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Manual de Ajuda do Sistema GFIL



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Atenção: as orientações abaixo só serão 100% corretas se seu GFIL estiver atualizado na última versão -> 10.12.25

GFIL - Manual de Ajuda

Tópico Nº: 7 - Título: Backup/Cópia de Segurança da Base de Dados

Antes de prosseguir nesse tópico, é importante salientar que a geração da cópia de segurança (backup), é um dos procedimentos mais importantes do GFIL e é de total responsabilidade do usuário a geração, armazenamento e conservação dos arquivos.
O sistema utiliza vários arquivos. A maior parte deles estão instalados na pasta C:\SistemaGFIL\ ou na pasta por você indicada quando da instalação do programa. Numa eventual perda do HD (disco rígido) do computador, será possível repor todos os arquivos iniciais, inclusive o banco de dados através da reinstalação do programa disponível no site www.sistemagfil.com.br, mas com as informações todas zeradas, ou seja, da mesma forma como estava quando o programa foi instalado pela primeira vez.
Ocorrendo essa situação e não existindo as devidas cópias de segurança, todos os seus dados cadastrados e personalizações efetuadas seriam perdidas e não haveria nada em que o suporte poderia ajudar.
Por isso, é imprescindível que você usuário dê muita, mas muita importância mesmo, ao módulo de cópias de segurança. Recomenda-se que se tenha sempre no mínimo dois locais (pastas) diferentes onde os arquivos de backup são armazenados.
Outra dica importante é, sempre que ocorrer algum erro no programa, separar os arquivos de backups que já existiam e não sobrepô-los mais com outros backups até que o problema tenha sido resolvido.

A perda do(s) arquivo(s) pode ocorrer por inúmeras causas: queda de energia, condenação do disco rígido (perda do HD), exclusão por algum usuário desavisado, exclusão por vírus, corrupção do arquivo de dados durante a utilização do sistema, entre várias outras possíveis.
Outras situações em que pode ser necessário restaurar os dados (backups): formatação do HD e reinstalação do sistema, mudança do micro servidor, corrupção do arquivo de dados ou mesmo exclusão acidental dos arquivos, etc..

Neste tópico de ajuda, há passos que, para serem executados corretamente, precisam de pessoa com conhecimento básico de informática e gerenciamento de arquivos Windows. Caso você não tenha esse conhecimento, será necessário que você solicite auxílio de seu técnico de informática.

O módulo de backup é aberto automaticamente sempre que você fechar o programa. Porém, o GFIL não faz o backup automaticamente. O sistema apenas abre a tela de backup. O procedimento de geração dos arquivos deve ser acionado por você efetuando as configurações na tela e depois clicando no botão para início do backup.
Essa tela de backup também pode ser chamada manualmente através do menu "Utilidades -> Segurança dos Dados -> Gerar Cópia de Segurança" da tela principal e ainda pelo botão de atalho na barra de botões da tela principal. O comportamento do sistema em relação a este módulo é o mesmo, tanto no servidor, como estações. Se você utiliza o sistema em rede, crie um sistema organizado para geração do backup. Defina um ou mais operadores responsáveis ou então uma máquina da rede onde o backup deve ser gerado diariamente.

Ao realizar o backup, o GFIL gerará sempre um arquivo com a extensão .bck. O nome desse arquivo vai depender das configurações que você definir na tela de backup (veja as opções de configuração abaixo).
Esse arquivo no formato .bck é o arquivo que conterá a cópia de todos os seus dados (cadastros, movimentações, etc.) registrados no GFIL e que você utilizará numa efentual restauração de backup, quando se fizer necessário.
Opcionalmente você também definir nas configurações para que seja gerado um outro arquivo no formato .per. Se gerado, esse arquivo sempre terá o nome de GFILBckArqsPers.per e guardará uma cópia dos arquivos personalizados e incluídos/alterados na pasta do sistema depois que o programa foi instalado, como, por exemplo, os arquivos Logo.bmp, LogoPrin.bmp, arquivos de fotos de produtos e clientes, Dadosdiversos.ini, vários arquivos de declarações como por exemplo DelcaracaoOS.txt, TermoGarantia.txt, etc.

Atenção emissores de notas eletrônicas: as cópias de segurança (backups) feitas pelo sistema não incluem os arquivos XML notas emitidas no GFIL. Você deve fazer as cópias dessas pastas com seus arquivos manualmente através do Windows. As pastas são: PastaSistema\NFe\, PastaSistema\NFCe\, PastaSistema\NFSe\ e PastaSistema\MDFe\
Obs.: no caso do SAT (apenas para usuários de SP), os XMLs são gravados no arquivo de dados e, portanto, estão contemplados no arquivo de backup, o que dispensa a guarda dos XML.
Os dois arquivos de backup gerados mencionados acima devem ser guardados em mídia segura e diferente daquela do HD em que o programa está instalado.
A instalação de um no-break no(s) computador(es) que acessa(m) o sistema, é altamente recomendado.
Nota: caso você controle mais de uma empresa/filial no sistema, o backup será sempre feito dos dados de todas as empresas, mas em apenas um arquivo.

Se você compreendeu tudo isso que está detalhado acima, vamos à parte operacional da configuração/geração do backup:
Opções de Configurações

  1. Local de Destino dos Arquivos de Backups

    • Disco ou rede local: Selecione essa opção se você quer que os arquivos de backups que forem gerados sejam gravados em uma pasta do micro onde o procedimento está sendo executado ou ainda em micro de sua rede local. Em seguinda clique no botão para selecionar a pasta onde os arquivos devem ser salvos.
      Observação: por questões de segurança e organização, o GFIL não permite que essa pasta seja a mesma onde o GFIL está instalado. O local também não pode ser a pasta raiz do disco rígido, ex.: C:\, D:\. Crie uma pasta específica para armazenar os arquivos;

    • Servidor FTP: se desejar salvar os arquivos em um servidor FTP externo, marque esta opção. Neste caso, também será necessário que sejam prestadas as informações de login no servidor FTP.
      Caso queira que o GFIL efetue uma compactação nos arquivos antes de efetuar o upload para o servidor, marque a opção "Compactar arquivo antes de enviar". Será necessário que o Winrar esteja instalado no micro.

    • Criar Pasta Mensal: marque essa opção se desejar que o GFIL crie uma sub pasta com o nome do mês (ex.: maio_14);

  2. Nome do Arquivo Destino do Backup dos Dados

    • Fixo. Sempre o mesmo nome: o GFIL salvará o backup do formato .bck sempre com o mesmo nome;

    • Variável. Muda conforme a data do dia: o nome do backup dos dados será a data do dia. Portanto, cada dia o backup gerará um novo arquivo. Essa opção é a mais indicada porque o backup do dia seguinte não sobrepõe o backup do dia anterior. Contudo, faz-se necessário que seja feita uma manutenção periódica desses arquivos deletando os mais antigos, pois, com o passar do tempo, existirão muitos arquivos desatualizados e ocupando espaço em seu disco desnecessariamente.

  3. Salvar os arquivos personalizados deste micro: salva arquivos especiais e já comentados neste tópico de ajuda.
    Observação: item só disponível quando o backup for realizado no servidor Gfil.


Após efetuada configuração, basta acionar o botão para início da geração ou pressionar a tecla F6.

Quando ocorrer situação onde você não tenha como acessar o programa para fazer um backup da forma orientada acima, por segurança faça uma cópia do banco de dados e guarde-a em local seguro até ter corrigido o problema do acesso ao programa. O banco de dados é o arquivo Infolivre.FDB que está na pasta do programa, no servidor. Assim que a situação estiver normalizada, exclua essa cópia do local onde a salvou para não correr risco de usá-la por engano futuramente.



Veja também:



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