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Manual de Ajuda do Sistema GFIL



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Atenção: as orientações abaixo só serão 100% corretas se seu GFIL estiver atualizado na última versão -> 10.13.19

GFIL - Manual de Ajuda

Tópico Nº: 7 - Título: Backup/Cópia de Segurança da Base de Dados



Antes de prosseguir nesse tópico, é importante salientar que a geração da cópia de segurança (backup), é um dos procedimentos mais importantes do GFIL e é de total responsabilidade do usuário a geração, armazenamento e conservação dos arquivos.
O sistema GFIL oferece as ferramentas e orientações para esse procedimento, mas é o usuário que precisa executá-lo e monitorar seu bom funcionamento. É importantíssimo ter em mente que, apesar de que o sistema de geração do backup é automático, ele só ocorrerá se as condições para tal existirem. Portanto, é imprescindível um acompanhamento permanente e verificação diária para ver se os arquivos estão de fato sendo gerados de forma correta.

O sistema GFIL utiliza vários arquivos para seu funcionamento. A maior parte deles está instalada na pasta C:\SistemaGFIL\ ou na pasta por você indicada quando da instalação do programa. Numa eventual perda do HD (disco rígido) do computador, será possível repor todos os arquivos iniciais, inclusive o banco de dados através da reinstalação do programa, mas com as informações todas zeradas, ou seja, da mesma forma como estava quando o programa foi instalado pela primeira vez, sem nenhum cadastro ou lançamento.
Ocorrendo essa situação e não existindo as devidas cópias de segurança, todos os seus dados cadastrados e personalizações efetuadas seriam perdidas.
Por isso, é imprescindível que você usuário dê muita, mas muita importância mesmo, ao módulo de cópias de segurança. Recomenda-se que se tenha sempre no mínimo dois locais (pastas) diferentes onde os arquivos de backup são armazenados.
A perda do(s) arquivo(s) pode ocorrer por inúmeras causas: queda de energia, condenação do disco rígido (perda do HD), exclusão por algum usuário desavisado, exclusão por vírus, corrupção do arquivo de dados, formatação da máquina sem ter salvo em outro local as devidas cópias do backup antes, entre várias outras possíveis.

Neste tópico de ajuda, há passos que, para serem executados corretamente, precisam de pessoa com conhecimento básico de informática e gerenciamento de arquivos Windows. Caso você não tenha esse conhecimento, será necessário que você solicite auxílio de seu técnico de informática.

Muito bem, vamos a parte operacional do sistema de backup:
O módulo de backup, denominado BackupGFIL.exe é um programa que é instalado e funciona à parte do GFIL. Ele é instalado na mesma pasta do sistema e deve permanecer ativo 24 horas por dia e 7 dias por semana.
Todos os procedimentos de instalação e ativação desse sistema são feitos automaticamente pelo instalador/atualizador do GFIL. Porém, há duas condições para seu correto funcionamento, a saber:

  1. Que você você faça um monitoramento diário para acompanhar se o gerenciador BackupGFIL está ativo.
    Se houver um ícone do gerenciador no menu tray do Windows (aquele que fica na barra de tarefas, ao lado do relógio do Windows), então é porque o gerenciador está ativo. O fato do gerenciador estar ativo ainda não garante que os backups serão realizados. É preciso que todas as condições (item b abaixo) para a correta geração do arquivo sejam sempre atendidas. Por isso é tão importante o monitoramente, pois essas condições podem mudar na sua máquina a qualquer momento por vários motivos;


  2. Que você faça a configuração dos dados (abaixo detalhados) para a realização do backup;



Para acessar o gerenciador de backup você terá duas opções:

  1. Pelo ícone do menu tray do Windows. Nessa opção a tela do gerenciador estará apenas em modo de visualização, ou seja, você poderá verificar os dados configurados, mas não poderá fazer alterações;

  2. Através do botão "Backup" da tela principal do GFIL. Clicando nesse backup, abrir-se-á um menu popup. Clique em "Gerencidador de Backup". Por essa opção você pode (e deve) informar as configurações para que o sistema possa gerar os arquivos de backup corretamente, a saber:

    1. Informe a pasta onde o gerenciador deverá salvar os arquivos gerados. Recomenda-se que você crie uma pasta especial para isso no seu computador servidor GFIL e sincronize essa pasta com algum sistema de backup em nuvem, como, por exemplo, Google Drive, DropBox, etc. Dessa forma você terá sempre duas cópias dos arquivos com toda segurança. Consulte seu suporte técnico para lhe auxiliar a criar uma conta no servidor em nuvem;

    2. Informe 1 ou 2 e-mails para receber um aviso quando ocorrer algum problema na geração do arquivo de backup;

    3. Marque os dias da semana e horários que deseja gerar o backup.
      Obs.: com o passar do tempo, os arquivos irão se acumulando na pasta configurada. Recomenda-se fazer uma manutenção periódica nessa pasta e excluir os arquivos antigos.


Ao realizar o backup, o GFIL gerará sempre um arquivo com a extensão .bck. O nome desse arquivo vai depender das configurações que você definir.
Esse arquivo no formato .bck é o arquivo que conterá a cópia de todos os seus dados (cadastros, movimentações, etc.) registrados no GFIL e que você utilizará numa efentual restauração de backup, quando se fizer necessário.
O outro arquivo gerado será no formato .per. Ele sempre terá o nome GFILBckArqsPers e guardará uma cópia dos arquivos personalizados e incluídos/alterados na pasta do sistema depois que o programa foi instalado, como, por exemplo, arquivos .ini, arquivos de declarações como por exemplo DelcaracaoOS.txt, TermoGarantia.txt, etc.

Atenção emissores de notas eletrônicas: as cópias de segurança (backups) feitas pelo sistema não incluem os arquivos XML notas emitidas no GFIL. Você deve fazer as cópias dessas pastas com seus arquivos manualmente através do Windows. As pastas são: PastaSistema\NFe\, PastaSistema\NFCe\, PastaSistema\NFSe\ e PastaSistema\MDFe\
Obs.: no caso do SAT (apenas para usuários de SP), os XMLs são gravados no arquivo de dados e, portanto, estão contemplados no arquivo de backup, o que dispensa a guarda dos XML.
A instalação de um no-break no(s) computador(es) que acessa o sistema, é altamente recomendado.
Nota: caso você controle mais de uma empresa/filial no sistema, o backup será sempre feito dos dados de todas as empresas, mas em apenas um arquivo.

Observação: você também pode fazer backup manual a qualquer momento. Para isso clique no botão "Backup" da tela principal do GFIL e acione o menu "Backup Manual".

Veja também:

  1. Restauração de Backup
  2. Segurança e Sigilo da base de dados



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