Tópico Nº: 175 : - Título: Como proceder para ajustar alguns dados antes de transmitir um documento eletrônico iniciado e não transmitido?

Muito bem, em primeiro lugar vamos entender como o GFIL procede quando você inicia um documento eletrônico.

Para melhor entendimento, vamos nos ater a um documento eletrônico em específico, mas a orientação vale para qualquer documento eletrônico iniciado no sitema.

Nosso exemplo será de uma nota eletrônica, modelo 55.
Quando você inicia a nota, o GFIL busca os dados para alimentar a nota em vários módulos do programa.
As notas fiscais mais comuns são as notas vinculadas à vendas. Por isso, no nosso exemplo vamos considerar que a nota iniciada seja de uma venda de produtos gravada no GFIL.
Depois que a venda é gravada e você for iniciar a nota dessa venda, o GFIL buscará os dados da venda, buscará alguns dados do cadastro de cada produto da venda, buscará dados do cadastro da empresa/filial emitente, buscará os dados no cadastro do cliente e também buscará dados do grupo de tributação.
Se após iniciada a nota, um ou mais desses dados dela não estiverem corretos, ou seja, no momento em que a nota foi iniciada, alguma informação da venda, no cadastro do cliente, no cadastro do produto, da sua empresa, do grupo de tributação, etc., não estavam corretos ou estavam incompletos, ainda é possível alterar boa parte dos dados.

Para entendermos melhor, vamos separar cada situação: Teremos aí 3 situações:
1 - Dados que podem ser visualizados na nota e cujos campos permitem alteração: exemplo: CFOP, situação tributária do ICMS, do PIS, ..., alíquota de ICMS, BC ICMS, código de enq. do IPI, etc. Esses dados, mesmo que tenham sido alimentados quando você iniciou a nota, podem ser alterados. Basta acessar o campo e informar o novo valor que desejar.
Todos esses dados fiscais o GFIL alimenta na venda/nota, no momento em que a venda/nota é iniciada e os obtém do cadastro do grupo de tributação ao qual cada produto está vinculado.
Depois que a nota é iniciada, qualquer alteração desses dados que seja feita lá no cadastro do grupo NÃO alterará esses dados na nota.
Obs.: para alterar uma nota iniciada, acesse a tela de notas e clique no botão "Editar a NFe";

2 - Dados do cliente:exemplo: nome do cliente, CNPJ/CPF, endereço, código de IBGE, Indicador da IE,... Vamos supor que você iniciou a venda e depois iniciou a nota dessa venda. Porém, lá no cadastro do cliente da venda, você não informou ou informou incorretamente algum dado do cliente (o código do IBGE, por exemplo). Quando você vai transmitir a nota, pode ocorrer do GFIL acusar o erro ou ainda, pode ser que a SEFAZ rejeite a nota por que falta ou há inconsistência nesse ou outro dado do cliente. Quando isso ocorrer, basta você corrigir o cadastro do cliente e depois enviar a mesma nota, pois esses dados o GFIL busca no momento de criar o XML, o que acontece sempre no momento em que você clica no botão para transmitir a nota. Em resumo, mesmo que os dados do cadastro do cliente estavam incorretos ou incompletos no momento em que você iniciou a nota, para corrigir o problema você deve acertar o cadastro do cliente e depois fazer uma nova tentativa de envio da nota;

3 - Dados dos produtos:exemplo: código, NCM, descrição, código de barras, ...mesma regra dos dados do cliente, ou seja, o GFIL buscará esses dados no momento em que se inicia a transmissão da nota.
Apesar dos dados fiscais que são informados no cadastro de grupo de tributação serem dados dos produtos, esses dados não são buscados do cadastro de grupo de tributação no momento da transmissão da nota e sim, quando a nota é iniciada. Portanto, caso algum dado fiscal estava errado no momento em que a nota foi iniciada, esse dado deverá ser alterado diretamente na tela da nota fiscal, conforme está detalhado no item 1 acima;

4 - Dados da Empresa/Filial: mesma regra dos dados do cliente;

5 - Valores informados na venda e que podem ser alterados na nota: exemplo: situação tributária, alíquotas de impostos, bases de cálculo, valor a destacar dos impostos, ... Vamos supor que você iniciou uma venda e, lá na venda, informou (ou não) um valor no campo do valor do ICMS. Aí você inicia a nota dessa venda e o GFIL alimentará o campo do valor do ICMS da nota, conforme você informou na venda. Porém, antes de transmitir, você pode alterar esse valor na nota.
Obs.: essa regra vale para qualquer dado de imposto cujo campo esteja disponível para alteração na nota, ou seja, mesmo que o dado tenha sido informado na gravação da venda, ele ainda poderá ser alterado/completado na tela da nota, antes da mesma ser transmitida;

5 - Valores/dados informados na venda e que não podem ser alterados na nota: exemplo: cliente, valores (unitário ou total) do produto, quantidade do item, desconto, acréscimos e frete. Depois da venda gravada não será mais possível alterar esses dados, nem na venda e nem na nota.
Se uma situação assim ocorrer, ou seja, você gravou uma venda, iniciou a nota dessa venda e, depois disso, percebeu que informou o cliente errado ou então informou incorretamente algum desses dados (valor do item, desconto, ...) não haverá como alterar. Você teria que excluir a nota, cancelar a venda e depois refazer todo o procedimento. Lembrando que, na tela de vendas, o GFIL oferece opção para você iniciar uma nova venda com os dados de outra, o que será muito útil, no caso da venda cancelada ter bastante itens;

Observações

1) Logicamente que quanto mais completos estiverem os cadastros (grupo de tributação, cliente, produto e empresa) antes de se iniciar uma nota, mais dados o GFIL conseguirá alimentar automaticamente na nota;

2) Os dados que você informa no cadastro de grupo de tributação devem ser sempre os dados padrão, ou seja, aquela alíquota, situação tributária, CFOP, etc., que mais comumente são utilizados nas notas fiscais de sua empresa. Se, eventualmente você precisa fazer uma nota que, por exemplo, seja com um CFOP diferente daquele que você informou no cadastro do grupo de tributação, você não precisa alterar esse dado no grupo de tributação. Nesse caso, apenas inicie a nota que o GFIL buscar o CFOP padrão e antes de transmitir a nota você altera esse dado diretamente na nota, conforme já detalhado acima.

Veja também

• Emitindo nota eletrônica no GFIL