Tópico Nº: 29 : - Título: Ordem de serviço

Menu de acesso: a partir da tela principal, clique em "Serviços -> Ordem de Serviço". Tecla de atalho: Shift+V.

Descrição: esse módulo é indicado para empresas que trabalham com conserto de equipamentos ou assistência técnica em geral. Com o módulo de ordens de serviço e seus sub-módulos você poderá controlar todas as etapas que o equipamento do cliente permanecer em sua empresa, desde a recepção no balcão até o momento da entrega do mesmo ao cliente.
O módulo oferece também uma opção para registrar atendimentos externos.
Apesar deste módulo ser mais indicado para empresas que trabalham com consertos de equipamentos (lojas de informática, oficinas mecânicas, tornearias, eletrônicas, etc.), nada impede que empresas de outros ramos o utilizem. Temos usuários que utilizam a OS do GFIL e que atuam em áreas como desenvolvimento de sites, dentistas, costureiras, pequenas construções (pedreiros), entre várias outras. O que é sempre importante destacar é que você deve avaliar o GFIL e analisar se você conseguirá se adaptar ao que ele oferece. Se a resposta for sim, então qualquer serviço poderá ser controlado por aqui.

Observações Iniciais

1. Antes de prosseguir na ajuda sobre este módulo, é importante que você entenda como funciona a dinâmica do sistema GFIL em relação à seleção dos cadastros (cliente, tabela, produtos, etc.), pesquisa/seleção de OS gravadas anteriormente, campos de somente leitura e outras. Clique aqui para ler o tópico que explica isso detalhadamente;

2. Ao fechar a OS, o sistema também gravará o custo dos produtos (peças) dessa OS. Esse custo será posteriormente utilizado para geração do relatório de lucro bruto. Esse custo é obtido da seguinte forma: o preço do produto praticado na última compra daquele item, o preço constante da tabela de preço de custo ou ainda o custo médio do produto, que é calculado a cada nova compra gravada. A definição de qual dessas três opções o programa deverá utilizar como custo você registra no módulo de parâmetros da empresa;

A Tela principal (abertura)

1. Tipo de atendimento: será interno se o cliente traz o equipamento/veículo para conserto em sua empresa e externo se o técnico da empresa fará o atendimento na empresa do cliente;

2. Vendedor Princ. das Peças e Vendedor Princ. Mão de Obra: o GFIL permite que você pague comissão de vendedor para vendedores diferentes, ou seja, a comissão das peças vai para um vendedor e da mão de obra para outro. Por isso você precisa indicar qual será cada vendedor, podendo inclusive, ser o mesmo para peças e M.O. No sub-módulo de fechamento da OS, que veremos logo abaixo neste tópico, ainda é possível incluir outros vendedores para receberem comissão, ou seja, nestes campos da tela de abertura da OS, você indica apenas os vendedores principais, mas, na hora de fechar, você pode incluir outros vendedores para ratear a comissão, podendo inclusive ratear um valor de comissão maior do que aquele calculado pelo sistema. O teto do valor da comissão será sempre o valor total das peças e total da mão de obra;

3. Conta Caixa: selecione a conta caixa ;

4. Tabela de Preços: selecione uma tabela de preços dos produtos e serviços que deseja utilizar na OS. Se no cadastro das suas tabelas de preços de venda você tiver definido uma tabela como padrão, ao iniciar a OS, o sistema já trará ela selecionada;

5. Equipamento / Veículo Vinculado (F8): preenchimento opcional. Se sua empresa costuma receber com frequência o mesmo equipamento ou veículo de seus clientes para consertos, é interessante que você faça um cadastro prévio desses equipamentos/veículos. Aí, quando você for abrir uma ordem de serviço bastará pressionar a tecla F8 neste campo e vincular o equipamento/veículo a O.S.
   Para efetuar os cadastros acione o menu "Cadastro -> Equipamentos/Veículos" da tela de ordem de serviço;

6. Descrição do equipamento: informe dados do equipamento, veículo ou outra situação no qual o serviço será executado;

7. Placa e Odômetro:utilizado apenas em oficinas mecânicas;

8. Equipamento em Garantia:informe se o equipamento ainda tem garantia. Essa informação será importante para que o técnico que depois vai analisar o equipamento não rompa lacres ou faça testes que possam gerar a perda dessa garantia, principalmente se ela for de terceiros;

9. Máx.Dias p/Retir: é o prazo máximo que o cliente terá para retirar seu equipamento da loja após notificado de que o serviço foi finalizado ou ainda se não será possível realizar o conserto. Depois de dar a entrada do equipamento, você deve imprimir a "Ordem de Serviço" e solicitar ao cliente que a assine. Nesse documento será impresso esse prazo;

10. Min P/ Orçamento: vamos supor que seu cliente traga um equipamento defeituoso para fazer orçamento do conserto. Não é raro de ocorrer em oficinas/assistências/eletrônicas que, para se chegar a um valor de orçamento (soma das peças a serem substituídas e tempo de mão de obra), se tenha que fazer todo o serviço primeiro. Nesses casos o orçamento é informado ao cliente quando tudo já está feito. Também não é raro do cliente simplesmente responder "ah, não vou querer fazer o conserto". Aí você teve todo o trabalho de realizar o conserto, trocar peças, etc. e ficaria no prejuízo.
    Definindo um "Min P/ Orçamento", que será impresso na ordem de serviço e assinada pelo cliente, se a soma das peças e mão de obra for inferior a esse valor, o cliente estará obrigado a aceitar o conserto;

11. Situação Atual: selecione uma das opções. Essa situação mudará dependendo da fase do serviço. Você pode incluir novas situações no sistema no módulo de cadastro de situações de O.S.;

12. Observações: este campo destina-se a informar qualquer dado que deseje registrar na abertura da ordem de serviço e que não tenha um campo próprio nessa tela.

Depois de efetuada a abertura da ordem de serviço e até seu fechamento, você utilizará os três sub-módulos "Produtos", "Serviços" e "Ocorrências" (que serão detalhados abaixo) para fazer inclusões/alterações, conforme for cada procedimento adotado em relação ao equipamento em análise/conserto.

Os Sub-Módulos

1. Produtos: inclua, exclua ou altere itens de produtos (peças) que necessitarão ser substituídas para conserto do equipamento. Logicamente que esses itens não precisam necessariamente serem incluídos todos de uma vez. Vá incluindo-os conforme o andamento do serviço.
   Para informar os seriais de cada item":na tela de inclusão de produtos dessa OS, selecione um a um cada produto no grid e pressione o botão "Insert" no teclado, informando os seriais. O sistema permitirá incluir tantos seriais quantos forem a quantidade de itens informadas para esse produto. Isso irá permitir que no futuro você consiga saber para quem (em qual OS) vendeu determinada peça, emitindo o "Relatórios -> Produtos movimentação -> Números de Série;

2. Serviços: inclua, exclua ou altere itens de mão de obra que necessitarão ser aplicadas para conserto do equipamento. Logicamente que esses itens não precisam necessariamente serem incluídos todos de uma vez. Vá incluindo-os conforme o andamento do serviço.
   Nesse sub-módulo você terá o campo "Descrição Detalhada do Serviço Executado (informações adicionais da mão de obra)": no cadastro de tipos de serviços, ao incluir um serviço você vai informar uma descrição curta e geral daquele tipo de serviço. Porém, ao se aplicar o serviço no equipamento, muitas vezes faz-se necessário registrar detalhes de como esse serviço foi feito. Esse campo tem justamente o objetivo de permitir o registro dessas informações adicionais;

3. Ocorrências: neste sub-módulo você deve registrar tudo o que ocorrer com todas as partes (equipamento, empresa, cliente, etc.) envolvidas na ordem de serviço durante o período em que o equipamento permanecer na empresa.
   Alguns exemplos de ocorrências: "cliente - contato Paulo - esteve na loja e passamos orçamento. Ficou de retornar até amanhã para autorizar o conserto", "cliente não trouxe fonte do equipamento - ligado para ele - contato Luzia. Ficou de trazer ainda hoje", "encomendado parafuso XYZ do fornecedor tal"; "ligado para cliente - contato João - informado que conserto foi finalizado. Vem buscar ainda hoje".
   É muito importante que todas as anotações sejam feitas sempre que algo diferente ocorreu. Lembre-se que esses dados ficarão registrados para sempre no seu sistema. Se depois de 90 dias, 180 dias, um ano, ou seja, em qualquer tempo, um cliente reclamar ou mesmo solicitar informações a respeito de um determinado serviço que sua empresa fez, você terá todos os detalhes para argumentar com ele;

4. Atendimento Externo: se sua OS for do tipo "Atendimento externo", informe dados da visita efetuada pelo seu téncico à empresa do cliente. Nessa tela você vai informar dados específicos (data/hora de saída, retorno, quilometragem, etc.). Se desejar, você também registrar essa visita no sub-módulo de ocorrências;

5. Entrega do equipamento: nesse sub-módulo você deverá registrar a data/hora e o nome da pessoa (cliente) que retirou o equipamento, quando isso ocorrer, é claro;




6. Fechamento: nessa tela você irá informar o tipo de fechamento, forma de recebimento, situação da OS e se for o caso, fazer um rateio da comissão de vendedores.
   

   Aba Fechamento

   Tipo de Fechamento: ocorrem situações em que um cliente traz um equipamento em sua empresa e após analisado, é constatado que o conserto dele é impossível, inviável ou o cliente não autoriza. Nesses casos, você teria duas opções em relação ao destino da ordem de serviço no sistema: a) excluí-la, o que não recomendamos; b) fechá-la com tipo de fechamento "Sem custos para o cliente". Com isso a OS ficará registrada no seu sistema, mas não gerará nenhum financeiro. Nesse tipo de fechamento, caso tenha sido incluído algum produto (peça) na OS, você deve excluir esse item no sub módulo "Produtos" para que o mesmo retorne ao estoque;

   Aba Comissão de Vendedores (redistribuição)

   Se sua empresa paga comissão de vendedores, esta opção poderá ser muito útil para a distribuição dessa comissão que você paga nas OS.
   Quando abriu a ordem de serviço, você informou o vendedor das peças e o vendedor da mão de obra da ordem de serviço. Ao iniciar o fechamento, o GFIL vai calcular o valor da comissão de vendedor das peças e também da mão de obra, conforme você tiver configurada a opção de pagamento de comissão de vendedor nos parâmetros da empresa e também no cadastro dos vendedores, produtos e tipos de serviço.
   Nesse cálculo, o GFIL calculará e mostrará nessa tela um valor x de comissão para o vendedor das peças e outro valor x para o vendedor da mão de obra. Lembre que você informou esses vendedores na tela de abertura da OS.
   Porém, e aí é que está a grande utilidade dessa opção, você pode querer redistribuir esses valores das comissões aumentando o valor da comissão para um valor diferente para aquele que foi calculado pelo sistema e até incluir novos vendedores para os quais deseja que o sistema lance comissão relativa a essa O.S.
   Se você aumentar o valor a pagar, o teto será o valor total das peças e/ou mão de obra. Na opção "Pode alterar/redistribuir a comissão de vendedores nos fechamentos de Ordens de Serviço, até o limite de:" do módulo de cadastro de operadores do sistema , você pode estabelecer um percentual máximo (em relação ao valor das peças/MO) que o operador pode redistribuir. Não confunda: operador é a pessoa que está operando o sistema. Quem recebe a comissão é o vendedor e que deve estar cadastrado no cadastro de Vendedores/Funcionários.
   
   Botão "Fechar OS (F6)".
   Analise o tópico número 20 do manual de ajuda do sistema, onde você encontrará orientações detalhadas sobre as opções e procedimentos para o recebimento da Ordem de Serviço.

Botão Excluir (tela principal de abertura da OS): até que uma ordem de serviço não esteja fechada, é possível excluí-la. Contudo, recomendamos não adotar essa prática. Mesmo que uma OS não seja finalizada, por desistência por parte do cliente, outro outro motivo qualquer, algumas etapas da ordem de serviço aconteceram, ou seja, vários procedimentos em relação àquele equipamento foram adotados durante o período em que o equipamento permaneceu em sua empresa. Se essa situação ocorra com alguma ordem de serviço em sua empresa, o recomendado é fechar a ordem de serviço, utilizando a opção "Sem custos para o cliente" no campo tipo de fechamento (vide explicação mais detalhada acima, no sub-módulo fechamento".

Menus (tela principal de abertura da OS)

• Opções -> Cancelar Ordem de Serviço: Se você já tiver fechado uma ordem de serviço e desejar estornar tudo (produtos, comissão de vendedores, caixa, contas a receber, etc.) relacionados a ela, utilize a opção desse menu;

• Opções -> Reabrir Ordem de Serviço: não se pode alterar uma OS que já estiver fechada. Se você tiver fechado uma OS e depois percebeu que informou dados incorretos ou ainda ocorrer uma situação do equipamento consertado voltar a sua empresa porque um conserto não estava correto e o equipamento precisar passar por novo conserto/análise, faça a reabertura da OS por este menu. O sistema vai estornar toda parte financeira (caixa, banco, contas a receber, comissão de vendedores, etc.) e também vai retornar os produtos ao estoque.
  Observação: a opção de reabertura de OS deve ser utilizada somente naqueles casos em que o problema é logo detectado (um, dois dias após) o equipamento ter sido entregue ao cliente. Se o mesmo equipamento retornar a sua empresa por outro problema ou até seja o mesmo problema, mas seja uma nova ocorrência, você deve abrir uma nova ordem de serviço, pois tratar-se-á de novos procedimentos que não têm relação direta com a OS anterior;

• Imprimir -> Ordem de Serviço (modelo com canhoto ou modelo com via do cliente): você é quem vai definir a dinâmica de encaminhamento do equipamento da OS em sua empresa, mas, recomendamos que assim que a ordem de serviço seja aberta, se imprima a OS nesse menu em duas vias, solicitando que o cliente as assine e uma via ficará com o cliente e a outra anexada ao próprio equipamento que será encaminhado ao setor técnico para as providências. Nessa impressão da OS, há uma declaração que você poderá personalizar. Para editar o texto acione no GFIL no módulo *Textos Para Relatórios". Veja mais informações no tópico Tópico nº 183 do manual de ajuda.

• Imprimir -> Termo de Garantia: após o fechamento de uma OS, é possível imprimir um termo de garantia relativo aos serviços e peças aplicadas na OS. Nessa impressão do termo de garantia, há uma declaração que você poderá personalizar. Para editar o texto acione no GFIL no módulo "Textos Para Relatórios". Veja mais informações no tópico Tópico nº 183 do manual de ajuda.

Veja também

• Canal Youtube GFIL;
• Teclas de atalho, botões e menus padrões no sistema;
• Orçamentos de Produtos e Serviços;
• Liberação de limite de crédito e/ou limite de descontos;
• Cadastro de Situações de O.S;;
• Configuração para impressão de tickets de vendas, OS, consignações e orçamentos e recibos;
• Entendendo como o sistema define o vencimento na geração automática de contas a receber;
• Integração com TEF.