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Manual de Ajuda do Sistema GFIL



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Atenção: as orientações abaixo só serão 100% corretas se seu GFIL estiver atualizado na última versão -> 10.15.1

GFIL - Manual de Ajuda

Tópico Nº: 177 : - Título: Conhecimento de Transporte - CTe - Emissão

Menu de acesso: a partir da tela principal, clique em "Documentos Eletrônicos -> CTe - Emissão" no menu da tela principal. Atalho: teclas Shift+Alt+C.

Descrição: Módulo para emissão de conhecimento de transporte eletrônico - modelo 57.

Aviso importantíssimo: Para você iniciar o uso do Módulo Fiscal de sua empresa há vários dados que, para serem informados corretamente, dependem do assessoramento de seu contador e/ou empresa que presta suporte técnico na área de informática de sua empresa. Por isso, sugerimos que antes de continuar a avaliar esse módulo você analise com bastante atenção o contido no tópico "Documentos Eletrônicos no GFIL - Primeiros passos".

Antes de acessar a tela de CTe, é preciso que você complete todos os dados de sua empresa no cadastro da empresa/filial.
Obs.: além dos demais dados, também é importante você informar o RNTRC da sua empresa nessa tela. Assim, sempre que um CTe for iniciado, o sistema alimentará esse dado automaticamente lá no CTe.

Também é preciso configurar o certificado digital. Para isso, no módulo de parâmetros fiscais, acione o menu "Parâmetros -> Fiscais -> Certificado Digital". Para mais informações analise o tópico 92 do manual. Esse procedimento só é preciso fazer uma vez ou quando você mudar o certificado.

Muito bem, vamos às explicações da parte operacional propriamente dita:
Logo que se acessa o módulo de CTe, é apresentada a tela principal do módulo onde são listados os CTe já gravados no GFIL. Essa listagem é feita de acordo com as opções de filtragem que você pode alterar conforme a pesquisa que deseja fazer.
Sempre que você desejar executar qualquer ação (finalizar um CTe iniciado, excluir um CTe não transmitido, imprimir o DACTE, encaminhar arquivo XML ao destinatário, entre outras) relacionado a um determinado CTe, será preciso selecionar esse CTe na tela.
Utilize as opções de filtragem/pesquisa para listar os CTe na tela, conforme for o caso.

Iniciando um CTe
Menus

  • Iniciar CTe -> Com XML da NFe: de posse do arquivo XML da nota eletrônica 55, acione esse menu e indique qual o arquivo XML da NFe será vinculado. O GFIL fará a leitura do XML e já alimentará a grande maioria dos dados necessários para emissão do CTe. Alguns poucos dados ainda deverão ser informados manualmente, pois eles não constam no arquivo.
    Observação: ao importar o XML, o GFIL verificará os cadastros de clientes e, caso o emitente e destinatário do CTe não estejam cadastrados, fará o cadastro automaticamente. O dado que será usado para definir esse cadastro é o CNPJ/CPF constante no XML indicado.
    Atenção: obviamente que o arquivo XML deve ser de uma nota eletrônica, modelo 55, e com validade fiscal, ou seja, uma nota fiscal real emitida pelo vendedor do produto;

  • Iniciar CTe -> Manual:iniciar um CTe apenas com dados básicos (número, série, etc.). Todos os demais dados deverão ser informados manualmente antes de enviar o CTe.



Outros Menus

  • Dacte -> Imprimir: após um CTe ter sido autorizado você poderá imprimir o DACTE dele. Este documento é o que deverá acompanhar o transporte da mercadoria;

  • Dacte -> Gerar Arquivo .pdf: gera um arquivo nesse formato;

  • Dacte -> Imprimir uma Prévia (CTe ainda não autorizado): antes de transmitir o CTe se você desejar gerar um DACTE para analisar como o CTe vai ficar depois de autorizado, utilize essa opção. Lembrando que esse DACTE não tem nenhum valor fiscal. É destinado apenas a uma simples conferência. O DACTE oficial é somente aquele emitido pelo menu "Danfe -> Imprimir" acima detalhado;

  • Enviar E-mail: após o CTe ter sido autorizado pela sua SEFAZ, você poderá acionar esse menu para enviar uma cópia do arquivo do CTe em formato XML e também do DACTE em .pdf, ao destinatário.
    Observação: para envio de e-mail de CTes e/ou qualquer outro e-mail através do GFIL, as opções de envio precisam ser corretamente configuradas de acordo o manual de ajuda no tópico Enviando e-mail pelo GFIL;

  • "Outras Opções -> Cancelar um CTe Autorizado": mesmo após um CTe ter sido autorizado pela SEFAZ ele ainda pode ser cancelado, mas atenção: existe um prazo máximo para esse cancelamento, entre outras normas que sua SEFAZ pode ter estabelecido ou vir a estabelecer. Sempre antes de utilizar essa opção consulte o contador de sua empresa. É esse profissional que poderá orientá-lo corretamente. Lembre-se que CTe é um documento oficial. A adoção de procedimentos incorretos em relação a um CTe podem lhe acarretar sérios transtornos, além de multas.
    Tendo certeza de que você pode cancelar o CTe autorizado, acesse este menu e, na tela seguinte clique no botão para selecionar o CTe e cancelar.

  • Outras Opções -> Inutilizar Número(s) de CTe(s) não Usado(s): vamos supor que você inicie os CTes 1, 2, 3 e 4 mas ainda não tenha transmitido nenhum deles. Aí você transmite os CTe 1, 2 e 4, mas, por algum motivo, o CTe 3 não será transmitido. Numa situação como essa você deverá efetuar a exclusão do CTe do GFIL. Porém, esse número de CTe (3) não será mais utilizado no sistema e, portanto, lá nos controles de sua SEFAZ, ficará uma lacuna entre os CTe 2 e 4. Para que não fique essa lacuna, é preciso que você faça o processo de inutilização do número através deste menu. Após acioná-lo aparecerá uma tela onde você deverá completar: número inicial e final (ambos são o mesmo número do CTe.)
    Atenção: não confunda "Cancelar um CTe" com "Inutilizar um número de CTe". Se ficou com dúvida, releia a explicação dos menus cancelar e inutilizar acima ou consulte o contador de sua empresa.
    Tenha em mente que o sistema GFIL não faz nenhum controle dos "furos" de números que vão ficando na numeração de seus CTes. Você precisa ficar atento e, sempre que o fato ocorrer (um determinado número ficar sem um CTe emitido), executar o procedimento de inutilizar aquele número;

  • "Outras Opções -> Carta de Correção": acione este menu se precisar transmitir uma CCe - Carta de Correção de um CTe. Para mais orientações sobre CCe, veja o tópico 156 do manual do GFIL;

  • "Outras Opções -> Iniciar MDFe do CTe Selecionado": acione este menu para iniciar o MDFe de um CTe. Para mais orientações sobre MDFe, veja o tópico 130 do manual do GFIL;


Menu popup (para acioná-lo clique com botão direito do mouse sobre o CTe listado na tela inicial de CTe)
Existem vários itens nesse menu popup. Somente dois deles serão explicados aqui. A descrição dos demais são autoexplicativas.

  • Atualizar situação do CTe: quando você tenta transmitir um CTe, O GFIL gera o arquivo XML, transmite esse arquivo a SEFAZ de seu estado e, na mesma conexão, tenta obter a resposta da SEFAZ em relação àquele CTe para confirmar sua autorização. Por vezes, pode ocorrer da transmissão do arquivo ser efetivada, mas, por algum problema na sua conexão ou mesmo instabilidade ou demora (time out) no servidor da SEFAZ, o GFIL não conseguir obter essa resposta nesse instante. Nesse caso o CTe no GFIL ficará com situação "1 - Iniciado", mas, pode ser que lá na SEFAZ o CTe já foi autorizado. Ocorrendo situações como essa você deve atualizar a situação do CTe no GFIL acionando este menu;

  • Excluir CTe selecionado e NÃO transmitido a SEFAZ: Esse menu deve ser acionado quando ocorrer uma situação em que um CTe foi iniciado, mas não transmitido e, por algum motivo você desejar não mais transmiti-lo. Ao acionar este menu, se o CTe já tiver uma chave gerada, o GFIL só permitirá a exclusão após uma consulta da chave no servidor da SEFAZ e constatar que o CTe realmente não foi transmitido.
    Após excluir o CTe iniciado você deve executar o procedimento de inutilização do número, acima explicado.



Campos a serem preenchidos na emissão de um CTe
Existem inúmeras informações que são gravadas no arquivo XML que é gerado e transmitido a SEFAZ. Essas informações são coletadas de vários módulos (cadastro da empresa/filial, do cadastro do destinatário, remetente, parâmetros fiscais, etc.). É preciso que todos os cadastros envolvidos no CTe estejam com os dados corretamente preenchidos.

Os valores dos campos que o GFIL busca de outros módulos (cadastros) são explicados nos tópicos de ajuda daqueles módulos. Aqui pretendemos fazer uma explicação rápida de alguns campos que compõem o CTe:

  • Forma de Emissão: existem quatro formas para transmissão dos arquivos XML de CTe. Uma normal e três em contigência. Cada forma deve ser utilizada em situações específicas e sempre com autorização expressa da sua SEFAZ. São elas:

    • Normal: como a própria descrição já diz, esta forma que deve ser utilizada sempre que estiver tudo normal, ou seja, nenhum problema com o servidor da SEFAZ;

    • Contigência EPEC: existem situações em que o endereço para o qual o arquivo XML deve ser enviado fica temporariamente inacessível por diversos motivos, como por exemplo: manutenção do servidor SEFAZ. Essas situações, quando ocorrem de forma programada não resultam em maiores problemas, já que a SEFAZ programa para horários que dificilmente você vai enviar um CTe (domingos à noite, por exemplo). Porém, há casos em que o servidor fica inacessível inesperadamente em horários críticos. Nesses casos, a opção será utilizar esta forma de envio contingencial EPEC, mas ela somente pode ser utilizada após expressa autorização de sua SEFAZ. Ao emitir um CTe com essa opção o GFIL exigirá que você informe alguns dados da entrada em contigência. Esses dados você deve obter junto a sua SEFAZ quando a mesma autorizar o envio nessa contingência.
      Mesmo tendo sido autorizado pela SEFAZ, aconselhamos a só utilizar essa opção nos casos em que a emissão do CTe é realmente urgente e não pode esperar o retorno do servidor.
      Há três opções de envio de CTe em contingência. Quem definirá qual a opção utilizar será sua SEFAZ no momento que lhe autorizar a entrar em contingência. As opções são:

      1. 4 - EPEC: Nessa opção é enviado apenas um resumo do CTe para o servidor SEFAZ, que autorizará o CTe de forma precária, ou seja, provisoriamente.
        Atenção: logo que o problema do servidor SEFAZ for resolvido, ou seja, quando o modo contingência for suspenso na sua SEFAZ, você deve reenviar todos esses CTes enviados em EPEC, agora na forma "1 - Normal". Isso deve ser feito antes de enviar qualquer outro CTe.
        Atenção: tome cuidado, pois esse reenvio tem um prazo. Se os CTes não forem retransmitidos logo, a SEFAZ não aceitará mais o envio e você terá um seríssimo problema a resolver. Se isso chegar a acontecer, você precisaria manter contato com contador da empresa para verificar como proceder;

      2. 6 - SVC AN: nessa forma de contingência, o CTe é transmitido de forma completa e definitiva e não será necessário o reenvio depois. A diferença para a forma de envio normal, é que o endereço de transmissão é um servidor nacional e não o de sua SEFAZ. Mas esse endereço é modificado automaticamente pelo sistema, não sendo necessário nenhum procedimento seu em relação a isso;

      3. 7 - SVC RS: idem opção anterior. O que muda nessa opção é apenas o endereço de envio será um especial (SEFAZ virtural do RS).

      4. Atenção: vale reforçar que não será você que escolherá se vai ou não emitir CTe em contigência e nem quais das opções acima vai utilizar. Quem define isso é sua SEFAZ. Quando isso ocorre, a SEFAZ emite uma autorização expressa. Normalmente, essa autorização é informada no site dela. Para mais detalhes sobre essa questão, converse com sua contabilidade.


Os arquivos XML de CTes autorizados
Todo CTe que é autorizado no sistema, é gerado um arquivo XML. Porém, ele não é gravado no seu computador como um arquivo, mas sim armazenado no banco de dados do GFIL. Sempre que você precisar do arquivo gere-o no menu "XML" da tela de CTe.

Outras Observações

  • É muito importante que sejam analisadas também as configurações do módulo de parâmetros fiscais do GFIL - menu "Parâmetros -> Fiscais ..." da tela principal. Essa opção contém dados importantes que você deve definir nessa tela e que serão utilizadas pelo GFIL quando da emissão de um CTe;

  • É imprescindível manter o Windows sempre atualizado, inclusive com todos os updates disponibilizados;

  • Se você tiver preenchido um CNPJ ou CPF no módulo de cadastro do contabilista no GFIL, ao ser gerado o XML de um CTe será registrado no XML uma autorização para que seu contador possa ter acesso, via site da receita, a esse arquivo do CTe.



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