Tópico Nº: 7 : - Título: Backup/cópia de segurança da base de dados

Antes de inciarmos o detalhamento da parte operacional da geração de backup no GFIL, é importante salientar que a geração da cópia de segurança (backup), é um dos procedimentos mais importantes no sistema e é de total responsabilidade do usuário a geração, armazenamento e conservação dos arquivos.
O sistema GFIL oferece ferramentas e orientações para esse procedimento, mas é o usuário que precisa executá-lo e monitorar seu bom funcionamento.
A não observância dessas orientações pode (e provavelmente ocorrerá) gerar perda total dos dados cadastrados.
Muita atenção: é importantíssimo ter em mente que, apesar de que o sistema tem a opção para geração do backup, a geração dos arquivos só ocorrerá se as condições para tal existirem. Portanto, é imprescindível um acompanhamento permanente e verificação diária para ver se os arquivos estão de fato sendo gerados de forma correta.

Muito bem, vamos lá:
O sistema GFIL utiliza vários arquivos para seu funcionamento. A maior parte deles está instalada na pasta C:\SistemaGFIL\ ou na pasta por você indicada quando da instalação do programa.
Numa eventual perda da mídia (HD, SSD, ou outra) de armazenamento, será possível repor todos os arquivos iniciais, inclusive o banco de dados através da reinstalação do programa, mas com as informações todas zeradas, ou seja, da mesma forma como estava quando o programa foi instalado pela primeira vez, sem nenhum cadastro ou lançamento.
Ocorrendo essa situação e não existindo as devidas cópias de segurança, todos os seus dados cadastrados e personalizações efetuadas seriam perdidos.
Obs.: só você tem posse dos arquivos. Se não tiver, ninguém mais terá e não haverá nada, nem mesmo seu suporte técnico, que se possa fazer para recuperar os dados.
Por isso, é imprescindível que você usuário dê muita, mas muita importância mesmo, aos módulos de cópias de segurança disponibilizados pelo sistema.
Outra orientação importantíssima é que o armazenamento dos arquivos de backup seja feito em local diferente da máquina onde seu GFIL está sendo executado como servidor. Tenha sempre no mínimo dois locais (pastas) diferentes onde os arquivos de backup são armazenados.
Dê preferência para salvamento em nuvem, conforme orientações abaixo no "Logística Ideal de Seus Backups".
A perda do arquivo de dados (infolivre.fdb) pode ocorrer por inúmeras causas: queda de energia, condenação da mídia de armazenamento do banco de dados, exclusão por algum usuário desavisado, exclusão por vírus, corrupção do arquivo de dados, formatação da máquina sem ter salvo em outro local as devidas cópias do backup antes; roubo de seu hardware, entre várias outras possíveis.

Muito bem, vamos a parte operacional do sistema de backup:
Há duas opções:
1) Backup manual: (não recomendado). Utilize apenas em situações esporádicas e necessárias com orientação do seu suporte. Esse backup você aciona através do botão "Backup - Gerar Backup Manual". Informe os dados solicitados e efetue o backup.
Obs.: dê preferência para geração do arquivo de backup no servidor. É mais rápido e mais seguro, pois o sistema faz uma conferência da integridade do arquivo após gerar o backup;

2) Gerenciador de backup automático (recomendado): esse processo é feito pelo sistema à parte, o BackupGFIL.exe. Esse arquivo precisa estar dentro da pasta do GFIL e ser acionado sempre que a máquina for ativada. O arquivo pode ser instalado tanto no servidor, como estações.
Obs.: o BackupGFIL.exe é copiado para a pasta quando instala e/ou atualiza o sistema. Basta marcar a opção na tela de instalação/atualização.
No gerenciador de backup você poderá configurar para que sejam feitos 48 backups diários, no(s) dia(s) da semana que desejar.
Você pode abrir esse arquivo de backup através de um duplo clique no arquivo (BackupGFIL.exe), mas essa abertura será apenas para visualização das configurações. Para você editar as configurações de local de salvamento do arquivo, dias e horários de agendamento, e outras configurações, você deve acionar o botão "Backup -> Gerencidador de Backup".
As configurações a serem feitas nessa tela são todas autoexplicativas.

Observações
a) Dê preferência para geração do arquivo de backup no servidor. É mais rápido e mais seguro, pois o sistema faz uma conferência da integridade do arquivo após gerar o backup;
b) Como já foi dito acima, mas é importante salientar mais uma vez, o sistema gerará o arquivo de backup apenas se as condições para essa geração forem atendidas, quais sejam: a pasta indicada para o salvamento precisa existir; o Firebird precisa estar ativo e atualizado no servidor; o GFILServer precisa estar ativo, o que pode ser tanto no servidor, como estações ou até ambos;
c) Caso não consiga fazer backup ou ocorra qualquer erro, o sistema emitirá avisos. Um desses avisos será a mudança da imagem da tela principal do GFIL com aviso de problemas no backup. Outro aviso é o envio de email, desde que tudo esteja corretamente configurado no gerenciador. NÃO ignore esses avisos, se ocorrerem;
d) Seu TI deve fazer um acompanhamento assíduo dos arquivos gerados, bem como a guarda deles em local seguro. Apesar do gerenciador fazer o processo todo de forma automática, podem ocorrer imprevistos e/ou problemas com outros arquivos que o gerenciador utiliza e o pior, o gerenciador pode não conseguir lhe enviar avisos do problema;
e) Na máquina onde o gerenciador de backup for instalado, procure verificar diariamente se ele está de fato ativo. Se houver um ícone do gerenciador no menu tray do Windows (aquele que fica na barra de tarefas, ao lado do relógio do Windows), então é porque o gerenciador está ativo.

Outras observações
1) Ao realizar o backup, o GFIL gerará sempre um arquivo com a extensão .bck. O nome desse arquivo vai depender das configurações que você definir nas telas de geração dos backups.
Esse arquivo no formato .bck é o arquivo que conterá a cópia de todos os seus dados (cadastros, movimentações, etc.) registrados no GFIL e que você utilizará numa efentual restauração de backup, quando se fizer necessário;
2) Apesar de ser possível, o backup manual apenas se fazendo uma cópia do arquivo de dados (INFOLIVRE.FDB) não deve ser adotado como backup oficial, pois, diferente dos processos de backups acima detalhados, a simples cópia deste arquivo não faz nenhum tipo de análise do arquivo de dados. Por segurança e excepcionalmente pode ser feita esta cópia, mas a recomendação principal é que se faça o backup da forma como orientado acima.

Logística Ideal de Seus Backups
1) Crie uma conta no Google Drive específica para seus backups;
Obs.: pode ser qualquer outro drive em nuvem de sua preferência. O Google Drive é apenas um exemplo;
2) No seu servidor GFIL instale o gerenciador de backup, o BackupGFIL.exe e mantenha-o sempre ativo;
3) Configure-o para salvar arquivo com o nome gerado pela data/hora do dia;
4) Crie uma pasta especial para receber esses arquivos;
5) Agende backups conforme forem os dias / horários de utilização do sistema em sua empresa. Não há uma regra de quantos backups por dia seria o idal de serem feitos. Recomendamos pelo menos 4, dois pela manhã e 2 à tarde. Mas tudo dependerá do fluxo de dados que sua empresa registra no sistema;
6) Sincronize a pasta de salvamento (item 4 acima) e sincronize para upload automático. Assim cada vez que um arquivo for gravado nessa pasta, o sincronizador do Google subirá o arquivo e, com isso, mesmo que você venha a ter problemas com o banco de dados na sua máquina, poderá facilmente recuperar o último backup. Aí é importante você analisar o intervalo de tempo dos agendamentos pois, numa necessidade de recuperar o backup, você perderia os dados desde o último backup feito.
Atenção: caso o computador onde o gerenciador de backup estiver sendo executado e também o computador onde o arquivo de backup vai ser gravado (que podem ou não ser a mesma máquina) sejam "terminais burros", ou seja, que o computador não seja usado para operações diretamente nele, pode ser que esse computador entre em "dormência", o que resultaria na interrupção do processo de backup, mas sem aviso de erro. Então, confirme com seu TI para configurar seu Windows para que esses computador não entrem em "dormência", pelo menos durante o período dos horários de backup.

Veja também:

1. Restauração de Backup
2. Segurança e Sigilo da base de dados