. Isso é comum no final do expediente. Durante o expediente, o mais comum é fazer a sangria de apenas parte do saldo para "descarregar" o caixa e ele não permanecer de posse de valores elevados.
Também é possível imprimir um recibo para que o recebedor (do aporte ou sangria) assine confirmando o recebimento. Isso pode ser feito tanto no momento de efetuar o lançamento, como depois, na aba de listagens;
2 - Listagem de Aportes e Sangrias
São os aportes e sangrias já registrados naquele dia selecionado para visualização e/ou reimpressão do recibo.
Obs.: o recibo pode ser impresso tanto em A4, como em bobina. Analise mais detalhes sobre essa configuração no tópico 135 deste manual de ajuda;
3 - Resumo Diário
Essa aba lhe disponibilizará informações sobre as movimentações do livro caixa e recebimentos efetuados pelo operador/caixa na data indicada.
No grid à esquerda serão listados todos os caixas, inclusive o caixa geral.
Tamém teremos 4 grids com informações: saldos do livro caixa, aportes/sangrias, outros recebimentos e pagamentos registrados no livro caixa e também os recebimentos efetuados pelo operador no dia.
Obs.: explore as opções de duplo clique nos grids e relatórios para visualizar informações mais detalhadas de cada grid.
Na parte inferior da tela, à direita, o GFIL mostra uma somatória dos recebimentos.
Obs.: nos recebimentos poderá haver valores que foram acrescidos no saldo do livro caixa e outros que não foram. Serão listados como "Computados" e "Não computados". Isso ocorre porque, por exemplo, você pode ter registrado uma venda com recebimento em dinheiro e, nesse caso, o valor foi lançado no livro caixa. Ou pode ter recebido uma venda em cartão e, nesse caso, não houve lançamento no livro caixa.
No menu "Opções - Ocorrências" você pode registrar e/ou visualizar ocorrências, ou seja, situações que ocorreram com aquele caixa durante o dia e que você entenda serem importante registrar.
Veja também
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