Tópico Nº: 6 : - Título: Dicas rápidas e muito úteis

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Este tópico traz diversas dicas e sugestões bastante úteis para uma utilização correta e completa do sistema. Analise todas antes de iniciar a lançar dados.

Ei-las:

1. Deixe sempre um e-mail atualizado registrado no seu cadastro de operador no sistema. Dessa forma, se você perder/esquecer sua senha de acesso, você poderá recuperá-la por e-mail através de uma opção disponível na própria tela de login do GFIL;

2. Quer que o GFIL envie automaticamente os XMLs de suas notas eletrônicas ao contador a cada início de mês? Basta deixar cadastrado o e-mail de seu contador no cadastro do contabilista no sistema;

3. Na tela de pesquisas de produtos e de clientes, você pode personalizar a ordem com que os campos aparecem no grid. Clique com botão direito do mouse sobre o grid e acione o menu que permite essa fazer essa mudança;

4. Nas telas de pesquisas de cadastros e movimentos, quando você lista registros e clica no grid a tela é fechada, certo? Você pode configurar para que esse clique não feche a tela. Para isso, clique com botão direito do mouse sobre o grid e desmarque a opção;

5. Em algumas telas, como cadastro de clientes, produtos e fornecedores, é possível navegar nos registros com as teclas Alt+seta direita/esquerda;

6. Precisa fazer rapidinho uma nota eletrônica de remessa para conserto? Acesse a tela de NFe e acione o menu "Iniciar NFe -> Avulsas -> De Produtos -> Remessa para Conserto";

7. Na tela de prévia de relatórios (aquela onde você faz as filtragens de datas e outros), clique com o botão direito do mouse na região perto dos campos de data. O sistema abrirá um menu popup que facilita no preenchimento de algumas datas;

8. Quer lançar quantidades de produtos com 1, 2, 3, 4 decimais? Configure o campo "Quantidade de Casas Decimais No ESTOQUE e MOVIMENTO de Produtos/Mat. Primas" do módulo de parâmetros gerais da empresa;

9. No menu "Consultas" da tela principal você encontra opções rápidas de consulta de saldos do livro caixa, contas bancárias, preços e estoques de produtos, etc.;

10. Em vários módulos de cadastro (tabelas de preços, categorias, classes, etc.) você vai encontrar a opção "Padrão". Marcando essa opção em um cadastro, sempre que você for fazer um lançamento e/ou cadastro, o GFIL já buscará automaticamente o cadastro marcado como padrão;

11. Impedir que um operador sem poderes de administrador faça vendas parceladas a um determinado cliente? Altere o campo "Bloqueado para vendas à prazo" no cadastro do cliente;

12. Marque a opção "Ao Iniciar o Sistema, Mostrar a Agenda do Dia" no módulo de parâmetros gerais da empresa e o GFIL lhe apresentará automaticamente os compromissos e contas a pagar no dia sempre que o programa for aberto;

13. Explore bastante as telas de movimentos (vendas, compras, ordens de serviços, etc.), principalmente nos menus que são apresentados nessas telas. Na tela de venda normal, por exemplo, você tem vários sub-menus com inúmeras opções, dentre elas: imprimir um carnê ou as duplicatas das contas geradas por aquela venda; iniciar outra venda utilizando uma venda como base aproveitando todos os itens já incluídos na venda base, etc.;

14. Permita ou não que sejam gravadas saídas sem estoque configurando o quadro "Saídas de Produto/Mat. Prima Com Estoque Insuficiente" no módulo de parâmetros gerais da empresa;

15. No cadastro de cada tabela de preços há a opção "Atualiza preços automaticamente sempre que o preço de custo de um produto for alterado ou quando algum percentual de formação dos preços for alterado". Nas tabelas de preços de venda onde essa opção estiver habilitada, sempre que o custo de um produto for alterado, o sistema atualizará automaticamente o preço de venda do produto naquela tabela;

16. Não quer permitir que o vendedor lance o mesmo item duas vezes numa venda? Desmarque a opção "Permite lançar mais de uma vez o mesmo item (produto) em uma venda normal no módulo de parâmetros gerais da empresa;

17. Quer imprimir um recibo de uma conta recebida ou paga? Acione o menu "Contas -> Recebidas" ou "Contas -> Pagas" da tela principal do GFIL;

18. Gostaria que saldo do livro caixa fosse individualizado, ou seja, cada operador ter seu próprio saldo? Marque a opção "Controlar saldos de caixa individualmente, por operador" no módulo de parâmetros gerais da empresa;

19. Você pode verificar tudo o que um determinado operador fez no sistema, com dia, hora e operação. Acione o menu "Relatórios -> Lançamentos -> Histórico de Operações" na tela principal do sistema;

20. Deseja que o GFIL altere automaticamente o nome dos clientes, produtos, etc. que você incluir, colocando tudo para MAIÚSCULO? Configure as opções "Formatar o nome/descrição em todos os cadastros novos, deixando:", no módulo de parâmetros gerais da empresa;

21. A grande maioria dos relatórios do sistema (são mais de 200 ao todo) você pode tanto imprimir direto numa impressora, imprimir em tela ou ainda gerar arquivos nos padrões. pdf, .html e .xls. Para fazer a opção de onde imprimir e/ou gerar arquivos, na tela de prévia do relatório, mude a opção "Saída do Relatório" antes de iniciar a impressão.

22. Você conhece o menu "tray" do GFIL? Tray é um menu suspenso que é acionado pelo ícone que aparece ao lado do relógio do Windows quando o GFIL está aberto. Explore esse menu. Tem várias opções muito úteis nele;

23. Quer consultar tabela de preços e estoques de produtos a partir de qualquer tela do sistema? Pressione F12;