Gerenciador Financeiro GFIL

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Manual de Ajuda do Sistema GFIL



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Atenção: as orientações abaixo só serão 100% corretas se seu GFIL estiver atualizado na última versão -> 10.13.7

GFIL - Manual de Ajuda

Tópico Nº: 2 - Título: Configuração dos Parâmetros Gerais da Empresa

É altamente recomendável que essa tela de parâmetros seja a primeira tela a ser analisada e, principalmente configurada, quando o sistema for implantado em sua empresa.
Nessa tela será possível personalizar o comportamento do sistema de acordo com as necessidades de sua empresa. Não deixe de analisar e entender cada menu e submenu antes de iniciar a utilização completa do GFIL.
Existem diversas configurações nesta tela, e que vamos detalhar uma a uma neste tópico de ajuda.

Menu de acesso: a partir da tela principal, clique em "Utilidades -> Parâmetros da Filial/Empresa -> Gerais" ou tecla de atalho: CTRL+E.

Aba "Parâmetros Diversos"

  1. Ao Iniciar o Sistema: são opções que o GFIL executa (ou não) logo na abertura do sistema. A saber:

    • Mostrar agenda do dia: mostra agenda de compromissos, produtos a repor, contas a pagar/receber vencidas ou vincendas no dia e clientes aniversariantes do dia;

    • Mostrar painel resumo: mostra um resumo das informações dos dados do sistema;

  2. Bloquear vendas à prazo ou registro de contas a receber para clientes inadimplentes (contas em atraso): se você habilitar essa opção, o GFIL fará um bloqueio ao registrar novas contas a receber para clientes com contas vencidas, sejam essas contas lançadas através do módulo de vendas, ordem de serviço, contratos de manutenção, locações ou mesmo diretamente no módulo de lançamentos de contas a receber. Quando ocorrer essa situação, na finalização da movimentação o GFIL solicitará que um super operador autorize a operação.
    Observação: também é possível bloquear um determinado cliente para registro de novas contas a receber, mesmo esse cliente não tendo contas vencidas. Nesse caso você deve alterar o cadastro dele e marcar a opçao "Bloqueado para vendas à prazo";

  3. Formatar o nome em todos os cadastros novos, deixando: somente a primeira letra maiúscula: ao incluir um cadastro (produto, cliente, fornecedor, etc) se você digitar o nome assim: "GERENCIador financeiro" e esta opção estiver habilitada, o sistema vai mudar automaticamente esse nome para "Gerenciador Financeiro", ou seja, deixando apenas a primeira letra em maiúsculo;

  4. Formatar o nome em todos os cadastros novos, deixando: todas maiúsculas: função parecida com a anterior, mas que deixa todas as letras maiúscula sempre.
    Obs.: no nosso entender, um texto TUDO EM MAIÚSCULO, dificulta a leitura. Porém, ao longo dos anos de GFIL, percebemos que essa é uma prática muito comum utilizada por várias empresas. Então o GFIL oferece a opção. Habilite-a ou não, conforme for a sua análise;

  5. Utilizar códigos de barras gerados por balança: se essa opção estiver habilitada e, em uma venda, for informado um código de barras de um produto que inicie por "2", o sistema vai considerar que é um código de barras gerado por uma balança;

  6. Não imprimir timbre (relatórios específicos) e deixar margem superior de: se essa opção estiver habilitada, o GFIL não imprimirá o cabeçalho (timbre) nos seguintes relatórios: orçamentos, tickets no formato A4, ordens de serviço, termos de garantia, pedidos de compra e termos de consignação. Essa opção é útil se você tem um papel já com o timbre da sua empresa pré-impresso e deseja utilizá-lo. O sistema deixará um espaço em branco na margem superior desses relatórios conforme você indicar nesse item.

  7. Outras filiais podem visualizar estoque: se você controla mais de uma empresa no programa, super-operadores das outras empresas/filiais poderão visualizar os saldos e movimentação do estoque das empresas/filiais em que esta opção estiver habilitada;

  8. Na ordem de serviço utilizar os campos placa e odômetro: se sua empresa utiliza o módulo de ordens de serviço mas não utiliza esses dois campos, desmarque essa opção;

  9. Campo "Ao iniciar uma venda, OS, comanda, ou locação, utilizar o vendedor": Nesse campo você deverá indicar se deseja que, ao iniciar uma venda, o GFIL utilize sempre um vendedor vinculado àquele operador que está gravando a venda ou um vendedor que está vinculado ao cliente da venda. Com essa opção o GFIL seleciona automaticamente o vendedor aqui informado, assim que você indicar o cliente da venda. Lembrando que durante a gravação da venda, você pode alterar (manualmente) o vendedor antes de finalizá-la.

  10. "Autorizações especiais somente com cartão": Habilitando essa opção, nas telas de pagamento, quando houver situação que necessite de autorização especial, o código de autorização não poderá ser digitado. Nesse caso haverá necessidade de se fazer a leitura do código de barras do cartão do superoperador para liberar a autorização. Veja orientações detalhadas sobre as autorizações especiais (campo "Código Autorizador") no tópico 31 do manual de ajuda.


Aba "Financeiros"

  1. Comissão de vendedores: define a forma com que será feito o cálculo e lançamento das comissões de vendedores nas vendas, tanto normal, como venda balcão e ordem de serviço. São três as opções para pagamento da comissão:


    • Paga a comissão pelo percentual estabelecido no cadastro do vendedor: o percentual que o sistema utilizará para calcular e lançar a comissão do vendedor, no momento da gravação da venda, será o percentual estabelecido no cadastro do vendedor. Nesta opção, o sistema efetuará dois lançamentos: um pelo valor à vista da venda e outro pelo valor à prazo, exceto se houver somente valor à vista ou somente valor à prazo na venda. Aí haverá apenas um lançamento;

    • Paga a comissão pelo percentual estabelecido no cadastro do produto/serviço: a comissão será lançada utilizando para o cálculo o percentual de comissão estabelecido no cadastro de produtos. Será feito um lançamento de comissão para cada produto constante da venda, sem se considerar valores à vista/prazo. Também não serão computados no cálculo os valores lançados em descontos e/ou acréscimos adicionais. O valor base para o cálculo será o total de cada item.

    • Não paga comissão a vendedores: - autoexplicativo.

    • Observações
      1) Caso você queira que o sistema gere comissão apenas para determinado(s) vendedor(es), desabilite a opção "Recebe comissão de vendedor" no cadastro do(s) vendedor(es) que não receberão comissão. Com isso o sistema não gerará lançamentos de comissão para esse(s) vendedor(es).
      É possível ainda, configurar o sistema para pagar comissão pelo percentual do produto e, em determinado(s) produto(s) e para outro(s) não. Para isso basta deixar o percentual de comissão zerada para aquele(s) produto(s) que sua empresa não paga comissão;
      2) Você pode alterar essas opções de comissão como desejar, mas os lançamentos relativos a vendas já gravadas não sofrerão alteração. A alteração só terá efeitos nas novas vendas/OS.

  2. Controlar limite de crédito de clientes: com esse item marcado, não será possível vender à prazo para um cliente que tenha ultrapassado o limite de crédito estabelecido no cadastro dele. Se essa opção estiver desmarcada, mesmo que haja um limite estabelecido no cadastro do cliente, o sistema vai permitir a venda acima desse limite;

  3. Permite vendas a prazo para clientes sem CPF/CNPJ informado no cadastro: recomenda-se deixar essa opção desmarcada para obrigar o operador a só vender a prazo se o cliente tiver um CPF ou CNPJ informado no cadastro. Esse dado será útil depois se for necessário fazer uma cobrança formal ao usuário;

  4. Controlar saldos de caixa individualmente, por operador: o sistema pode controlar os saldos diários do livro caixa tendo apenas um saldo diário, independentemente de quantos operadores estiverem cadastrados ou, pode ter um saldo diário para cada operador. Essa opção é que define como o sistema gerará os saldos;

  5. Conta caixa para abastecimentos de veículos: ao lançar um abastecimento de veículo o sistema não exigirá conta caixa, pois utilizará a definida nesse item dos parâmetros;

  6. Mora - Taxa mensal de juros e percentual de multa: tanto a taxa de juros, como a multa são percentuais que você pode ou não informar. O sistema utiliza esses dois percentuais para cálculo dos juros/multa das parcelas a receber vencidas e também os juros/multa a serem calculados quando da impressão de boletos. No campo dos juros informe um percentual mensal. Já a multa é um percentual fixo que poderá ser calculado apenas uma vez nas contas vencidas. Lembrando que esse percentual, por lei não pode ser superior a 2%, salvo raras exceções;

  7. Comandas - Taxa de serviço: Nesse campo você informa qual será o percentual da taxa de serviço a ser cobrado na tela de Comandas. Há também a opção de lançar automaticamente a taxa de serviço como comissão de vendedor marcando-se uma das opções: a) vendedor da comanda; b) rateando entre vendedores que recebem comissão; c) não lança;

  8. Prazo de vencimento para geração das parcelas da vendas e O.S.: quando você fecha uma venda ou uma ordem de serviço com valor a prazo, o sistema gera automaticamente as parcelas. O valor deste campo é utilizado para definir o vencimento das parcelas a receber do cliente. Veja orientações detalhadas sobre isso no tópico 171 do manual de ajuda;

  9. Na gravação das vendas, apurar o lucro - relatórios de lucro líquido e lucro bruto - utilizando como custo o preço: quando você grava uma venda, o GFIL já guarda informações para depois permitir que você imprima os relatórios de vendas efetuadas. Entre esses relatórios temos os de lucro bruto e lucro líquido. Para gerar esses relatórios, o sistema precisa utilizar um valor para compor o preço de custo de cada produto, que poderá ser: o preço praticado na última compra gravada do produto: nesse caso, o sistema utilizará o preço unitário do produto praticado na última compra dele, sem considerar eventuais acréscimos/descontos adicionais ou frete; o preço constante da tabela de preços de custo; ou ainda o preço de custo médio do produto: é calculado sempre que uma compra é gravada e considera todos os custos do produto na compra (frete, IPI, acréscimos e descontos adicionais). O frete e acréscimos/descontos adicionais são rateados proporcionalmente a cada item da compra. A composição dos relatórios de lucro é feita no momento que a venda é gravada. Neste item dos parâmetros é que você define qual desses valores o GFIL deverá utilizar como custo para compor os relatórios de lucro;

  10. Conta caixa para pagamentos de salários e adiantamentos a funcionários: ao lançar um pagamento de salário ou um adiantamento a funcionário, o sistema não exigirá conta caixa, pois utilizará a definida nesse item dos parâmetros;


Aba "De Produtos/Matérias-Primas"

  1. Saídas de Produtos/Mat.Primas com Estoque Insuficiente: selecione uma das opções para indicar como o sistema deverá se comportar quando você for registrar uma saída de um produto que não tenha estoque:
    As três opções são autoexplicativas.

  2. Formação/Atualização das Tabelas de Preços dos Produtos/Mat. Primas

    • Na inclusão de uma compra ou pedido, atualizar automaticamente a tabela PREÇO DE CUSTO do produto/matéria prima: o sistema atualiza a tabela de preço de custo dos produtos e matérias primas incluídos na gravação de uma compra se, os preços desses produtos/mat.primas praticados nessa compra, forem diferentes do preço existente na tabela de preços de custo. O sistema atualizará também os preços desses produtos/mat.primas nas tabelas de preços de venda que estiverem habilitadas para atualização automática. Esta última habilitação ou não é feito no cadastro da tabela;

    • No fechamento de uma Ordem de Produção, atualizar autom. a tabela PREÇO DE CUSTO do produto: atualiza os preços de custo cujos produtos são resultado de uma ordem de produção (para quem trabalha com transformação de matéria-prima em produto acabado);

    • Ao alterar automaticamente o PREÇO DE CUSTO (na gravação da compra), computar o desconto ADICIONAL informado na compra de produtos e matérias primas: Na tela de fechamento da compra (módulo pagamento da compra), o sistema tem um campo para você registrar um eventual desconto adicional obtido junto ao fornecedor referente àquela entrada de mercadorias. Nesta opção você define se o sistema deverá ou não considerar esse desconto adicional para formar o preço de custo nas atualizações automáticas de preço de custo (item acima). Esse preço de custo será calculado com base em todos os valores registrados na compra. Se esta opção estiver habilitada, o valor lançado no campo DESCONTO ADIC. VALOR da tela de fechamento da compra fará parte do cálculo. Da mesma forma, se você desabilitar esta opção, o desconto adicional não será repassado aos preços dos produtos.
      Observações importantes: a) essa opção refere-se apenas ao desconto adicional. Os descontos registrados nos itens (ao incluir os itens na tela principal da compra) serão sempre considerados na formação do novo preço de custo;
      b) O custo médio dos produtos que é atualizado sempre que é registrada uma compra de um produto continua sendo calculado considerando todos os valores registrados na compra, inclusive o desconto adicional;

  3. Quantidade de Casas Decimais: defina aqui quantas casas decimais você deseja que o sistema mostre nos campos abaixo. Essa quantidade vai depender de como você comercializa seus produtos. Lembrando que essa definição valerá para todos os produtos/matérias primas:

    • Nos PREÇOS UNITÁRIOS dos produtos/Mat.Primas:: normalmente a quantidade aqui é de duas casas;

    • No ESTOQUE e MOVIMENTO dos produtos/Mat.Primas:: essa opção explica-se melhor dando um exemplo prático: suponhamos que sua empresa comercialize produtos fracionados em kilos. Nesse caso, o ideal será definir 3 casas nesse campo. Aí você poderá lançar 1,650 (um kg e seiscentos e cinquenta gramas) nas entradas e /ou saídas dos produtos.


Aba "De Vendas"

  1. Dados Padrão Para Vendas Balcão e Comanda: para facilitar o registro de vendas balcão (venda rápida) e também o módulo de comandas, defina aqui um cliente e uma conta caixa. Ao iniciar uma venda balcão ou uma comanda, o sistema buscará automaticamente sempre esses dados. Antes de gravar, você ainda poderá alterá-los lá na tela de vendas, mas, como a venda balcão e a comanda normalmente terão sempre os mesmos dados nesses campos, a definição prévia deles vai agilizar a inclusão desses movimentos;

  2. Permite lançar mais de uma vez o mesmo item (produto) em uma venda normal: se você desabilitar esta opção, quando for gravar uma venda normal e repetir um item, ou seja, lançar duas vezes o mesmo produto, o GFIL vai bloquear e sugerir que a quantidade do novo item seja acrescida no item já incluso.
    Obs.: essa opção só tem efeito na venda normal. Na venda balcão o GFIL permitirá lançar o mesmo item duas ou mais vezes

  3. Campo para inclusão rápida de produtos nas vendas, compras e outros: lá na tela de venda (e também outros módulos) o sistema oferece a opção para você pressionar o F8 e pesquisar o produto na tela de pesquisas. Mas também oferece a possibilidade de você digitar um dado do produto direto no campo e pressionar o enter e o sistema já selecionar o produto, não necessitando o acesso à tela de pesquisas, o que, obviamente, agiliza a inclusão dos itens. Aqui, nesta opção, você define qual campo do cadastro de produtos que você deseja digitar lá na venda para que o sistema efetue a busca rápida. As opções são: 1-código, 2-código de barras, 3-código ou código de barras, 4-código original e 5-referência.

  4. No ticket de venda/OS/Consig e orçamentos, além dos dados normais, imprimir o(a): antes da impressão da descrição do produto nesses relatórios, o sistema imprimirá também o valor do campo que você definir nesta opção.

  5. Nº de dias que uma pré-venda pode ficar pendente: no módulo de venda normal de produtos, o GFIL oferece a opção de se incluir uma pré-venda, a qual não precisa ser finalizada, deixando-se para informar o fechamento (financeiro) em horário ou data futura. Este parâmetro define quantos dias uma pré-venda pode ficar pendente sem bloquear o sistema para inclusão de novas vendas. Coloque 0 nesse campo para que no dia seguinte o sistema bloqueie a inclusão de novas vendas até o fechamento das pré-vendas pendentes do dia anterior. Colocando 1 nesse campo, o GFIL fará o bloqueio 2 dias depois, e assim por diante...Para mais detalhes, veja o tópico 161 do manual de ajuda;

  6. Grupo de campos "Balança Checkout"
    Se, no seu frente de caixa (tela de vendas balcão e itens de comandas), você deseja fazer leitura de peso diretamente de uma balança conectada ao sistema, é necessário configurar esses 3 campos.
    Para completar esses campos, solicite auxílio de seu técnico e veja também no manual do fabricante da balança quais as configurações marcar.
    Observação: essa configuração é apenas para balanças conectadas diretamente no computador onde está o GFIL. Para balanças de retaguarda que geram etiquetas do produto, analise o tópico 78 do manual de ajuda;

  7. Grupo de campos "Leitor de código de barras serial"
    Se você for utilizar um leitor de código de barras (do tipo scanner) cuja conexão com o computador se dá através de uma porta serial (COM), complete o campo "Porta" neste grupo. Aí o sistema fará a leitura diretamente da porta lá na tela de venda, no momento de incluir os itens.
    Obs.: para leitores do tipo pistola ou tipo scanner com conexão USB, não é preciso fazer nenhuma configuração, pois o GFIL fará a leitura automaticamente;

  8. Grupo de campos "TEF"
    Analise o tópico 114 do manual de ajuda.



Veja também



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