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Manual de Ajuda do Sistema GFIL



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Atenção: as orientações abaixo só serão 100% corretas se seu GFIL estiver atualizado na última versão -> 10.12.17

GFIL - Manual de Ajuda

Tópico Nº: 12 - Título: Cadastro de Clientes

Menu de acesso: a partir da tela principal, clique em "Cadastros --> Clientes" ou clique no botão de atalho. Tecla de atalho: CTRL+L.

Descrição: cadastro de clientes - inserção, alteração e exclusão de cadastros de clientes.

Campos especiais

  • Telefones: informe esses campos assim: 41984047825 (sem máscara). Ao pressionar TAB ou enter, o próprio sistema formatará para: (41)98404-7825;

  • Seprocado: coloque "Sim" nesse campo para um cliente que estiver negativo no SPC - Serviço de Proteção de Crédito. Quando você for efetuar uma venda para esse cliente, o sistema lhe avisará que ele está "Seprocado". O SPC normalmente é controlado pela associação comercial do seu município;

  • Código IBGE do munic.: Se você emite nota fiscal eletrônica pelo GFIL, esse campo é obrigatório. Se o micro onde você utiliza o sistema tiver uma conexão de internet, basta você informar o campo CEP e pressinar TAB ou enter que o GFIL buscará o código IBGE e outros dados do endereço daquele CEP. Outra opção para preenchimento automático do código IBGE é pressionar a tecla F8 no campo cidade para buscar a cidade e demais dados;

  • Limite de crédito: neste campo, você pode estabelecer um limite de crédito para vendas à prazo para cada cliente. Esse limite será considerado quando você for registrar uma venda à prazo para o cliente ou quando for registrar uma conta a receber no módulo de lançamentos de contas a receber. O GFIL fará um bloqueio na finalização da movimentação e será preciso que um super operador libere a operação. Se sua empresa não controlar o limite máximo da conta do cliente, você pode inibir esse controle no sistema, desabilitando a opção "Controlar limite de crédito de clientes" nos Parâmetros da Empresa;

  • Bloqueado para vendas à prazo: se esse campo estiver habilitado, o sistema fará um bloqueio para que não sejam lançadas novas contas a receber para o cliente, sejam essas contas lançadas pelo módulo de vendas, ordem de serviço ou mesmo no módulo de lançamento de contas a receber. Se ocorrer situação assim, será preciso que um super operador libere a operação.;

  • Observação:no módulo de parâmetros da empresa há uma opção ("Bloquear vendas à prazo ou registro de contas a receber para clientes inadimplentes (com contas em atraso)) que, se marcada, faz com que esse bloqueio de novas contas a receber seja automática para todos os clientes;
  • Tipo: esse campo tem 3 opções. A informação que você colocar nesse campo será utilizada quando você for iniciar uma nota eletrônica para esse cliente. As opções são: a) "1 - Consumidor Final". Selecione essa opção se o cliente é um consumidor final; b) "2 - Revenda". Se o cliente for um revendedor dos produtos da sua empresa; e c) "Revenda Com S.T.". Selecione essa opção se o cliente for um revendedor dos produtos de sua empresa e a UF do cliente tiver substituição tributária. Informações mais completas sobre essa classificação fiscal, consulte seu suporte fiscal (contador).

  • Foto: é possível incluir uma foto no cadastro de seus clientes. Para inserir ou alterar a foto de um cliente, clique em "Incluir Foto" da aba "Outras Informações". A imagem será salva no banco de dados e o arquivo da imagem não tem necessidade e ser guardado. O tamanho da imagem deve ficar em torno de 160 x 150 pixels. O arquivo poderá ter no máximo 200 kb e no padrão .jpg;

  • Classe: no futuro você poderá imprimir relatórios de clientes ou vendas, filtrando esses relatórios por classe de cliente, ou seja, imprimir as vendas realizadas apenas a determinada classe de clientes;

  • Código Adicional: no campo código do cadastro de clientes o GFIL permite apenas informar valores numéricos. Esse campo código adicional tem objetivo de permitir que você crie códigos especiais para seu cadastro de clientes, informando inclusive dados alfanuméricos;

  • Estado: informe "EX" (sem as aspas) quando o cliente for de outro país;

  • Tecla F8: pressionando essa tecla na tela principal do cadastro de clientes, o sistema abrirá uma tela para pesquisa rápida de um cliente. Mas, se essa tecla for pressionada com o cursor estando no campo "Cidade" (durante a inclusão ou alteração de um cadastro), o GFIL abrirá uma tela para pesquisar na tabela a cidade e completará os campos cidade, estado, CEP e código IBGE do cadastro.


Botões especiais

  • Ocorrências: abre a tela para se registrar ocorrências (negociações e informações diversas) do cliente.


Menu Opções:

  • Envio de E-mails: abre o módulo para enviar e-mails a todos os clientes, aos aniversariantes de determinado dia ou outros. Para o envio dos e-mails, é necessário que as configurações estejam feitas de acordo com o tópico nº 36 deste manual.;

  • Envio de SMS: abre o módulo para enviar SMS a todos os clientes, aos aniversariantes de determinado dia ou outros. Para o envio dos SMS, é necessário que as configurações estejam feitas de acordo com o tópico nº 152 deste manual.;


  • Para imprimir uma ficha do cadastro do cliente para o mesmo assinar, acione o menu "Opções -> Imprimir Ficha de Cadastro', que está na tela do cadastro de clientes.

    Nesse mesmo menu "Imprimir" da tela de cadastros é possível gerar vários outros relatórios.

    Nesse menu "Opções" são disponibilizadas várias outras opções que podem lhe ser úteis. Sugere-se analisá-las.



Teclas Especiais
Estando em modo de visualização da lista de clientes, ou seja, não tendo iniciado uma inclusão ou alteração de algum cliente, você pode mudar a aba disponível na tela e, pressionando as teclas Alt+seta direita ou esquerda, poderá mudar o registro selecionado na tela. Com isso, você pode visualizar (navegar nos registros) os dados de diversos clientes sem ter que cada vez mudar para a aba "Seleção", selecionar o cliente e depois voltar para a aba que tenha os dados desejados para visualização.


Observações

  • Apesar de existir o botão "Excluir" nessa tela de cadastro, o sistema não permite excluir um registro de cadastro que tenha movimentação vinculada a ele. Veja o tópico de ajuda Cadastros - Exclusão e Inativação e Reativação para mais informações sobre essa questão;

  • Ao entrar nessa tela, o GFIL mostra os clientes ordenados pelo nome, mas você pode alterar essa ordenação para qualquer um dos campos que aparecem nas colunas da tela. Basta clicar sobre o título do campo no topo de cada coluna;

  • Para cadastrar um cliente que resida no exterior, existem alguns campos cujo preenchimento é pré-definido, a saber:
    - No campo cidade, informe EXTERIOR;
    - Em UF, informe EX;
    - Em Código do IBGE, informe 9999999;



Veja também



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