Tópico Nº: 71 : - Título: Como corrigir o erro "Duplicidade de NF-e"?

Obs. inicial: as orientações deste tópico são aplicáveis tanto para NFe, como NFCe e também MDFe.

Bom, a primeira coisa que se deve entender é a causa desse erro: a duplicidade de nota ocorre porque aquele número de nota já foi transmitido para a SEFAZ e está com status de autorizada ou denegada no servidor da SEFAZ. Perceba que não se trata da chave, mas sim o número da nota, principalmente se o problema se encaixar na situação 2 abaixo.

Ele pode ocorrer em duas situações e, cada uma delas retornará uma mensagem diferente da SEFAZ:

Situação 1
Erro retornado: "Duplicidade de NF-e".
Neste caso, com certeza você enviou esse documento fiscal pelo sistema GFIL em algum momento anterior. Porém, por alguma instabilidade no servidor da SEFAZ ou mesmo na internet local, o sistema não conseguiu capturar o retorno da SEFAZ. Com isso o documento fiscal foi transmitido e autorizado na SEFAZ, mas, no GFIL, ficou com situação "1 - Iniciada".
A solução é bastante simples. Basta acionar o menu popup (botão direito do mouse) no grid que lista os documentos fiscais e selecionar o menu "Atualizar SITUAÇÂO da nota já transmitida". Aí o GFIL fará o procedimento de atualização do documento fiscal no sistema.
Outra situação é quando se reinstala o programa e se restaura um backup mais antigo, de forma que o número da última nota emitida fica desatualizado. Em caso assim é só fazer o procedimento de alterar o número da última nota emitida nos parâmetros, seguindo a orientação do tópido 166 do manual.

Situação 2
Erro retornado: "Duplicidade de NF-e, com diferença na chave de acesso".
Esta situação já é um pouco mais complicada e precisa de análises mais detalhadas. Recomendável solicitar auxílio de uma revenda GFIL para essa análise.

Esse erro significa que esse número (repetindo: é o número e não a chave) do documento fiscal já foi enviado anteriormente, porém, lá na SEFAZ, a chave com a qual o XML foi enviado, é outra, ou seja, não confere com a chave registrada no GFIL.
Quando você tentar enviar um documento fiscal e ocorrer essa rejeição, o GFIL vai te apresentar o erro e informar qual é a chave que está gravada lá na SEFAZ.
Atenção: guarde essa chave, pois vai ser necessário para consultar o documento fiscal nos passos seguintes (abaixo) de sua investigação da causa do problema.

Para tentar entender o que ocorre, ou seja, qual é a causa da rejeição e como o documento foi enviado para a sua SEFAZ, agora precisamos entender o que são todos os 44 dígitos que compõem uma chave de um documento fiscal eletrônico.
Aqui vamos apenas analisar os campos da chave que nos interessam para esta questão, mas é altamente recomendável que você procure analisar todos os 44 dígitos e entender o que cada um significa. Pesquise na internet que vai encontrar vários de artigos com explicações detalhadas.

Muito bem, para nossa análise, vamos utilizar as seguintes chaves:
- Chave a: 41181210971229000115650010000000631162563697. É a chave gerada no sistema GFIL e que aparece na tela de documentos fiscais do sistema;
- Chave b: 41181110971229000115650010000000631162563693. É a chave que retorna na mensagem de erro da SEFAZ.
Obs.: para fins desta análise, vamos considerar que a data de hoje é 06/12/2018.

Como mencionado acima, cada um dos 44 dígitos da chave refere-se a uma informação. Nesta análise, vamos analisar apenas os dígitos que nos interessam neste momento para explicação sobre o erro, ou seja, os dígitos das posições 1 a 6 e das posições 36 a 43, quais sejam:
- Dígitos de 1 a 2 (em ambas as chaves) = 41. É o código da UF do emissor do documento fiscal;
- Dígitos de 3 a 4 (em ambas as chaves) = 18. É o ano de emissão do documento fiscal;
- Dígitos de 5 a 6 (da chave retornada pela SEFAZ) = 11. É o mês de emissão do documento fiscal registrada lá na sua Sefaz;
- Dígitos de 5 a 6 (da chave mostrada na tela de documentos fiscais do GFIL) = 12. É o mês de emissão do documento fiscal no GFIL;
- Dígitos de 36 a 43 (em ambas as chaves) = 16256369. É um código aleatório gerado no GFIL para esse documento fiscal.

Note que o mês (posições 5 a 6) de emissão constante nas chaves é diferente. Na chave da SEFAZ o mês é 11 (novembro) e, na chave do GFIL, é 12 (dezembro). Isso acontece porque você está gerando o documento fiscal hoje no GFIL. Como estamos em dezembro, o sistema atribui 12 para o mês do documento fiscal na chave. Porém, esse documento fiscal já está autorizado lá na SEFAZ, mas, com 11 nesse campo, ou seja, o documento fiscal já havia sido enviada em novembro. Por isso o erro de documento fiscal em duplicidade com diferença na chave.

O próximo passo então, será analisarmos o código aleatório (posições 36 a 43) de cada chave. Se esse código for igual em ambas as chaves, então é porque o documento fiscal foi enviado pelo GFIL e precisa apenas ser feita a atualização da situação no sistema. Veja mais adiante como fazer essa atualização.
Já, se esses dois campos forem diferentes, então há um problema que você precisa analisar e resolver, pois, nesse caso, é muito provável que esse documento fiscal tenha sido emitido por outro software.
Não seria preciso nem dizer, mas vai aqui um alerta: se você emite documentos fiscais em mais de um sistema, com certeza está criando problemas para sua empresa que podem gerar sérias consequências, inclusive junto ao Fisco. Analise bem e opte por apenas um software.
Se isso aconteceu, ou seja, se o documento fiscal foi emitido em outro sistema, aí o procedimento é você excluir o documento fiscal no GFIL (botão direito do mouse) e conversar com seu contador ou suporte técnico como proceder em relação ao XML.


Corrigindo esse erro da situação 2 (somente se o documento fiscal foi emitido no GFIL)