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GFIL - Manual de Ajuda

Tópico Nº: 51 - Título: Nota Eletrônica de Consumidor - NFCe - Modelo 65 - Emissão, cancelamento, inutilização, ...

Menu de acesso: a partir da tela principal, clique em "Documentos Eletrônicos -> Modelo 65 - NFCe - Consumidor".
Você também pode acionar essa tela através do menu suspenso (tray icon) disponível na barra de tarefas do Windows, ao lado do relógio.

Descrição: Módulo para emissão de notas fiscais eletrônicas de consumidor - NFCe.

Aviso importantíssimo: apesar desse módulo disponibilizar todas as opções para você emitir as notas fiscais de sua empresa, há vários dados que, para serem informados corretamente, dependem do assessoramento de seu contador e/ou empresa que presta suporte técnico na área de informática de sua empresa. Por isso, sugerimos que antes de continuar a avaliar esse módulo você analise com bastante atenção o contido no tópico "documentos eletrônicos no GFIL - primeiros passos".

Abaixo serão explicadas detalhadamente cada uma das opções/menus que estão disponíveis no módulo NFCe do GFIL. Apesar deste tópico ser um pouco extenso, pelo motivo da própria complexidade que envolve o processo de emissão de NFCes, é muito importante que você leia e releia todo o tópico até o final.

Antes de acessar a tela de NFCe, é preciso que você complete todos os dados de sua empresa no cadastro da empresa/filial.

Também é preciso configurar o certificado digital. Para isso, no módulo de parâmetros fiscais, acione o menu "Utilidades -> Parâmetros da Empresa/Filial -> Fiscais -> Certificado Digital". Para mais informações analise o tópico 92 do manual. Esse procedimento só é preciso fazer uma vez ou quando você mudar o certificado.
Para conferir se seu certificado foi configurado corretamente, acione a tela de NFe e verifique o menu "Diversos -> Testar Conexão GFIL -> Certificado Digital".

A emissão de uma nota fiscal eletrônica pelo GFIL requer que uma venda tenha sido previamente registrada no sistema. Somente depois que o movimento for gravado no GFIL é que você fará a emissão da NFCe que ficará vinculada àquela venda do GFIL. Isso permitirá um maior controle de suas notas, bem como à qual venda pertence cada nota.
Observação: o GFIL também oferece uma opção para emissão de uma NFCe avulsa (sem vínculo com uma venda). Mas recomenda-se que essa opção só seja utilizada em casos específicos e necessários. Tanto uma NFCe iniciada e vinculada uma venda e uma NFCe iniciada pela opção avulsa do GFIL, serão ambas notas eletrônicas e poderão ser transmitidas sem problemas. No entanto, as notas iniciadas e vinculadas a vendas, terão um maior controle gerencial no GFIL, pois você poderá, por exemplo, no futuro localizar uma determinada venda pelo número da nota fiscal, já que quando você iniciou a nota, foi criado o vínculo nota/venda. Iniciando suas notas dessa forma, o GFIL também pode controlar e impedir que duas notas sejam emitidas para uma mesma venda.
Lembrando que uma NFCe é um documento fiscal unicamente para movimentações de produtos que sejam venda presencial, ou seja, aquela movimentação em que o cliente esteja na sua loja efetuando a compra. Todas as demais movimentações (inclusive venda externas) deverão ter outro tipo de documento fiscal emitido, cuja orientação você deverá buscar junto à contabilidade de sua empresa.

Muito bem, vamos às explicações da parte operacional propriamente dita:
Logo que se acessa o módulo de NFCe, é apresentado a tela principal do módulo onde são listadas as notas gravadas no GFIL. Essa listagem é feita de acordo com as opções de filtragem que você pode alterar conforme a pesquisa que deseja fazer.
Sempre que você desejar executar qualquer ação (finalizar uma nota iniciada, excluir uma nota não transmitida, imprimir o DANFE, encaminhar arquivo XML ao destinatário, entre outras) relacionada a uma determina nota, será preciso selecionar essa nota na tela. Inicialmente (logo que a tela é ativada), o GFIL apresenta todas as NFCe vinculadas a uma venda e com status "1 - Iniciada". Mas há outras opções de pesquisa disponíveis nessa tela. Utilize-as conforme necessitar.

Iniciando uma NFCe

Menus

  • Iniciar NFCe -> De Uma Venda:acione esse menu se você deseja iniciar uma nova NFCe vinculada a uma venda previamente gravada no GFIL;

  • Iniciar NFCe -> De Ordem de Serviço (somente peças):iniciar uma NFCe vinculada a uma ordem de serviço. Somente os produtos (peças) é que serão incluídos. A mão-de-obra precisa ter sua nota emitida por sistema específico da prefeitura de seu município;

  • Iniciar NFCe -> De Uma Comanda:acione esse menu se você deseja iniciar uma nova NFCe vinculada a uma comanda previamente gravada no GFIL;

  • Iniciar NFCe -> Avulsa (Sem vinculação a uma Venda, OS ou Comanda): quando, por algum motivo, você precisar emitir uma NFCe sem vincular a uma venda ou OS, utilize esta opção.
    Atenção: uma NFCe avulsa é exatamente igual e produzirá os mesmos efeitos fiscais de uma outra NFCe emitida no GFIL. O termo "Avulsa" está ligado ao fato de que aquela nota não está vinculada a um movimento (venda ou ordem de serviço) no sistema;


Outros Menus

  • Danfe -> Imprimir: após uma NFCe ter sido autorizada você poderá imprimir o Danfe dela. Esse documento é o que deverá ser entregue ao cliente;

  • Danfe -> Gerar Arquivo .pdf: gera um arquivo nesse formato;

  • Danfe -> Imprimir uma Prévia (NFCe ainda não autorizada): se, antes de transmitir a NFCe, você desejar gerar um Danfe para analisar como a nota vai ficar depois de autorizada, utilize essa opção. Lembrando que esse Danfe não tem nenhum valor oficial. É destinado apenas para uma simples conferência. O Danfe oficial é somente aquele emitido pelo menu "Danfe --> Imprimir" acima detalhado;

  • Danfe -> Imprimir Contingência Off Line: utilize essa opção quando não for possível transmitir de imediato a nota por algum problema na estrutura (sua internet, servidor SEFAZ, ...). Não esqueça de que é obrigatório o envio dessas notas logo que o problema de conexão for solucionado. Algumas SEFAZ também exigem que seja impressa uma via a mais do Danfe Off Line e mantido na empresa para fiscalização. Veja com sua contabilidade se isso é mesmo necessário na sua UF.
    Observação: o sistema não permite transmitir novas notas se houver notas pendentes de transmissão, ou seja, notas que tiveram o danfe off line emitido e não transmitidas. Por isso, quando ocorrer a necessidade de emitir Danfe em contingênica off line, depois que a situação de conexão for restabelecida, antes de iniciar/enviar novas notas, providencie a transmissão daquelas notas cujos danfes off line foram impressos. Na tela NFCe há uma opção para você listar apenas as notas com Danfe off line impresso;

  • Enviar E-mail: após a nota ter sido autorizada pela sua SEFAZ, você poderá acionar esse menu para enviar uma cópia do arquivo da nota em formato XML e também do Danfe, ao destinatário da nota.
    Observação: para envio de e-mail de notas fiscais e/ou qualquer outro e-mail através do GFIL, as opções de envio precisam ser corretamente configuradas de acordo o manual de ajuda no tópico Enviando e-mail pelo GFIL;

  • Outras Opções -> Cancelar uma NFCe Autorizada: mesmo após uma nota ter sido autorizada pela SEFAZ ela ainda pode ser cancelada, mas atenção: existe um prazo máximo para esse cancelamento, entre outras normas que sua SEFAZ pode ter estabelecido ou vir a estabelecer. Sempre antes de utilizar essa opção consulte o contador de sua empresa. É esse profissional que poderá orientá-lo corretamente. Lembre-se que NFCe é um documento oficial. A adoção de procedimentos incorretos em relação a uma NFCe podem lhe acarretar sérios transtornos, além de multas.
    Tendo certeza de que você pode cancelar a NFCe autorizada, acesse este menu e, na tela seguinte clique no botão para selecionar a NFCe a cancelar, confira com bastante atenção os dados da nota selecionada, informe uma justificativa para o cancelamento e clique em "Cancelar NFCe".
    Atenção: esse procedimento também gera um arquivo XML de cancelamento e que deve ser guardado pelo prazo estabelecido em normas da SEFAZ;

  • Outras Opções --> Inutilizar Número(s) de NFCe(s) não Usado(s): vamos supor que você inicie as NFCes 1, 2, 3 e 4 mas ainda não tenha transmitido nenhuma delas. Aí você transmite as notas 1, 2 e 4, mas, por algum motivo, a NFCe 3 não será transmitida (o cliente desistiu da venda, por exemplo). Numa situação como essa você deverá efetuar a exclusão da NFCe do GFIL (veja abaixo como excluir uma NFCe). Porém, a NFCe número 3 não será mais utilizada no sistema e, portanto, lá nos controles de sua SEFAZ, ficará uma lacuna entre as notas 2 e 4. Para que não fique essa lacuna, é preciso que você faça o processo de inutilização do número através deste menu. Após acioná-lo aparecerá uma tela onde você deverá completar: número inicial e final (ambos são o mesmo número da nota. No nosso exemplo seria o número 3); os dois últimos dígitos do ano (ex.: 2014, coloque 14); a série das notas que você emite. Obs.: normalmente, mas não necessariamente, a série é 1. Na dúvida consulte seu contador; e por último, informe uma justificativa do porquê o número está sendo inutilizado. Depois clique em "Inutilizar Número(s)". Guarde o XML gerado nesse procedimento.
    Atenção: não confunda "Cancelar uma NFCe" com "Inutilizar um número de NFCe". Se ficou com dúvida, releia a explicação dos menus cancelar e inutilizar acima ou consulte o contador de sua empresa.
    Tenha em mente que o sistema GFIL não faz nenhum controle dos "furos" de números que vão ficando na numeração de suas notas. Você precisa ficar atento e, sempre que o fato ocorrer (um determinado número ficar sem uma NFCe emitida), executar o procedimento de inutilizar aquele número;


Menu popup (para acioná-lo clique com botão direito do mouse sobre a nota listada na tela inicial de NFCe)
Existem vários itens nesse menu popup. Somente dois deles serão explicados aqui, pois a descrição dos demais são autoexplicativas.


Atualizar situação da NFCe selecionada e já transmitida: quando você tenta transmitir uma NFCe, O GFIL gera o arquivo XML, transmite esse arquivo a SEFAZ de seu estado e, na mesma conexão, tenta obter a resposta da SEFAZ em relação àquela nota para confirmar sua autorização. Por vezes, pode ocorrer da transmissão do arquivo ser efetivada, mas, por algum problema na sua conexão ou mesmo instabilidade ou demora (time out) no servidor da SEFAZ, o GFIL não conseguir obter essa resposta nesse instante. Nesse caso a nota no GFIL ficará como iniciada ou transmitida, mas, pode ser que na SEFAZ a nota já foi autorizada. Ocorrendo situações como essa você deve atualizar a situação da nota no GFIL acionando este menu;


Excluir NFCe selecionada e NÃO transmitida a SEFAZ: Esse menu deve ser acionado quando ocorrer uma situação em que uma NFCe foi iniciada, mas não transmitida e, por algum motivo você desejar não mais transmiti-la. Ao acionar este menu, se a nota já tiver uma chave gerada, o GFIL só permitirá a exclusão após uma consulta da chave no servidor da SEFAZ e constatar que a NFCe realmente não foi transmitida. Isso é necessário porque, às vezes, durante uma transmissão de uma NFCe, pode ocorrer instabilidade na conexão de internet do usuário ou ainda do servidor SEFAZ e a NFCe ter sido transmitida, mas, por causa dessa instabilidade, o GFIL não conseguiu alterar seu status. Essa consulta antes da exclusão fará essa atualização do status.
Após excluir a NFCe iniciada você deve executar o procedimento de inutilização do número, acima explicado.

Campos a serem preenchidos na emissão de uma NFCe Existem várias informações que são gravadas no arquivo XML que é gerado e transmitido a SEFAZ. Essas informações são coletadas de vários módulos (cadastro da empresa/filial, do cadastro dos produtos da nota, do módulo da venda; do cadastro do destinatário da NFCe; do grupo de tributação; e outros dados informados no próprio módulo de NFCe, ou seja, a tela deste tópico de ajuda.


Os arquivos XML de notas autorizadas: toda nota que é autorizada no sistema, é gerado um arquivo XML na pasta \NFCe\Enviadas\. Essa pasta está na pasta onde seu GFIL está instalado, que por padrão é C:\SistemaGFIL\.
A partir do momento que a nota é autorizada, esse XML torna-se um documento fiscal legal. Todos esses arquivos devem ser guardados por prazo definido em lei (veja com seu contador).
Lembrando que o sistema de backup (cópia de segurança do GFIL) não faz cópia desses arquivos. É preciso que você, juntamente com seu técnico de informática, elaborem uma rotina de cópia, guarda e conservação desses arquivos.


O cliente de uma NFCe: salvo legislação específica da sua SEFAZ, uma NFCe não exige identificação do consumidor final na nota. Contudo, para um melhor controle no GFIL, principalmente relatórios, o sistema exige que se vincule um cliente na venda e também nas notas emitidas.
Para você não ter que cadastrar cada vez o cliente ao fazer uma venda, cadastre um cliente genérico com o nome de "Cliente Balcão" e informe apenas o nome e UF (coloque a mesma UF de sua empresa). Você pode até informar outros dados nesse cadadastro mas NÃO informe um CPF ou CNPJ.
Naquelas vendas/notas em que você desejar não identificar o cliente, vincule esse cliente balcão à venda/nota. Com isso o Danfe da nota será impresso sem cliente identificado.
No módulo de venda balcão, mesmo você tendo iniciado a venda com esse cliente genérico, na tela de fechamento há o campo "CPF do Cliente". Se você quer que a NFCe seja identificada com o CPF do cliente, mas você não quer cadastrar o cliente, preencha esse campo.
Se você gravou a venda e não informou o CPF nem no cadastro do cliente e nem nesse campo da venda balcão acima mencionado, mas deseja que na NFCe da venda o cliente seja identificado, ou seja, tenha um CPF informado, você ainda pode informar esse CPF na tela de emissão da NFCe antes de enviar a nota.


Aba "Dados da Nota e Itens" exceto pelos campos "Natureza da Operação", "Informações Complementares", "CPF do Cliente"(este opcional) e o grupo de campos "Recebimentos da Nota" que são campos que devem ser informados uma única vez para cada nota, todos os demais campos dessa tela devem ser informados separadamente para cada um dos produtos da nota.
No grupo de campos "Recebimentos da Nota" você pode (e deve) complementar eventuais informações que não foram registradas nos recebimentos quando do fechamento da venda. Um exemplo de um dado que você pode informar é o número da autorização da operadora de cartão (débito ou crédito). Obviamente que você só vai informar esse dado se a venda teve recebimento via cartão de débito ou crédito. Outra situação: vamos supor que lá no fechamento da sua venda, você informou que o cliente estaria pagando via cartão, mas, na verdade o pagamento foi efetivamente feito em dinheiro. Quando você iniciar a nota, o GFIL vai alimentar esses recebimentos da nota com os dados informados na venda. Então, nesse caso, para que seja possível corrigir esse erro feito lá na venda, você pode alterar (excluindo e incluindo) esses recebimentos para deixá-los corretos. Como? Basta clicar com o botão direito do mouse sobre o grid que lista os valores.
Conforme já explicado acima, os demais campos dessa tela você precisará selecionar cada um dos itens da nota e completar cada campo. Se você preencheu os dados lá na inclusão da venda, então a NFCe também já estará com vários dados fiscais preenchidos. Caso contrário será necessário completar cada um dos dados em cada um dos produtos da nota.


CFOP: informe o código da operação de movimentação da mercadoria. Veja com seu contador qual código utilizar.
Observação: Os códigos disponibilizados para seleção nesse campo, são os códigos cadastrados no cadastro de CFOP. Quando você instala o GFIL, ele já traz alguns CFOP cadastrados. Você pode incluir outros que sua empresa utiliza e que não estejam cadastrados, mas atente para o seguinte detalhe: essa lista de CFOP que é apresentada é somente dos CFOPs de saída interna já que uma NFCe não pode ser para fora do estado. Observação: a legislação de NFCe limita os CFOPs para NFCe aos seguintes: 5101,5102,5103,5104,5115,5405,5656,5667 e5933.


Sub-aba de ICMS: todos os dados dessas abas devem ser informados com total segurança. O operador deverá ter pleno conhecimento de enquadramento do produto em relação aos impostos, bem como valores e cáclulos de impostos a serem destacados. Em caso de dúvida, por menor que seja, deve-se efetuar uma consulta ao contador da empresa. No caso do item ser enquadrado na situação tributária do ICMS "00 - Tributata Integralmente", o GFIL completará o campo "Base de cálculo do ICMS" com o valor do item (produto) e, havendo alíquota de ICMS informada no grupo de tributação vinculadol ao cadastro daquele produto, o GFIL calculará o valor do ICMS. Em todas as demais situações tributárias, o GFIL não gera a base de cálculo. Ela deve ser informada digitando-se o valor no campo próprio.
Observação: no caso do ICMS, quando você informar/alterar o valor no campo alíquota e houver valor informado no campo base de cálculo, o GFIL calculará o valor do ICMS (alíquota x valor) e, quando informar/alterar o valor do campo base de cálculo e houver alíquota esse cálculo também será feito pelo sistema. Contudo, recomenda-se o máximo de atenção ao dar o último "OK" antes da transmissão da NFCe, na tela que listará um resumo com a soma dos valores totais de cada imposto. Todas essas informações de impostos são sempre de responsabilidade total do usuário, como dele também será eventual transtorno (ou até multa) causado por informações incorretas em notas enviadas à SEFAZ.
Sub-aba "Lei da Transparência": nessa aba há o campo para você informar o valor aproximado dos tributos (federais, estaduais e municipias). Quando você inicia uma NFCe, se seu produto tem os campos NCM, origem da mercadoria e Exceção TIPI informados no cadastro, o GFIL fará esse cálculo automaticamente. Após iniciada a nota, se o cálculo automático não tiver sido feito, você ainda poderá informar o valor desse campo clicando no botão com o desenho de uma calculadora que está localizado ao lado do campo ou ainda digitar o valor. Lembrando que quando o GFIL faz o cálculo, ele utiliza uma tabela de alíquotas do instituto IBPT parametrizada pelos campos (NCM, origem e TIPI) acima mencionados. É importante sempre lembrar que esse processo de cálculo feito pelo GFIL é apenas uma ferramenta de auxílio. Toda e qualquer informação, inclusive esta dos tributos, é sempre da TOTAL RESPONSABILIDADE DA EMPRESA EMITENTE DA NOTA.



Botões

  • Finalizar a NFCe: como você já percebeu nas explicações acima, o GFIL permite você iniciar uma NFCe e terminá-la depois, fazendo isso inclusive em uma máquina diferente (da rede). Sempre que você iniciar uma nota e fechar a tela de NFCe sem tê-la transmitido, deverá retornar a ela para completar os dados e transmiti-la. Selecione a NFCe na lista da tela inicial do módulo de NFCe e clique nesse botão para concluir o documento e transmití-lo.
    Observação: o GFIL permite que todos os passos de uma NFCe, inclusive a transmissão sejam feitos tanto no servidor, como em estações de rede local, porém os arquivos XML que o GFIL gerará para essas NFCe serão gravados sempre em uma única máquina, o servidor GFIL;

  • Transmitir NFCe: após informados todos os dados da nota fiscal eletrônica, clique nesse botão. É a partir daí que se inicia o processo de geração do arquivo XML e a transmissão do mesmo para o servidor da sua SEFAZ da nota selecionada no grid. Assim que o botão é clicado, será solicitada uma confirmação do envio e uma tela com um resumo dos impostos destacados. Confira atentamente e só prossiga com a transmissão se você tiver absoluta certeza de que esses dados estão corretos. Se for o caso, solicite auxílio ao contador da sua empresa;

  • Transmitir TODAS as Notas Acima: esse botão faz o mesmo procedimento do botão "Transmitir NFCe", mas com a diferença de que fará o processo de transmissão para a SEFAZ de todas as notas listadas no grid.
    Atenção: esse procedimento envia várias notas todas de uma vez. Por isso, clicar nesse botão requer um cuidado a mais. É preciso que todas as notas listadas na tela tenha sido revisadas e os dados estarem todos corretos para evitar problemas junto ao seu fisco;


Outras Observações

  • É muito importante que sejam analisadas também as configurações do módulo de parâmetros fiscais do GFIL - menu "Utilidades -> Parâmetros da Filial/Empresa -> Fiscais -> NFCe" da tela principal. Essa opção contém dados importantes que você deve definir nessa tela e que serão utilizadas pelo GFIL quando da emissão de uma NFCe;

  • É imprescindível manter o Windows sempre atualizado, inclusive com todos os updates disponibilizados.


Outros tópicos/dúvidas sobre nota eletrônica no GFIL



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