Tópico: 2 - Configuração dos parâmetros gerais da empresa
É altamente recomendável que essa tela de parâmetros seja a primeira tela a ser analisada e, principalmente configurada, quando o sistema for implantado em sua empresa.
Nessa tela será possível personalizar o comportamento do sistema de acordo com as necessidades de sua empresa. Não deixe de analisar e entender cada menu e submenu antes de iniciar a utilização completa do GFIL.
Existem diversas configurações nesta tela, e que vamos detalhar uma a uma neste tópico de ajuda.

Menu de acesso: a partir da tela principal, clique em "Parâmetros -> Gerais" ou tecla de atalho: CTRL+E.

Descrição: Módulo para configuração de parâmetros gerais da empresa.

Aba "Parâmetros Diversos"

Ao Iniciar o Sistema: são opções que o GFIL executa (ou não) logo na abertura do sistema. A saber:

Mostrar agenda do dia: mostra agenda de compromissos, produtos a repor, contas a pagar/receber vencidas ou vincendas no dia e clientes aniversariantes do dia;
Mostrar painel resumo: mostra um resumo das informações dos dados do sistema;

Bloquear vendas à prazo ou registro de contas a receber para clientes inadimplentes (contas em atraso): se você habilitar essa opção, o GFIL fará um bloqueio ao registrar novas contas a receber para clientes com contas vencidas, sejam essas contas lançadas através do módulo de vendas, ordem de serviço, contratos de manutenção, locações ou mesmo diretamente no módulo de lançamentos de contas a receber. Quando ocorrer essa situação, na finalização da movimentação o GFIL solicitará que um operador administrador autorize a operação. Atenção: Se o operador logado é administrador, em vez de pedir a autorização especial o GFIL, apenas emite um alerta informando que o cliente ultrapassou o limite de crédito, pois o operador administrador tem poderes para liberar a venda.
Observação: também é possível bloquear um determinado cliente para registro de novas contas a receber, mesmo esse cliente não tendo contas vencidas. Nesse caso você deve alterar o cadastro dele e marcar a opçao "Bloqueado para vendas à prazo";
Formatar o nome em todos os cadastros novos, deixando: somente a primeira letra maiúscula: ao incluir um cadastro (produto, cliente, fornecedor, etc) se você digitar o nome assim: "GERENCIador financeiro" e esta opção estiver habilitada, o sistema vai mudar automaticamente esse nome para "Gerenciador Financeiro", ou seja, deixando apenas a primeira letra em maiúsculo;
Formatar o nome em todos os cadastros novos, deixando: todas maiúsculas: função parecida com a anterior, mas que deixa todas as letras maiúsculas sempre.
Obs.: no nosso entender, um texto TUDO EM MAIÚSCULO, dificulta a leitura. Porém, ao longo dos anos de GFIL, percebemos que essa é uma prática muito comum utilizada por várias empresas. Então o GFIL oferece a opção. Habilite-a ou não, conforme for a sua análise;
Utilizar códigos de barras gerados por balança: se essa opção estiver habilitada e, em uma venda, for informado um código de barras de um produto que inicie por "2", o sistema vai considerar que é um código de barras gerado por uma balança;
Não imprimir timbre (relatórios específicos) e deixar margem superior de: se essa opção estiver habilitada, o GFIL não imprimirá o cabeçalho (timbre) nos seguintes relatórios: orçamentos, tickets no formato A4, ordens de serviço, termos de garantia, pedidos de compra e termos de consignação. Essa opção é útil se você tem um papel já com o timbre da sua empresa pré-impresso e deseja utilizá-lo. O sistema deixará um espaço em branco na margem superior desses relatórios conforme você indicar nesse item.
Outras filiais podem visualizar estoque: se você controla mais de uma empresa no programa, operadores administradores de outras empresas/filiais poderão visualizar os saldos e movimentação do estoque das empresas/filiais em que esta opção estiver habilitada;
Na ordem de serviço utilizar os campos placa e odômetro: se sua empresa utiliza o módulo de ordens de serviço mas não utiliza esses dois campos, desmarque essa opção;
Campo "Ao iniciar uma venda, OS, comanda, ou locação, utilizar o vendedor": Nesse campo você deverá indicar se deseja que, ao iniciar uma venda, o GFIL utilize sempre um vendedor vinculado àquele operador que está gravando a venda ou um vendedor que está vinculado ao cliente da venda. Com essa opção o GFIL seleciona automaticamente o vendedor aqui informado, assim que você indicar o cliente da venda. Lembrando que durante a gravação da venda, você pode alterar (manualmente) o vendedor antes de finalizá-la. Logicamente que, se nos parâmetros estiver marcado o código "2 - Vinculado no cadastro do cliente", mas no cadastro do cliente você não vinculou nenhum vendedor, ou se você marcar o código "1 - Vinculado no cadastro do operador" mas no cadastro do operador não vinculou nenhum vendedor, o sistema não trará essa informação ao iniciar o lançamento;
"Autorizações especiais somente com cartão": Habilitando essa opção, nas telas de pagamento, quando houver situação que necessite de autorização especial, o código de autorização não poderá ser digitado. Nesse caso haverá necessidade de se fazer a leitura do código de barras do cartão do operador administrador liberar a autorização. Veja orientações detalhadas sobre as autorizações especiais (campo "Código Autorizador") no tópico 31 do manual de ajuda.
"No cadastro de produtos, listar todos os registros.": Dependendo da empresa, o cadastro de produtos pode ter muitos registros. No padrão do GFIL, sempre que se abre uma tela de cadastros, o sistema traz todos os registros no grid. Havendo muitos registros, a abertura dessa tela pode ser tornar um pouco lenta. Esta opção visa permitir que se configure para que a listagem venha vazia, ou seja, sem nenhum registro listado ao se abrir essa tela. Caso você marque essa opção, para visualizar e/ou alterar algum cadastro, deverá ser feita a pesquisa (F8) para listar o item no grid.
Obs.: essa opção também pode ser bastante útil se você utiliza o GFIL Estação Web;
"Permitir conexões do tipo multi bancos de dados.": Se você desejar usar as opções de conexão multi bancos, é preciso habilitar esta opção. Analise o tópico 182 deste manual para informações sobre esse tipo de conexão.

Aba "Financeiros"

Comissão de vendedores: define a forma com que será feito o cálculo e lançamento das comissões de vendedores nas vendas, tanto normal, como venda balcão e ordem de serviço. São três as opções para pagamento da comissão:

Paga a comissão pelo percentual estabelecido no cadastro do vendedor: o percentual que o sistema utilizará para calcular e lançar a comissão do vendedor, no momento da gravação da venda, será o percentual estabelecido no cadastro do vendedor. Nesta opção, o sistema efetuará dois lançamentos: um pelo valor à vista da venda e outro pelo valor à prazo, exceto se houver somente valor à vista ou somente valor à prazo na venda. Aí haverá apenas um lançamento;
Paga a comissão pelo percentual estabelecido no cadastro do produto/serviço: a comissão será lançada utilizando para o cálculo o percentual de comissão estabelecido no cadastro de produtos. Será feito um lançamento de comissão para cada produto constante da venda, sem se considerar valores à vista/prazo. Também não serão computados no cálculo os valores lançados em descontos e/ou acréscimos adicionais. O valor base para o cálculo será o total de cada item.
Não paga comissão a vendedores: - autoexplicativo.

Observações
1) Caso você queira que o sistema gere comissão apenas para determinado(s) vendedor(es), desabilite a opção "Recebe comissão de vendedor" no cadastro do(s) vendedor(es) que não receberão comissão. Com isso o sistema não gerará lançamentos de comissão para esse(s) vendedor(es).
É possível ainda, configurar o sistema para pagar comissão pelo percentual do produto e, em determinado(s) produto(s) e para outro(s) não. Para isso basta deixar o percentual de comissão zerada para aquele(s) produto(s) que sua empresa não paga comissão;
2) Você pode alterar essas opções de comissão como desejar, mas os lançamentos relativos às movimentações já gravadas não sofrerão alteração. A alteração só terá efeitos nas novas vendas/OS.

Controlar limite de crédito de clientes: com esse item marcado, só será possível vender à prazo para um cliente que tenha ultrapassado o limite de crédito estabelecido no cadastro dele se um operador administrador liberar a autorização especial. Lembrando que se o operador logado é administrador, em vez de pedir a autorização especial o GFIL, apenas emite um alerta informando que o cliente ultrapassou o limite de crédito, pois o operador administrador tem poderes para liberar a venda. Se essa opção (de controlar limite de crédito) estiver desmarcada, mesmo que haja um limite estabelecido no cadastro do cliente, o sistema vai permitir a venda acima desse limite.;
Permite vendas a prazo para clientes sem CPF/CNPJ informado no cadastro: recomenda-se deixar essa opção desmarcada para obrigar o operador a só vender a prazo se o cliente tiver um CPF ou CNPJ informado no cadastro. Esse dado será útil depois se for necessário fazer uma cobrança formal ao usuário;
Conta caixa para abastecimentos de veículos: ao lançar um abastecimento de veículo o sistema não exigirá conta caixa, pois utilizará a definida nesse item dos parâmetros;
Mora - Taxa mensal de juros e percentual de multa: tanto a taxa de juros, como a multa são percentuais que você pode ou não informar. O sistema utiliza esses dois percentuais para cálculo dos juros/multa das parcelas a receber vencidas e também os juros/multa a serem calculados quando da impressão de boletos. No campo dos juros informe um percentual mensal. Já a multa é um percentual fixo que poderá ser calculado apenas uma vez nas contas vencidas. Lembrando que esse percentual, por lei não pode ser superior a 2%, salvo raras exceções;
Comandas - Taxa de serviço: Nesse campo você informa qual será o percentual da taxa de serviço a ser cobrado na tela de Comandas. Há também a opção de lançar automaticamente a taxa de serviço como comissão de vendedor marcando-se uma das opções: a) vendedor da comanda; b) rateando entre vendedores que recebem comissão; c) não lança;
Prazo de vencimento para geração das parcelas da vendas e O.S.: quando você fecha uma venda ou uma ordem de serviço com valor a prazo, o sistema gera automaticamente as parcelas. O valor deste campo é utilizado para definir o vencimento das parcelas a receber do cliente. Veja orientações detalhadas sobre isso no tópico 171 do manual de ajuda;
Na gravação das vendas, apurar o lucro - relatórios de lucro líquido e lucro bruto - utilizando como custo o preço: quando você grava uma venda, o GFIL já guarda informações para depois permitir que você imprima os relatórios de vendas efetuadas. Entre esses relatórios temos os de lucro bruto e lucro líquido. Para gerar esses relatórios, o sistema precisa utilizar um valor para compor o preço de custo de cada produto, que poderá ser: o preço praticado na última compra gravada do produto: nesse caso, o sistema utilizará o preço unitário do produto praticado na última compra dele, sem considerar eventuais acréscimos/descontos adicionais ou frete; o preço constante da tabela de preços de custo; ou ainda o preço de custo médio do produto: é calculado sempre que uma compra é gravada e considera todos os custos do produto na compra (frete, IPI, acréscimos e descontos adicionais). O frete e acréscimos/descontos adicionais são rateados proporcionalmente a cada item da compra. A composição dos relatórios de lucro é feita no momento que a venda é gravada. Neste item dos parâmetros é que você define qual desses valores o GFIL deverá utilizar como custo para compor os relatórios de lucro;
Conta caixa para pagamentos de salários e adiantamentos a funcionários: ao lançar um pagamento de salário ou um adiantamento a funcionário, o sistema não exigirá conta caixa, pois utilizará a definida nesse item dos parâmetros;

Aba "De Produtos/Matérias-Primas"

Saídas de Produtos/Mat.Primas com Estoque Insuficiente: selecione uma das opções para indicar como o sistema deverá se comportar quando você for registrar uma saída de um produto que não tenha estoque:
As três opções são autoexplicativas.
Formação/Atualização das Tabelas de Preços dos Produtos/Mat. Primas

Na inclusão de uma compra de produtos ou matérias-primas, atualizar automaticamente a tabela PREÇO DE CUSTO do produto/matéria prima: o sistema atualiza a tabela de preço de custo dos produtos e matérias-primas incluídos na gravação de uma compra se os preços desses produtos/mat.primas praticados nessa compra forem diferentes dos preços existentes na tabela de preços de custo. O sistema atualizará também os preços desses produtos/mat.primas nas tabelas de preços de venda que estiverem habilitadas para atualização automática. Esta última habilitação ou não é feito no cadastro da tabela de preços de venda;
Na inclusão de um pedido de compra de produtos ou matérias-primas, atualizar automaticamente a tabela PREÇO DE CUSTO do produto/matéria prima: idem item anterior, com a diferença que esta opção terá efeito quando se registrar um pedido de compra de produtos ou matérias-primas;
Ao atualizar automaticamente o PREÇO DE CUSTO (na gravação da compra):
Aqui temos duas opções:
a) Computar o desconto ADICIONAL informado no fechamento: na tela de fechamento da compra (módulo pagamento da compra), o sistema tem um campo para você registrar um eventual desconto adicional obtido junto ao fornecedor referente àquela entrada de mercadorias.
Obs. esse desconto não é aquele eventualmente aplicado nos itens. É apenas o desconto adicional aplicado na tela de fechamento da compra.
Nesta opção você define se o sistema deverá ou não considerar esse desconto adicional na formação do novo preço de custo nas atualizações automáticas de preço de custo. Esse preço de custo será calculado com base em todos os valores registrados na compra. Se esta opção estiver habilitada o valor lançado no campo do desconto adicional da tela de fechamento da compra fará parte do cálculo do novo preço de custo.;
b) Além do novo preço sendo praticado na compra, considerar também o preço e estoque anteriores, para formação do novo preço de custo: se você habilitar esta opção, quando um preço de custo for atualizado de forma automática, ou seja, na gravação de uma compra, o sistema vai fazer um cálculo médio do preço de custo considerando no cálculo do novo custo tanto o estoque e custo atuais (existentes antes da compra), como também, é claro, do custo e quantidade sendo praticados na compra. Será um cálculo médio, considerando o peso de cada um (estoque/custo anterior e quantidade/custo atual da compra).
Obs.:Obviamente que essas duas variáveis de cálculo acima só terão efeito se a opção de atualização automática de custo estiver habilitada nessa mesma tela de parâmetros gerais;
No fechamento de uma Ordem de Produção, atualizar autom. a tabela PREÇO DE CUSTO do produto: atualiza os preços de custo cujos produtos são resultado de uma ordem de produção (para quem trabalha com transformação de matéria-prima em produto acabado).
Observações importantes:
a) Essa opção refere-se apenas ao desconto adicional. Os descontos registrados nos itens (ao incluir os itens na tela principal da compra) serão sempre considerados na formação do novo preço de custo;
b) O custo médio dos produtos, que é atualizado sempre que é registrada uma compra de um produto, continua sendo calculado considerando todos os valores registrados na compra, inclusive o desconto adicional;

Quantidade de Casas Decimais: defina aqui quantas casas decimais você deseja que o sistema mostre nos campos abaixo. Essa quantidade vai depender de como você comercializa seus produtos. Lembrando que essa definição valerá para todos os produtos/matérias primas e afetará todas as telas e relatórios onde um valor unitário e/ou estoques forem apresentados:

Nos Preços UNITÁRIOS de Produtos e Matérias-Primas - Nos preços de custo:: informe nesse campo como você quer que o sistema se comporte nos campos de preço de custo unitário. Esse dado estará presente nas telas de compras, atualização de preço de custo e relatórios de entradas de mercadorias;
Nos Preços UNITÁRIOS de Produtos e Matérias-Primas - Nos preços de venda:: informe nesse campo como você quer que o sistema se comporte nos campos de preço de venda unitário. Esse dado estará presente nas telas de vendas, atualização de preços de venda e relatórios de saídas de mercadorias;
No ESTOQUE e MOVIMENTO dos produtos/Mat.Primas:: essa opção explica-se melhor dando um exemplo prático: suponhamos que sua empresa comercialize produtos fracionados em kilos. Nesse caso, o ideal será definir 3 casas nesse campo. Aí você poderá lançar 1,650 (um kg e seiscentos e cinquenta gramas) nas entradas e /ou saídas dos produtos.

Atenção:use essa opção com cautela e somente coloque mais que 2 decimais se for mesmo necessário. A opção existe para ser usada, mas é preciso estar ciente de que essa alteração afeta todos os locais (módulos, relatórios, etc) que tragam informações de preços e/ou estoques/movimentações de produtos/serviços.

Aba "De Vendas"

Dados Padrão Para Vendas Balcão, Comanda e Venda via GFILMob: para facilitar o registro de vendas balcão (venda rápida) e também o módulo de comandas, defina aqui um cliente e uma conta caixa. Ao iniciar uma venda balcão ou uma comanda, o sistema buscará automaticamente sempre esses dados. Antes de gravar, você ainda poderá alterá-los lá na tela de vendas, mas, como a venda balcão e a comanda normalmente terão sempre os mesmos dados nesses campos, a definição prévia deles vai agilizar a inclusão desses movimentos;
Permite lançar mais de uma vez o mesmo item (produto) em uma venda normal: se você desabilitar esta opção, quando for gravar uma venda normal e repetir um item, ou seja, lançar duas vezes o mesmo produto, o GFIL vai bloquear e sugerir que a quantidade do novo item seja acrescida no item já incluso.
Obs.: essa opção só tem efeito na venda normal. Na venda balcão o GFIL permitirá lançar o mesmo item duas ou mais vezes
Campo para inclusão rápida de produtos nas vendas, compras e outros: lá na tela de venda (e também outros módulos) o sistema oferece a opção para você pressionar o F8 e pesquisar o produto na tela de pesquisas. Mas também oferece a possibilidade de você digitar um dado do produto direto no campo e pressionar o enter e o sistema já selecionar o produto, não necessitando o acesso à tela de pesquisas, o que, obviamente, agiliza a inclusão dos itens. Aqui, nesta opção, você define qual campo do cadastro de produtos você deseja digitar lá na venda, para que o sistema efetue a busca rápida. As opções são: 1-código, 2-código de barras, 3-código ou código de barras, 4-código original e 5-referência.
Obs.: no caso do código de barras, considera-se ambos os campos de código de barras do cadastro do produto (GTIN e não GTIN)
No ticket de venda/OS/Consig e orçamentos, além dos dados normais, imprimir o(a): antes da impressão da descrição do produto nesses relatórios, o sistema imprimirá também o valor do campo que você definir nesta opção.
Nº de dias que uma pré-venda pode ficar pendente: no módulo de venda normal de produtos, o GFIL oferece a opção de se incluir uma pré-venda, a qual não precisa ser finalizada, deixando-se para informar o fechamento (financeiro) em horário ou data futura. Este parâmetro define quantos dias uma pré-venda pode ficar pendente sem bloquear o sistema para inclusão de novas vendas. Coloque 0 nesse campo para que no dia seguinte o sistema bloqueie a inclusão de novas vendas até o fechamento das pré-vendas pendentes do dia anterior. Colocando 1 nesse campo, o GFIL fará o bloqueio 2 dias depois, e assim por diante...Para mais detalhes, veja o tópico 161 do manual de ajuda;
Ao alterar tabela de preços em uma venda/OS/comanda em andamento, atualizar preços dos itens já incluídos: quando você já iniciou uma venda, ordem de serviço ou comanda e, após ter incluído um ou mais itens e você decide alterar a tabela de preços daquele movimento em andamento, o sistema vai atualizar - ou não - os preços dos itens já incluídos, com base na nova tabela selecionada, de acordo com o que você tiver marcado neste item;
Grupo de campos "Balança Checkout"
Se, no seu frente de caixa (tela de vendas balcão e itens de comandas), você deseja fazer leitura de peso diretamente de uma balança conectada ao sistema, é necessário configurar esses 3 campos.
Para completar esses campos, solicite auxílio de seu técnico e veja também no manual do fabricante da balança quais as configurações marcar.
Observação: essa configuração é apenas para balanças conectadas diretamente no computador onde está o GFIL. Para balanças de retaguarda que geram etiquetas do produto, analise o tópico 78 do manual de ajuda;
Grupo de campos "Leitor de código de barras serial"
Se você for utilizar um leitor de código de barras (do tipo scanner) cuja conexão com o computador se dá através de uma porta serial (COM), complete o campo "Porta" neste grupo. Aí o sistema fará a leitura diretamente da porta lá na tela de venda, no momento de incluir os itens.
Obs.: para leitores do tipo pistola ou tipo scanner com conexão USB, não é preciso fazer nenhuma configuração, pois o GFIL fará a leitura automaticamente;
Grupo de campos "TEF"
Analise o tópico 114 do manual de ajuda;
Grupo de campos "Impressão de QrCode de PIX"
Analise o tópico 47 do manual de ajuda.

Veja também

Tópico: 3 - Atualização de versão do Sistema GFIL

O GFIL tem atualizações constantes. Não há uma regra para a periodiocidade das novas versões que são lançadas, mas em torno de 10 novas versões são disponibilizadas a cada ano. Recomendamos efetuar o processo de atualização pelo menos uma vez a cada 30 dias. Lembrando que essa atualização é disponibilizada gratuitamente, mas é obrigatória, conforme termos de uso aceitos no registro da licença.

Para atualizar o programa você deve executar os seguintes passos:

Execute um backup (cópia de segurança).

Observação: o processo de atualização não vai fazer nenhuma interferência nos seus dados (cadastros, lançamentos, etc). Eles vão permanecer exatamente como estão. Esse backup você deve fazer apenas por segurança. Lembrando que a cópia de segurança você deve fazer conforme orientações do tópico de backup . Esse tópico orienta como fazer uma cópia de seus dados mesmo você não tendo acesso ao programa;

Se você utiliza o GFILMob ou GFIL estação web, então com certeza vai ter o GFILMobServer ativo em sua máquina. Nesse caso, deve-se desativar ele antes de iniciar a atualização através do menu tray (do lado do relógio do Windows);

Verifique qual a versão que você utiliza atualmente. Para ver a versão acesse o programa até chegar na tela de login (senha). Na parte superior dessa tela vai estar informada a versão. Anote-a;

No site GFIL acesse o menu "Downloads -> Atualização -> Novidades no Sistema" e analise com muita atenção todas as mudanças implementadas no sistema nas versões posteriores àquela que você utiliza e que verificou no passo anterior. Veja também a informação "Versão Oficial disponível" nessa tela do site. Essa é a versão oficial disponível e será a versão que você vai baixar. Só prossiga com o próximo passo se você tiver entendido todas as informações que estão detalhadas nessa seção novidades.

Eventualmente pode ser necessário executar algum outro procedimento antes de iniciar o processo de atualização.

Importante:

Feche o programa GFIL em seus micros (todos, inclusive estações de rede);

No menu "Downloads -> Atualização -> Baixar" do site www.sistemagfil.com.br, efetue o download do arquivo da atualização. Salve o arquivo em uma pasta qualquer e depois execute esse arquivo utilizando a opção "Executar como administrador" de seu Windows;

Observação: a atualização também pode ser feita diretamente pelo programa GFIL, menu "Utilidades -> Atualizar a Versão do Sistema" ou pelo botão "Atualização" da página inicial do GFIL no servidor, mas é imprescindível que você execute todos os demais passos listados neste tópico de ajuda. Cabe salientar que, dependendo de algumas condições da sua máquina/internet/Windows, a atualização por esse botão pode não ser possível e você deverá baixar o instalador conforme orientado acima;

Se você tiver o programa rodando em mais de uma máquina (rede), deverá primeiro atualizar o programa no servidor e depois executar a mesma atualização nas estações. Se a pasta onde o programa está instalado no servidor estiver compartilhada na rede, você só precisa atualizar o programa no servidor e depois tentar acessá-lo na estação. Aí o próprio programa copiará o novo executável do servidor para a estação.

Outras observações

A versão disponível para download será sempre a última versão e, independemente de qual versão você utiliza, deverá fazer a atualização direto da versão que você tem instalada para a última, disponível no site. Porém, a análise das novidades deve ser feita minuciosamente, versão a versão, em todas as mudanças feitas nas versões posteriores àquela que você utiliza;
É preciso salientar que o programa atualizador não faz nenhuma alteração ou deleção de seus dados. Ele está preparado para reestruturar o arquivo de dados e manter todos os seus dados sem nenhuma modificação nos mesmos. Contudo, como em qualquer outro programa que você tenha dados cadastrados, sempre que se for fazer qualquer procedimento, é altamente recomendável efetuar uma cópia de segurança antes de iniciar a atualização, conforme inclusive orientação do passo 1 acima.
Repetindo: o atualizador não faz nenhuma inclusão, alteração ou deleção de dados.

Veja também

Tópico: 4 - Liberação da licença de uso GFIL
Conforme acordado em seu contrato de uso, o qual foi aceito no momento que o programa GFIL foi instalado em seu computador, o sistema funciona sob a modalidade de licença de uso, com pagamento de uma taxa anual por esse direito de uso.
É importante observar que:
1 - O pagamento dessa renovação pode ser feita tanto diretamente ao desenvolvedor do GFIL, como para uma das revendas credenciadas e listadas no site oficial do sistema;
2 - O valor dessa taxa será sempre o mesmo, independentemente de qual seja o destinatário (desenvolvedor ou revenda) do pagamento. Obs.: os valores da taxa estão sempre informados no site GFIL (menu "Licença de Uso --> Renovar ou Consultar").
Importante: essa taxa é tão somente pela licença de uso. O suporte técnico, que é opcional, deve ser contratado à parte junto a uma revenda.

Entendido isso, vamos para a parte operacional da liberação de sua chave no sistema.
Para o controle de dados do usuário que utilizará o sistema e também para o controle do vencimento da licença, é produzida uma "Chave de liberação" para cada licença.
Essa chave conterá dados criptogrados do usuário, como: nome fantasia, CNPJ/CPF, inscrição estadual, entre outros. Portanto, essa chave será única para uso no seu sistema
Obs.: seu você utiliza o sistema em rede, a chave será a mesma para todas as máquinas, desde que conectadas no mesmo banco de dados e mesma empresa/filial.
Assim que seu pagamento for compensado, sua chave será disponibilizada.
Obs. lembre que dependendo do meio de pagamento que você escolher, a compensação pode demorar de 1 a 3 dias.

A chave estando liberada, você pode agora executar o procedimento de liberação no seu GFIL. Para isso, existem algumas opções:
Obs.: em todas as opções você deverá informar a chave de liberação no seu GFIL. A diferença entre as opções são os passos que você executará para obter a chave:
Opção "a": Na primeira tela do sistema (login), há um checkBox "Forçar atualização da chave da licença". Marcando essa caixinha, ao iniciar o sistema, ele tentará se conectar ao web services do GFIL para baixar a sua chave. Se não houver impedimentos(1), o sistema irá comparar a chave do servidor de licenças com os dados (nome, CNPJ, ...) gravados no seu cadastro de empresa/filial na sua base local do GFIL. Estando tudo certo(2), a liberação será feita automaticamente.
Caso a conferência da chave não tenha sucesso, o GFIL abrirá a tela de liberação para você verificar/alterar os dados gravados na base local e que compõem a chave;
Opção "b": Com o GFIL aberto, acione o menu "Sistema -> Licença de Uso -> Liberar Licença".Verifique se os dados constantes nessa tela são os mesmos que estão registrados na sua licença de uso junto ao desenvolvedor. Em seguida, pressione a tecla F8. Se não houver impedimentos(1), a liberação será efetivada.
Opção "c": Com o GFIL aberto, acione o menu "Sistema -> Licença de Uso -> Liberar Licença". Verifique se os dados constantes nessa tela são os mesmos que estão registrados na sua licença de uso junto ao desenvolvedor. Se for o caso, altere os dados nessa tela. Em seguida, cole(2) sua chave no campo correspodente.
(1) Ocorrem raros casos em que o GFIL não consegue baixar a chave on line, seja por causa de algum impedimento na sua conexão de internet, ou mesmo, se nao houver internet naquela máquina. Nesses casos você deve colar manualmente a sua chave. Para obter a chave, copie-a do site GFIL, menu "Licença de Uso--> Renovar ou Consultar"".
(2) Na tela de liberação, verifique se os dados que estão sendo apresentados são exatamente os mesmos que estão registrados na sua licença de uso junto ao desenvolvedor GFIL.
Obs.: alguns dados podem ser alterados no registro da licença. Se, por exemplo, tiver ocorrido mudança no nome fantasia de sua empresa, você pode solicitar alteração desse dado no seu registro. Analise o tópico 169 do manual de ajuda para orientações;

Obs.: os procedimentos de liberação da sua chave no sistema só precisam ser feitos uma (1) vez ao ano, quando for feita a renovação, ou quando houver alteração de dado que compõe a chave.

Veja também

Alteração de dados registrados na licença de uso;

Reinstalação por formatação de HD ou troca de servidor;

Tópico: 5 - Cadastro de produtos
Menu de acesso: a partir da tela principal, clique em "Cadastros -> Produtos" ou clique no botão de atalho. Tecla de atalho: CTRL+P

Descrição:inclusão e edição de cadastros de produtos. Em princípio são obrigatórios apenas os campos código, descrição, categoria, setor de localização e o preço de custo. Se você emite nota eletrônica pelo GFIL, então também serão obrigatórios o NCM/SH, Exceção TIPI e o grupo de tributação.
Se, nos Parâmetros da Empresa você definiu que a comissão de vendedor será gerada pelo percentual dos produtos, aí você poderá ou não informar o percentual de comissão do vendedor para este produto. Porém, se deixar zerado, o GFIL solicitará confirmação.
O campo "Estoque inicial" é opcional informar, mas se você tiver estoque desse produto existente no momento do cadastro do produto, é importante informar esse estoque.
Para que você possa utilizar o código de barras no módulo vendas, compras, orçamentos, etc., é necessário que informe esse dado no cadastro do produto.
É possível cadastrar mais de um produto com a mesma descrição. Contudo, não recomendamos essa prática pois poderão ocorrer situações, relatórios por exemplo, onde aparecerá apenas a descrição do produto e, se houver dois ou mais produtos iguais, você não saberá a qual produto aquele lançamento se refere.
Se você utilizar o recurso de multiempresa do sistema, ou seja controlar mais de uma empresa/filial no mesmo programa/base de dados, atente para o fato de que apenas as informações da aba "Dados Públicos" é que serão compartilhadas. Os dados da aba "Dados Privados" deverão ser informados para cada filial, separadamente.

Campos Especiais

Código: diferentemente dos demais cadastros do sistema, esse campo tem duas situações diferentes do padrão do campo código de cadastros, a saber: a) ele aceita também caracteres alfa, ou seja, letras. Também podem ser informados os caracteres ponto, hífen e traço. Caracteres especiais como "&"(e comercial) e outros, não são aceitos; b) é possível alterar esse campo depois do cadastro já ter sido gravado;
Fotos: é possível gravar até 3 fotos de cada produto. Para gravar a foto, inicie a inclusão ou alteração do produto e, no campo das fotos, selecione o número dela (1, 2, 3) e depois clique em "Incluir/Alterar" da aba "Dados Públicos". Em seguida indique o arquivo que contém a foto do seu produto. Caso queira excluir uma foto, basta fazer esse mesmo procedimento e, na tela de seleção do arquivo, não selecionar nada.
Obs.: esse arquivo não necessita ser guardado depois, pois a imagem será salva no banco de dados.
O tamanho da imagem (em pixels) você é que define conforme desejar. Mas, para evitar que o banco de dados "inche" demais, o sistema permite que o tamanho do arquivo seja de no máximo 200 kb.
Ainda em relação ao tamanho da imagem (pixels), nesta tela do cadastro, ao incluir a foto, se o tamanho dela for maior que o quadro, a imagem ficará distorcida. Porém, lá na tela onde você vai visualizar as fotos, você terá a opção para aumentar o tamanho do quadro de visualização conforme for o tamanho real de cada imagem;
Código de barras: nesse campo você pode inserir qualquer dado alfanumérico. Contudo, se desejar imprimir a etiqueta e utilizar um leitor de código de barras, é necessário registrar nesse campo ou um código real constante da etiqueta do produto ou, se for "inventar" seu código, ele deverá ter 12 dígitos numéricos, além do dígito verificador que deverá ser calculado acionando-se o botão que está ao lado do campo. Se você emite nota eletrônica pelo GFIL, esse campo deve ou estar em branco (sem informação) ou conter um código GTIN válido do fabricante do produto. Clique aqui para ler o tópico que explica isso detalhadamente;
Código Original: muitos usuários utilizam esse campo para informar o código utilizado pelo fornecedor para esse produto, mas você pode informar qualquer dado nesse campo;
Grupo de campos "Unidades de movimentação do estoque"
1. Unidade de Compra: selecione a unidade na qual você compra seus produtos;
  Observação: essa unidade é exclusivamente para entradas de produtos pelo módulo de compra de produtos. Todas as demais movimentações, inclusive de entradas de produtos, utilizarão a unidade "Unidade de Venda e de Outras Mov." a seguir descrita;
2. Unidade de Venda e de Outras Mov.: selecione a unidade na qual você vende seus produtos ou faz qualquer outra movimentação que não seja compra: vendas, devoluções, outras entradas, saída ou entrada por nota eletrônica avulsa, ajustes de estoques (tanto saídas como entradas), ordem de serviço, etc.;
3. Fator de Conversão: se você vende (Unidade de Venda e de Outras Mov.) seus produtos exatamente como compra (Unidade de Compra) no que se refere à unidade, então deixe esse campo sempre igual a 1.
  Porém, se você compra um produto em kg e vende em metro, compra em metro e vende em cm, compra em caixa/pacote e vende em unidade, etc. esse campo será muito útil no momento de se registrar as entradas de produtos pelos módulos de compras de produtos e outras entradas.
  A sistemática é bastante simples, mas precisa ser muito bem compreendida para evitar confusão, o que poderia gerar estoques incorretos.
  O valor que você informar no campo "Fator de Conversão" será utilizado pelo GFIL no momento de se gravar uma compra (somente na compra) para atualizar o saldo do estoque do produto.
  Para explicar melhor, vamos criar um exemplo hipotético: vamos supor que você tenha um produto denominado "Pipoca Doce". Você compra essa pipoca em "Caixa" fechada de 20 pacotinhos, mas na sua loja você vende separadamente cada unidade desses pacotinhos. Seu fornecedor, quando faz a nota fiscal, envia a quantidade igual 1, ou seja, para o fornecedor, a quantidade saindo do estoque dele é mesmo 1, pois a unidade dele (fornecedor) é "Caixa" com 20.
  Porém, como sua empresa vende a pipoca em unidades, o GFIL fará essa conversão de entrada no estoque automaticamente conforme estiver definido nesse campo de "Fator de Conversão" do produto, ou seja, nesse exemplo você manterá a quantidade 1 no registro da compra, mas no cadastro do produto colocará o fator de conversão igual a 20. Com isso, ao registrar a compra, o GFIL acrescerá automaticamente em 20 unidades o estoque desse produto para cada unidade (1) comprada, ou seja, o estoque acrescido será igual a quantidade comprada X fator de conversão. Mas atenção: essa conversão automática só será feita nas entradas que forem registradas no módulo de compras de produtos. Em todas as demais movimentações de produtos (módulos outras entradas, ajuste de estoque; devoluções a fornecedores, etc.), mesmo que seja movimentação de entrada, a conversão não será feita. Essas outras movimentações devem sempre ser feitas considerando-se a "Unidade de Venda e de Outras Mov." (1x1).
  Voltando ao exemplo da pipoca, se, por exemplo, você for registrar uma devolução ao fornecedor de um pacote fechado de pipoca deverá informar 20 no campo quantidade da devolução. Lembre que quando você gravou a compra (quando o produto entrou na sua empresa) você registrou quantidade igual a 1 (1 pacote), mas, na devolução deverá registrar quantidade 20, ou seja, você vai devolver em "Unidade de Venda e de Outras Mov.".
  Se você vende o produto exatamente como o compra, deixe sempre as unidades de compra e de venda iguais e fator de conversão igual a 1;
Grupo de campos "Dados de tributação do produto (em relação à unidade)"
1. Unidade tributável: na grande maioria dos produtos, esse campo terá o mesmo valor do campo unidade de venda do produto. Apenas para aqueles produtos que são vendidos em uma unidade diferente da unidade tributável para aquele produto é que esses campos não serão iguais. O que é uma unidade tributável? É a unidade considerada como unidade oficial pela receita. Seu contador poderá lhe dar mais informações sobre isso.
  Vamos à um exemplo: sua empresa vende barras de ferro por unidade (UN). Porém, para a receita, a barra de ferro tem como unidade tributável o quilo (KG). Neste caso, você teria uma unidade de venda e outra unidade tributável para o produto barra de ferro;
2. Qtde de un. tributáveis contidas em un. de venda: é a quantidade de unidades tributáveis que uma unidade de venda contém. No exemplo do produto acima (barra de ferro), vamos supor que a barra de ferro pese 2 kg. Então uma unidade de venda (unidade) conterá 2 unidades tributável (kg). Se a barra pesasse 1/2 kg, então esse campo (Qtde de un. tributáveis contidas em un. de venda), seria 0,5.
  Atenção: esses campos relacionados à unidade tributável do produto não terão nenhuma influência na movimentação do estoque, quer seja de entrada, quer seja de saída do produto. Essas informações precisam apenas constar no produto para que o GFIL as registre também no XML, quando se emitir uma nota fiscal eletrônica desse produto;
3. GTIN (cód. Barras) da UN tributável: se a unidade (lata) tiver código de barras, informe-o no campo "GTIN (cód. Barras) da UN tributável". Lembre-se que o código de barras da caixa de cerveja você já informou no campo "Código de barras" do produto. O GTIN da UN tributável será o código de barras da lata;
Tipo / Finalidade: informe se o produto vai ser um produto a) "Revenda (adquirido de terceiros)": aqueles produtos que você adquire de seus fornecedores para depois revender; ou b) "Acabado (produção própria)": só selecione essa opção para aqueles produtos que sua empresa mesma fabrica, ou seja, que sejam resultado de transformação de matéria-prima em produto acabado. Essa transformação é feita no módulo de ordem de produção.
Observações
1. Tanto os produtos marcados para revenda, como os marcados como produto acabado serão passíveis de venda, ou seja, na inclusão de uma venda você poderá selecionar tanto um produto de revenda, como um acabado. Porém, na tela de compra de produtos o GFIL só listará os produtos para revenda, já que os produtos acabados não são comprados, mas são resultado de uma transformação ( módulo de ordem de produção) de matéria-prima em produto acabado;
2. Não é possível ter um mesmo produto que seja de revenda E acabado. Se em sua empresa tem um produto que é tanto adquirido de fornecedores para revenda, como fabricado pela empresa, então serão necessários dois cadastros desse produto, um para cada tipo/finalidade;
Grupo de campos "Prazo de Validade": analise o tópico número 37 do manual de ajuda;
Balança de Checkout: se você pretende utilizar uma balança de Checkout, ou seja, uma balança conectada diretamente ao sistema quando for registrar itens nos frentes de caixa (venda balcão e itens de comanda), marque essa opção nos produtos cuja quantidade será gerada pelo peso da balança. Com isso, assim que você selecionar o item para inclusão lá no frente de caixa, o GFIL fará a leitura do peso automaticamente da balança.
Observação: para que sua balança permita essa leitura lá no frente de caixa, também é necessário configurar os dados da balança no módulo de parâmetros gerais da empresa;
NCM/SH: Nomenclatura Comum do Mercosul. Se você emite nota eletrônica pelo GFIL, complete esse campo. Seu contador poderá lhe auxiliar a enquadrar o produto na tabela NCM. Essa tabela é disponibilizada na internet por vários órgãos governamentais, inclusive a receita;
Código ANP: Se você emite NFCe de combustível pelo GFIL, complete esse campo. Seu contador poderá lhe auxiliar sobre qual código você deverá informar;
CEST: Código Especificador da Substituição Tributária. Veja com a sua contabilidade se você deve ou não informar esse campo e com qual informação.;
Exceção TIPI: para saber o conteúdo a ser preenchido neste campo você deve buscar orientações com o contador da sua empresa. O importante é que você saiba que, se você emite nota fiscal eletrônica, esse campo, em conjunto com o campo anterior (NCM/SH), terão influência direta no cálculo automático do valor dos tributos da lei da transparência (12.741/12);
Escala relevante: Indicador de produção em escala relevante. Converse com sua contabilidade e veja se seus produtos têm produção em escala. Em caso positivo, também será necessário preencher o campo CNPJ do fabricante;
Categoria: serve para você definir uma categoria diferente para cada produto. No futuro você poderá imprimir relatórios de compras ou vendas, filtrando esses relatórios por categoria dos produtos movimentados, ou seja, imprimir as saídas e/ou entradas realizadas apenas a determinada categoria de produtos;
Setor de Localização: idem categoria;

Aba Dados Gerais e Fiscais

Preço de Custo: Esse preço só pode ser informado na inclusão do produto. Ele alimentará a tabela de preços de custo dos produtos e que, por sua vez, alimentará a base de cálculo para todas as tabelas de preços de venda. Eventuais futuras alterações desse preço de custo deverão ser feitas no módulo próprio (alteração de preços de custo). Lembrando que, antes de iniciar o cadastramento de produtos, você deve analisar e entender a sistemática de Tabelas de Preços de produtos do sistema.
Estoque Mínimo: Ao iniciar o programa o sistema pode mostrar a agenda do dia onde constará "Produtos a repor". O produto será listado na lista da agenda do dia se o estoque do produto for inferior ao estoque mínimo estabelecido nesse campo;
% Comissão de vendedor: Se você paga comissão de vendedor com base em um percentual diferente para cada produto, informe esse dado no cadastro do produto. Se sua empresa não paga comissão para esse produto, deixe esse campo zerado;
% Margem de Lucro: Se no módulo Criação de Tabelas de Preços você estabelecer que o sistema deverá calcular o preço de venda das tabelas com base no percentual de lucro diferenciado para cada produto, informe esse dado no cadastro do produto;
% Outros Custos: Se no módulo criação de tabelas de preços você desejar incluir um percentual adicional para ser incluso no preço final do preço de venda das tabelas de venda, informe esse dado no cadastro do produto;
Grupo de tributação: vincule um grupo de tributação ao seu produto. Para conhecer o módulo de criação de grupos de tributação, analise o tópico 174 do manual de ajuda;
Controlar estoque: se você tiver algum produto que não queira que o sistema controle o saldo de estoque, marque "Não" nesse campo;
Informações Adicionais Para NFe: se você quer complementar a informação do campo "Descrição" do cadastro do produto, informe o complemento neste campo. Essa informação será acrescentada à descrição do produto no danfe da NFe.
Composição: Este é um campo do tipo texto onde pode ser informada a composição daquele produto. Esse dado será exibido lá na tela de pesquisa do cadastro (F8) durante a inclusão de um movimento (vendas, compras, etc.). Esse dado pode ser utilizado para várias informações, mas seu principal objetivo é permitir registrar dados do produto para serem vistos no módulo de comandas, especialmente na hora do cliente decidir por pedir ou não aquele produto e, nesse momento, o garçom pode verificar e informar ao cliente tudo que tem de ingredientes, modo de preparo, etc., daquele produto.

Botões Especiais

Ocorrências: abre a tela para se registrar ocorrências (informações diversas) do produto, onde você poderá registrar fatos ocorridos e relacionados ao produto;
Preços: abre a tela para visualização de preços de vendas e estoque dos produtos.

Menus Especiais

Opções -> Alterar Dados em Massa: acionando esse menu você acessará uma tela onde, com apenas um procedimento, será possível alterar dados de vários ou até de TODOS os produtos cadastrados.
Muita atenção: as alterações feitas nessa tela NÃO poderão ser revertidas. Então, antes de qualquer alteração, faça um backup para evitar "acidentes" e perda de dados e, somente efetive a alteração se tiver absoluta certeza do que estás fazendo. Na dúvida, solicite auxílio de seu suporte técnico.
Alguns campos podem ser zerados e/ou alterados para ficarem em branco. Se você desejar fazer isso com algum dos campos passíveis de alteração, informe a palavra NULL no campo do novo valor;
Opções -> Criar Código de Barras nos Produtos Sem o Código: Autoexplicativo.
Fornecedores -> Vincular Fornecedores ao Produto: na grande maioria dos casos, o código dos produtos que vem informado no arquivo XML da nota é diferente do código do produto no GFIL. Por isso, faz-se necessário informar ao GFIL que X código de produto de X fornecedor é o X código do produto no cadastro do GFIL.
Acionando esse menu você acessa uma tela especial para vincular (estabelecer a relação) dos códigos de produtos dos fornecedores com o código do produto no GFIL.
Essa vinculação será muito útil para quando você for registrar uma compra importando os dados de uma nota fiscal eletrônica de arquivo XML do fornecedor;

Existem vários outros menus nessa tela que é interessante você analisar.

Teclas Especiais

Estando em modo de visualização da lista de produtos, ou seja, não tendo iniciado uma inclusão ou alteração de algum produto, você pode mudar a aba disponível na tela e, pressionando as tecla Alt+seta direita ou esquerda, mudar o registro selecionado na tela. Com isso, você pode visualizar (navegar nos registros) os dados de diversos produtos sem ter que cada vez mudar para a aba "Seleção", selecionar o produto e depois voltar para a aba que tenha os dados desjados para visualização.

Observações

Apesar de existir o botão "Excluir" nessa tela, o GFIL não permite deletar um cadastro de produto que já tenha tido algum tipo de movimentação (venda ou compra por exemplo) gravada no sistema. Havendo casos em que você tenha certeza de que um produto não fará mais parte de sua lista, deixe-o como inativo, para inativar veja o tópico 83 do manual;
Ao entrar nessa tela, o GFIL mostra os produtos ordenados pelo nome, mas você pode alterar essa ordenação para qualquer um dos campos que aparecem nas colunas da tela. Basta clicar sobre o título do campo no topo de cada coluna.

Veja também

Tópico: 6 - Dicas rápidas e muito úteis

Este tópico traz diversas dicas e sugestões bastante úteis para uma utilização correta e completa do sistema. Analise todas antes de iniciar a lançar dados.

Ei-las:

Que tal gerar um contrato em .pdf com dados de um cliente? Explore o menu "Imprimir -> Contratos", na tela de cadastro de clientes;
Quer guardar um boleto de uma conta a pagar a um fornecedor, ou qualquer outro documento vinculado a uma conta a pagar/receber? Analise o menu "Opções -> Armazenamento de Documentos Vinculados", nos módulos de lançamentos de contas a pagar ou receber. O documento ficará gravado no sistema e você poderá gerar o arquivo dele sempre que desejar;
Deixe sempre um e-mail atualizado registrado no seu cadastro de operador no sistema. Dessa forma, se você perder/esquecer sua senha de acesso, você poderá recuperá-la por e-mail através de uma opção disponível na própria tela de login do GFIL;
Quer que o GFIL envie automaticamente os XMLs de suas notas eletrônicas ao contador a cada início de mês? Basta deixar cadastrado o e-mail de seu contador no cadastro do contabilista no sistema e configurar um SMTP;
Na tela de pesquisas de produtos e de clientes, você pode personalizar a ordem com que os campos aparecem no grid. Clique com botão direito do mouse sobre o grid e acione o menu que permite essa fazer essa mudança;
Nas telas de pesquisas de cadastros e movimentos, quando você lista registros e clica no grid a tela é fechada, certo? Você pode configurar para que esse clique não feche a tela. Para isso, clique com botão direito do mouse sobre o grid e desmarque a opção;
Em algumas telas, como cadastro de clientes, produtos e fornecedores, é possível navegar nos registros com as teclas Alt+seta direita/esquerda;
Precisa fazer rapidinho uma nota eletrônica de remessa para conserto? Acesse a tela de NFe e acione o menu "Iniciar NFe -> Avulsas -> De Produtos -> Remessa para Conserto";
Na tela de prévia de relatórios (aquela onde você faz as filtragens de datas e outros), clique com o botão direito do mouse na região perto dos campos de data. O sistema abrirá um menu popup que facilita no preenchimento de algumas datas;
Quer lançar quantidades de produtos com 1, 2, 3, 4 decimais? Configure o campo "Quantidade de Casas Decimais No ESTOQUE e MOVIMENTO de Produtos/Mat. Primas" do módulo de parâmetros gerais da empresa;
No menu "Consultas" da tela principal você encontra opções rápidas de consulta de saldos do livro caixa, contas bancárias, preços e estoques de produtos, etc.;
Em vários módulos de cadastro (tabelas de preços, categorias, classes, etc.) você vai encontrar a opção "Padrão". Marcando essa opção em um cadastro, sempre que você for fazer um lançamento e/ou cadastro, o GFIL já buscará automaticamente o cadastro marcado como padrão;
Impedir que um operador sem poderes de administrador faça vendas parceladas a um determinado cliente? Altere o campo "Bloqueado para vendas à prazo" no cadastro do cliente;
Marque a opção "Ao Iniciar o Sistema, Mostrar a Agenda do Dia" no módulo de parâmetros gerais da empresa e o GFIL lhe apresentará automaticamente os compromissos e contas a pagar no dia sempre que o programa for aberto;
Explore bastante as telas de movimentos (vendas, compras, ordens de serviços, etc.), principalmente nos menus que são apresentados nessas telas. Na tela de venda normal, por exemplo, você tem vários sub-menus com inúmeras opções, dentre elas: imprimir um carnê ou as duplicatas das contas geradas por aquela venda; iniciar outra venda utilizando uma venda como base aproveitando todos os itens já incluídos na venda base, etc.;
Permita ou não que sejam gravadas saídas sem estoque configurando o quadro "Saídas de Produto/Mat. Prima Com Estoque Insuficiente" no módulo de parâmetros gerais da empresa;
No cadastro de cada tabela de preços há a opção "Atualiza preços automaticamente sempre que o preço de custo de um produto for alterado ou quando algum percentual de formação dos preços for alterado". Nas tabelas de preços de venda onde essa opção estiver habilitada, sempre que o custo de um produto for alterado, o sistema atualizará automaticamente o preço de venda do produto naquela tabela;
Não quer permitir que o vendedor lance o mesmo item duas vezes numa venda? Desmarque a opção "Permite lançar mais de uma vez o mesmo item (produto) em uma venda normal no módulo de parâmetros gerais da empresa;
Quer imprimir um recibo de uma conta recebida ou paga? Acione o menu "Contas -> Recebidas" ou "Contas -> Pagas" da tela principal do GFIL;
Gostaria que saldo do livro caixa fosse individualizado, ou seja, cada operador ter seu próprio saldo? Marque/desmarque essa opção no cadastro de cada operador;
Você pode verificar tudo o que um determinado operador fez no sistema, com dia, hora e operação. Acione o menu "Relatórios -> Lançamentos -> Histórico de Operações" na tela principal do sistema, ou pelo menu "Consultas";
Deseja que o GFIL altere automaticamente o nome dos clientes, produtos, etc. que você incluir, colocando tudo para MAIÚSCULO? Configure as opções "Formatar o nome/descrição em todos os cadastros novos, deixando:", no módulo de parâmetros gerais da empresa;
A grande maioria dos relatórios do sistema (são mais de 200 ao todo) você pode tanto imprimir direto numa impressora, imprimir em tela ou ainda gerar arquivos nos padrões. pdf, .html e .xls. Para fazer a opção de onde imprimir e/ou gerar arquivos, na tela de prévia do relatório, mude a opção "Saída do Relatório" antes de iniciar a impressão.
Você conhece o menu "tray" do GFIL? Tray é um menu suspenso que é acionado pelo ícone que aparece ao lado do relógio do Windows quando o GFIL está aberto. Explore esse menu. Tem várias opções muito úteis nele;
Quer consultar tabela de preços e estoques de produtos a partir de qualquer tela do sistema? Pressione F12;

Tópico: 7 - Backup/cópia de segurança da base de dados

Antes de inciarmos o detalhamento da parte operacional da geração de backup no GFIL, é importante salientar que a geração da cópia de segurança (backup), é um dos procedimentos mais importantes no sistema e é de total responsabilidade do usuário a geração, armazenamento e conservação dos arquivos.
O sistema GFIL oferece ferramentas e orientações para esse procedimento, mas é o usuário que precisa executá-lo e monitorar seu bom funcionamento.
A não observância dessas orientações pode (e provavelmente ocorrerá) gerar perda total dos dados cadastrados.
Muita atenção: é importantíssimo ter em mente que, apesar de que o sistema tem a opção para geração do backup, a geração dos arquivos só ocorrerá se as condições para tal existirem. Portanto, é imprescindível um acompanhamento permanente e verificação diária para ver se os arquivos estão de fato sendo gerados de forma correta.

Muito bem, vamos lá:
O sistema GFIL utiliza vários arquivos para seu funcionamento. A maior parte deles está instalada na pasta C:\SistemaGFIL\ ou na pasta por você indicada quando da instalação do programa.
Numa eventual perda da mídia (HD, SSD, ou outra) de armazenamento, será possível repor todos os arquivos iniciais, inclusive o banco de dados através da reinstalação do programa, mas com as informações todas zeradas, ou seja, da mesma forma como estava quando o programa foi instalado pela primeira vez, sem nenhum cadastro ou lançamento.
Ocorrendo essa situação e não existindo as devidas cópias de segurança, todos os seus dados cadastrados e personalizações efetuadas seriam perdidos.
Obs.: só você tem posse dos arquivos. Se não tiver, ninguém mais terá e não haverá nada, nem mesmo seu suporte técnico, que se possa fazer para recuperar os dados.
Por isso, é imprescindível que você usuário dê muita, mas muita importância mesmo, aos módulos de cópias de segurança disponibilizados pelo sistema.
Outra orientação importantíssima é que o armazenamento dos arquivos de backup seja feito em local diferente da máquina onde seu GFIL está sendo executado como servidor. Tenha sempre no mínimo dois locais (pastas) diferentes onde os arquivos de backup são armazenados.
Dê preferência para salvamento em nuvem, conforme orientações abaixo no "Logística Ideal de Seus Backups".
A perda do arquivo de dados (infolivre.fdb) pode ocorrer por inúmeras causas: queda de energia, condenação da mídia de armazenamento do banco de dados, exclusão por algum usuário desavisado, exclusão por vírus, corrupção do arquivo de dados, formatação da máquina sem ter salvo em outro local as devidas cópias do backup antes; roubo de seu hardware, entre várias outras possíveis.

Muito bem, vamos a parte operacional do sistema de backup:
Há duas opções:
1) Backup manual: (não recomendado). Utilize apenas em situações esporádicas e necessárias com orientação do seu suporte. Esse backup você aciona através do botão "Backup - Gerar Backup Manual". Informe os dados solicitados e efetue o backup.
Obs.: dê preferência para geração do arquivo de backup no servidor. É mais rápido e mais seguro, pois o sistema faz uma conferência da integridade do arquivo após gerar o backup;

2) Gerenciador de backup automático (recomendado): esse processo é feito pelo sistema à parte, o BackupGFIL.exe. Esse arquivo precisa estar dentro da pasta do GFIL e ser acionado sempre que a máquina for ativada. O arquivo pode ser instalado tanto no servidor, como estações.
Obs.: o BackupGFIL.exe é copiado para a pasta quando instala e/ou atualiza o sistema. Basta marcar a opção na tela de instalação/atualização.
No gerenciador de backup você poderá configurar para que sejam feitos 48 backups diários, no(s) dia(s) da semana que desejar.
Você pode abrir esse arquivo de backup através de um duplo clique no arquivo (BackupGFIL.exe), mas essa abertura será apenas para visualização das configurações. Para você editar as configurações de local de salvamento do arquivo, dias e horários de agendamento, e outras configurações, você deve acionar o botão "Backup -> Gerencidador de Backup".
As configurações a serem feitas nessa tela são todas autoexplicativas.

Observações
a) Dê preferência para geração do arquivo de backup no servidor. É mais rápido e mais seguro, pois o sistema faz uma conferência da integridade do arquivo após gerar o backup;
b) Como já foi dito acima, mas é importante salientar mais uma vez, o sistema gerará o arquivo de backup apenas se as condições para essa geração forem atendidas, quais sejam: a pasta indicada para o salvamento precisa existir; o Firebird precisa estar ativo e atualizado no servidor; o GFILServer precisa estar ativo, o que pode ser tanto no servidor, como estações ou até ambos;
c) Caso não consiga fazer backup ou ocorra qualquer erro, o sistema emitirá avisos. Um desses avisos será a mudança da imagem da tela principal do GFIL com aviso de problemas no backup. Outro aviso é o envio de email, desde que tudo esteja corretamente configurado no gerenciador. NÃO ignore esses avisos, se ocorrerem;
d) Seu TI deve fazer um acompanhamento assíduo dos arquivos gerados, bem como a guarda deles em local seguro. Apesar do gerenciador fazer o processo todo de forma automática, podem ocorrer imprevistos e/ou problemas com outros arquivos que o gerenciador utiliza e o pior, o gerenciador pode não conseguir lhe enviar avisos do problema;
e) Na máquina onde o gerenciador de backup for instalado, procure verificar diariamente se ele está de fato ativo. Se houver um ícone do gerenciador no menu tray do Windows (aquele que fica na barra de tarefas, ao lado do relógio do Windows), então é porque o gerenciador está ativo.

Outras observações
1) Ao realizar o backup, o GFIL gerará sempre um arquivo com a extensão .bck. O nome desse arquivo vai depender das configurações que você definir nas telas de geração dos backups.
Esse arquivo no formato .bck é o arquivo que conterá a cópia de todos os seus dados (cadastros, movimentações, etc.) registrados no GFIL e que você utilizará numa efentual restauração de backup, quando se fizer necessário;
2) Apesar de ser possível, o backup manual apenas se fazendo uma cópia do arquivo de dados (INFOLIVRE.FDB) não deve ser adotado como backup oficial, pois, diferente dos processos de backups acima detalhados, a simples cópia deste arquivo não faz nenhum tipo de análise do arquivo de dados. Por segurança e excepcionalmente pode ser feita esta cópia, mas a recomendação principal é que se faça o backup da forma como orientado acima.

Logística Ideal de Seus Backups
1) Crie uma conta no Google Drive específica para seus backups;
Obs.: pode ser qualquer outro drive em nuvem de sua preferência. O Google Drive é apenas um exemplo;
2) No seu servidor GFIL instale o gerenciador de backup, o BackupGFIL.exe e mantenha-o sempre ativo;
3) Configure-o para salvar arquivo com o nome gerado pela data/hora do dia;
4) Crie uma pasta especial para receber esses arquivos;
5) Agende backups conforme forem os dias / horários de utilização do sistema em sua empresa. Não há uma regra de quantos backups por dia seria o ideal de serem feitos. Recomendamos pelo menos 4, dois pela manhã e 2 à tarde. Mas tudo dependerá do fluxo de dados que sua empresa registra no sistema;
6) Sincronize a pasta de salvamento (item 4 acima) e sincronize para upload automático. Assim cada vez que um arquivo for gravado nessa pasta, o sincronizador do Google subirá o arquivo e, com isso, mesmo que você venha a ter problemas com o banco de dados na sua máquina, poderá facilmente recuperar o último backup. Aí é importante você analisar o intervalo de tempo dos agendamentos pois, numa necessidade de recuperar o backup, você perderia os dados desde o último backup feito.
Atenção: caso o computador onde o gerenciador de backup estiver sendo executado e também o computador onde o arquivo de backup vai ser gravado (que podem ou não ser a mesma máquina) sejam "terminais burros", ou seja, que o computador não seja usado para operações diretamente nele, pode ser que esse computador entre em "dormência", o que resultaria na interrupção do processo de backup, mas sem aviso de erro. Então, confirme com seu TI para configurar seu Windows para que esses computador não entrem em "dormência", pelo menos durante o período dos horários de backup.

Veja também:

Tópico: 8 - Quais documentos eletrônicos posso emitir no GFIL?

Os abaixo listados

NFe - Nota Fiscal Eletrônica - Modelo 55;
NFCe - Nota Fiscal Eletrônica de Consumidor - Modelo 65, exceto para UF SC;
MDFe - Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos - Apenas carga própria;
CCe - Carta de Correção Eletrônica;
NFSe - Nota Fiscal Eletrônica de Serviços
CTe - Conhecimento de Transporte Eletrônico;
Manifestação de Destinatário.

Tópico: 9 - Como faço uma venda de bonificação ou remessa para venda fora do estabelecimento sem gerar financeiro?
Registre a saída pelo módulo de venda normal do sistema.
No CFOP utilize 5904, 5910, 5927, 6904 ou 6910.
Na tela de recebimento de venda, o sistema permitirá que você marque um checkbox "A venda será sem lançamentos financeiros".

Tópico: 10 - Como faço para utilizar o GFIL em rede?

Atenção: antes de instalar este sistema, é importante que você conheça bem as condições do contrato de uso e, principalmente que esteja ciente que ele não tem suporte técnico por parte do seu desenvolvedor. Para utilizar o Sistema GFIL de forma correta e completa você tem duas opções:
a) analisar detalhadamente o manual de ajuda; ou
b) contratar um suporte personalizado junto a uma revenda GFIL.

A instalação do sistema GFIL em uma estação de rede é bastante simples, mas é necessário um conhecimento básico em rede Windows, protocolo TCP/IP, etc.. Caso você não tenha esse conhecimento, sugerimos contactar seu técnico para efetuar essa configuração/instalação.

O programa precisa que uma rede Windows já esteja funcionando no protocolo TCP/IP, pois a conexão do banco de dados estação/servidor dar-se-á através do IP do computador servidor, via porta (3050 ou outra que você definir).

Depois de efetuada a instalação do programa no micro servidor e o mesmo estiver funcionando lá, deve-se proceder à instalação da mesma versão na(s) estação(ões).

Certifique-se de que o computador onde o GFIL está instalado como servidor está ligado. Certifique-se também que o programa foi acessado no servidor e tudo funciona de acordo. Isso é necessário para que o GFIL confira se todos os arquivos necessários e Firebird estão instalados e ativos no servidor;

Certifique-se de que o micro servidor está com o GFIL atualizado. Precisa estar no último update. Se tiver dúvidas sobre o servidor estar atualizado ou não, basta baixar uma atualização disponível no site GFIL e executá-la;

Anote o IP da máquina a qual seu servidor GFIL está instalado.

Baixe o instalador completo do GFIL e grave-o em uma pasta do micro onde você vai instalar o GFIL como estação local;

Inicie a execução desse arquivo. Utilize sempre a opção "Executar como administrador".

Durante o processo de instalação você deverá indicar o tipo de instalação. Assinale "Estação Local". O instalador abrirá uma caixa para que você informe o IP da máquina do seu servidor GFIL. Informe o IP com todos os pontos (no padrão ###.###.###.###).

Nessa mesma tela também aparecerá uma opção para indicar o diretório (pasta local) onde o programa será instalado na estação. De preferência deixe sempre a pasta padrão: C:\SistemaGFIL\;

Na estação não é necessário instalar o Firebird.

Depois de instalar o programa na estação faça também o download da atualização disponível no site GFIL e instale-a na estação. Isso vai garantir que a versão da estação seja exatamente a mesma do servidor. Após isso você pode acessar o programa normalmente, da mesma forma que faz no servidor.

Ao acessar o sistema na estação, caso precise alterar alguma configuração, clique no link que está nessa tela na parte superior, lá onde diz "Mudar Conexão". Isso abrirá a tela com os dados de conexão estação / Servidor.
Pronto, se tudo deu certo, agora você pode acessar o seu GFIL via rede.

Abaixo algumas orientações/sugestões para seu TI analisar caso ocorra algum problema na conexão

Se no servidor houver um firewall instalado (do Windows ou outro), é preciso liberar a porta do Firebird (3050 ou então aquela porta que você definiu como a porta do Firebird).
Observação: no tópico 80 do manual de ajuda, você encontra o passo a passo para liberar a porta do Firebird no firewall do Windows.

Verificando o IP de seu micro: na máquina onde o GFIL está instalado como servidor, clique no menu Iniciar do Windows. Em seguida, clique em "Executar" e digite cmd. Depois clique em OK. Surgirá uma tela com um fundo preto (tela do prompt do MS-DOS). Ali digite ipconfig e pressione enter. Vão aparecer várias linhas, mas o IP do micro é aquele que está na linha Endereço IP.

Para verificar se o seu servidor está respondendo no protocolo TCP/IP, acesse novamente o prompt do MS-DOS numa estação, digite ping + IP do servidor + enter.

Tudo que o GFIL precisa para rodar em rede são essas configurações acima.
Executados esses passos e ainda assim ocorrendo problemas na conexão na estação, seu TI precisa analisar as configurações de comunicação da sua rede Windows.
Se precisar de um suporte técnico especializado, contate uma revenda GFIL.
Sugestão: apesar de qualquer versão do Windows ter opção para utilização de rede, recomendamos sempre utilizar o Windows Professional. A versão Home, tem muuuuuuuita dificuldade de se manter estável quando o assunto é comunicação em rede. Salientando que isso não tem a ver com o GFIL. É de fato um problema dessa versão do sistema operacional e ocorre com qualquer sistema.

Algumas causas que fazem com que ocorra erro na conexão da rede: Estação/Servidor:

O Firebird não está ativo ou está com versão desatualizada no servidor - reinstale o Firebird, se for o caso. Veja como, nesta FAQ: Instalando o Firebird correto;
O IP informado na instalação da estação está incorreto - veja, na estação o arquivo PastaGFIL\Conexao.ini e confira a informação IPServidor. Se for o caso altere esse dado no arquivo;
A versão instalada na estação é diferente do servidor. Baixe o arquivo de atualização do GFIL em nosso site e execute-o em todas as máquinas, começando pela máquina servidor;
Há um firewall instalado bloqueando a porta 3050. Lembre-se de que o Windows tem um firewall nativo;

Veja também

Tópico: 11 - Primeiros passos - Instalei o GFIL. E agora?
Bem, não há uma regra específica de quais passos executar por primeiro no programa. Vou listar abaixo uma sequência de passos que acreditamos ser o ideal a ser seguido para quem está iniciando na utilização do GFIL.
Observação: os itens abaixo trazem orientações de passos após o programa ter sido instalado e acessado.

Vamos lá:

Entenda as condições de uso do sistema
Quando instalou o programa, você aceitou um contrato de uso virtual que define as condições, ou seja, as suas obrigações como usuário do sistema e também as obrigações da empresa Dill e Duarte, fornecedora do sistema. Nesse contrato estão definidas várias condições como: que o desenvolvedor não tem suporte técnico direto a usuários; que o usuário pode ou não contratar um suporte junto às revendas cadastradas; sistemática de controle da licença de uso; valores de registro e renovações das licenças de uso; atualizações de versão, entre várias outras condições. Se você ainda não analisou esse contrato, clique em termos de uso e faça uma análise completa;
Aprenda a utilizar o manual de ajuda
Entenda como funciona o manual de ajuda do sistema. Ele será seu livro de cabeceira tanto para você conhecer, como para utilizar o sistema de forma correta e completa. O manual está sempre disponível on-line e é dividido em tópicos e cada um deles traz orientações detalhadas sobre um módulo, sobre um procedimento ou sobre algum erro que pode ocorrer no sistema quando algo não está configurado corretamente.
Para acessar esse manual você tem duas formas:
- Através do menu Manual de Ajuda" no site do sistema. Essa opção vai abrir a lista completa dos tópicos. Aí você clica ou pesquisa sobre o item desejado.
  Observação: por essa opção do site também é possível imprimir ou gerar um arquivo .pdf de todo o manual;
- Pelo próprio programa GFIL pressionando a tecla F1. Essa opção abrirá sempre direto o tópico referente àquela tela que estiver aberta no sistema. Por exemplo, se você estiver com a tela de cadastro de clientes aberta, ao pressionar a tecla F1, o sistema abrirá seu navegador já no tópico número 12, que é o tópico que fala sobre esse módulo do GFIL;
Familiarize-se com a interface e funções padrão do programa para várias telas
Analise o tópico 136 no manual de ajuda. Esse tópico traz orientações de botões, teclas de atalho, cores, procedimentos, etc., que são padrão no sistema, ou seja, que estão presentes em várias telas e vão se comportar da mesma maneira em todas elas. Conhecendo bem esses comportamentos padrão você terá uma produtividade maior para conhecer e utilizar o sistema, ou seja, se familiarizará bem mais rapidamente com ele;
Complete o cadastro de sua empresa
Quando você acessou o programa pela primeira vez, você informou o CNPJ e nome fantasia de sua empresa. Agora você deve informar os demais dados para que o cadastro fique completo. Acesse o menu "Cadastros -> Empresas/Filiais" e complete demais dados;
Altere a senha de acesso do operador Administrador
O próximo passo seria você acessar o menu "Operadores -> Alterar Senha/E-mail" e alterar a senha padrão do operador 1, pois a senha tdi123 é bastante conhecida. Se você não alterar ela, qualquer pessoa que tiver acesso ao seu computador poderá acessar seu sistema e efetuar lançamentos. Nessa tela informe também um e-mail para recuperação da senha. Se alterar a senha do operador 1 e esquecê-la, o GFIL terá depois (na tela de login) uma opção para você recuperar a senha através desse e-mail informado;
Personalize várias funções e comportamentos do programa
Acesse o módulo de parâmetros da empresa menu "Parâmetros -> Gerais" e procure entender cada uma das opções de configuração/personalização que estão disponíveis nessa tela. Pressione F1 para abrir a ajuda e analise a explicação que é disponibilizada no manual para cada uma dessas opções.
Se sua empresa vai emitir nota eletrônica pelo GFIL, então você também precisa analisar e entender os parâmetros fiscais menu "Parâmetros -> Fiscais".
Observação: se o programa será acessado por mais de uma pessoa, acesse o menu "Operadores -> Cadastro" e entenda como funciona e para que serve esse módulo (pressione F1 para ler o manual). Depois de entendido, cadastre os demais operadores que irão trabalhar no sistema;
Conheça e teste o sistema de backups (cópias de segurança)
Através do botão "Backup" na tela principal do programa, acesse as opções de configuração e de backup. Analise e siga rigorosamente o tópico nº 7 deste manual para manter seus dados em segurança.
Entenda, através deste tópico 7, como funciona o sistema de backups do GFIL, quais os arquivos que são gerados, como e onde você deve armazená-los, etc. É imprescindível que o backup seja feito, no mínimo, uma vez ao dia, pois será sua única forma de recuperar os dados caso ocorra algum problema no seu computador ou no arquivo de dados;
Elabore e cadastre seu plano de contas (contas caixa)
Elabore seu plano de contas. No GFIL ele é denominado de contas caixa. Acesse o menu "Cadastros -> Contas Caixa -> ..." e entenda (F1) o que são e para que servem as contas e grupos de contas caixa;
Explore os demais módulos e efetue alguns lançamentos em cada um deles
Depois de executados os passos acima, a orientação é que você vá explorando módulo por módulo para conhecer o sistema por completo, sempre analisando (tecla F1) o manual de ajuda daquele módulo.
Não queira fazer os cadastros em bloco, ou seja, cadastrar todos os produtos, depois todos os clientes, ... Sugerimos que você faça os cadastros/lançamentos em série, ou seja, cadastre uns 5 clientes, 5 fornecedores, 5 produtos, pelo menos 1 funcionário/vendedor. Depois efetue algumas vendas, algumas compras, lançamentos no livro caixa, lançamentos de contas a receber e pagar, lançamentos de pagamento de funcionários, baixa de contas a receber e pagar; veja os vários relatórios que o GFIL disponibiliza pelo menu "Relatórios" da tela principal. Enfim, explore todas as telas, sempre lendo o manual de ajuda de cada tela.
Observação: esse dados cadastrados vão permanecer no programa depois dos testes. Quando você registrar e liberar sua licença de uso, o programa GFIL permanecerá exatamente o mesmo, inclusive com todos os dados cadastrados. Caso queira eliminar esse dados inseridos durante a fase de testes, desinstale o programa deletando a pasta onde ele foi instalado e depois efetue a instalação novamente. Isso criará um novo banco de dados totalmente zerado.

Tópico: 12 - Cadastro de clientes
Menu de acesso: a partir da tela principal, clique em "Cadastros -> Clientes" ou clique no botão de atalho. Tecla de atalho: CTRL+L.

Descrição: cadastro de clientes - inserção, alteração e exclusão de cadastros de clientes.

Campos especiais

Telefones: informe esses campos assim: 41984047825 (sem máscara). Ao pressionar TAB ou enter, o próprio sistema formatará para: (41)98404-7825;
Seprocado: coloque "Sim" nesse campo para um cliente que estiver negativo no SPC - Serviço de Proteção de Crédito. Quando você for efetuar uma venda para esse cliente, o sistema lhe avisará que ele está "Seprocado". O SPC normalmente é controlado pela associação comercial do seu município;
Código IBGE do munic.: Se você emite nota fiscal eletrônica pelo GFIL, esse campo é obrigatório. Se o micro onde você utiliza o sistema tiver uma conexão de internet, basta você informar o campo CEP e pressinar TAB ou enter que o GFIL buscará o código IBGE e outros dados do endereço daquele CEP. Outra opção para preenchimento automático do código IBGE é pressionar a tecla F8 no campo cidade para buscar a cidade e demais dados;
Limite de crédito: neste campo, você pode estabelecer um limite de crédito para vendas à prazo para cada cliente. Esse limite será considerado quando você for registrar uma venda à prazo para o cliente ou quando for registrar uma conta a receber no módulo de lançamentos de contas a receber. O GFIL fará um bloqueio na finalização da movimentação e será preciso que um operador administrador libere a operação. Se sua empresa não controlar o limite máximo da conta do cliente, você pode inibir esse controle no sistema, desabilitando a opção "Controlar limite de crédito de clientes" nos Parâmetros da Empresa;
Bloqueado para vendas à prazo: se esse campo estiver habilitado, o sistema fará um bloqueio para que não sejam lançadas novas contas a receber para o cliente, sejam essas contas lançadas pelo módulo de vendas, ordem de serviço ou mesmo no módulo de lançamento de contas a receber. Se ocorrer situação assim, será preciso que um operador administrador libere a operação.
Observação: no módulo de parâmetros da empresa há uma opção ("Bloquear vendas à prazo ou registro de contas a receber para clientes inadimplentes (com contas em atraso)) que, se marcada, faz com que esse bloqueio de novas contas a receber seja automática para todos os clientes;
Tipo: esse campo tem 3 opções. A informação que você colocar nesse campo será utilizada quando você for iniciar uma nota eletrônica para esse cliente. As opções são: a) "1 - Consumidor Final". Selecione essa opção se o cliente é um consumidor final; b) "2 - Revenda". Se o cliente for um revendedor dos produtos da sua empresa; e c) "Revenda Com S.T.". Selecione essa opção se o cliente for um revendedor dos produtos de sua empresa e a UF do cliente tiver substituição tributária. Informações mais completas sobre essa classificação fiscal, consulte seu suporte fiscal (contador).
Foto: é possível incluir uma foto no cadastro de seus clientes. Para inserir ou alterar a foto de um cliente, clique em "Incluir Foto" da aba "Outras Informações". A imagem será salva no banco de dados e o arquivo da imagem não tem necessidade de ser guardado. O tamanho da imagem deve ficar em torno de 160 x 150 pixels. O arquivo poderá ter no máximo 200 kb e no padrão .jpg;
Classe: no futuro você poderá imprimir relatórios de clientes ou vendas, filtrando esses relatórios por classe de cliente, ou seja, imprimir as vendas realizadas apenas a determinada classe de clientes;
Código Adicional: no campo código do cadastro de clientes o GFIL permite apenas informar valores numéricos. Esse campo código adicional tem objetivo de permitir que você crie códigos especiais para seu cadastro de clientes, informando inclusive dados alfanuméricos;
Estado: informe "EX" (sem as aspas) quando o cliente for de outro país;
Tecla F8: pressionando essa tecla na tela principal do cadastro de clientes, o sistema abrirá uma tela para pesquisa rápida de um cliente. Mas, se essa tecla for pressionada com o cursor estando no campo "Código IBGE" (durante a inclusão ou alteração de um cadastro), o GFIL abrirá uma tela para pesquisar na tabela a cidade e completará os campos cidade, estado, CEP e código IBGE do cadastro.

Botões especiais

Ocorrências: abre a tela para se registrar ocorrências (negociações e informações diversas) do cliente.

Menu Opções:

Envio de E-mails: abre o módulo para enviar e-mails a todos os clientes, aos aniversariantes de determinado dia ou outros. Para o envio dos e-mails, é necessário que as configurações estejam feitas de acordo com o tópico nº 36 deste manual.;

Para imprimir uma ficha do cadastro do cliente para o mesmo assinar, acione o menu "Opções -> Imprimir Ficha de Cadastro', que está na tela do cadastro de clientes.

Nesse mesmo menu "Imprimir" da tela de cadastros é possível gerar vários outros relatórios.

Nesse menu "Opções" são disponibilizadas várias outras opções que podem lhe ser úteis. Sugere-se analisá-las.

Menu Imprimir:

Termo: acionando esse menu, você poderá gerar um arquivo .pdf com um termo para seu cliente assinar. O conteúdo desse termo é você que define no arquivo \\SeuGFIL\Outros\TermoCliente.txt.
Coloque o texto que desejar. Você também pode configurar algumas variáveis no texto do arquivo, para que o sistema alimente-as buscando os dados do cadastro do cliente. Veja um exemplo:
<P>Meu nome é <NOME_FILIAL>.<L>
Meus dados são: <L>
Bairro: <BAIRRO_FILIAL><L>
CEP: <CEP_PARTE><L>
Cidade: <CIDADE_FILIAL> - <UF_FILIAL> <L>
CNPJ: <CNPJ_CPF_FILIAL><L>
Complemento: <COMPLEMENTO_ENDER_FILIAL> <L>
CPF: <CPF_FILIAL> <L>
Endereço: <ENDERECO_FILIAL> <L>
Número: <NUMERO_RUA_FILIAL> <L>
Observações:
a) Note que as variáveis precisam estar em formato de tag, ou seja, entre os sinais menor que e maior que;
b) Você também pode incluir qualquer tag HTML no texto que ela será aplicada no .pdf final. Veja com seu suporte como formatar um texto com tags HTML.

Teclas Especiais
Estando em modo de visualização da lista de clientes, ou seja, não tendo iniciado uma inclusão ou alteração de algum cliente, você pode mudar a aba disponível na tela e, pressionando as teclas Alt+seta direita ou esquerda, poderá mudar o registro selecionado na tela. Com isso, você pode visualizar (navegar nos registros) os dados de diversos clientes sem ter que cada vez mudar para a aba "Seleção", selecionar o cliente e depois voltar para a aba que tenha os dados desejados para visualização.

Aba Dados Privados

Vendedor Vinculado: neste campo você pode informar um vendedor para cada cliente. >BR> No menu "Parâmetros -> Gerais", na opção "Ao iniciar uma venda, OS, comanda, ou locação, utilizar o vendedor =>", você deve informar ao sistema se deve ser "1 - vinculado no cadastro do operador" ou "2 - vinculado no cadastro do cliente".

Tabela de Preços Vinculada:Nesse campo será possível indicar uma tabela de preços diferente para cada cliente. Quando esse cliente for selecionado em uma venda, orçamento, ordem de serviço ou comanda, o sistema alimentará o campo da tabela de preços daquela venda automaticamente com a tabela que você informou neste campo em vez da tabela de preço padrão. Caso o cliente não tenha uma tabela vinculada, o sistema utilizará a tabela definida como padrão lá no cadastro de tabelas de preço

Observações

Apesar de existir o botão "Excluir" nessa tela de cadastro, o sistema não permite excluir um registro de cadastro que tenha movimentação vinculada a ele. Veja o tópico de ajuda Cadastros - Exclusão e Inativação e Reativação para mais informações sobre essa questão;
Ao entrar nessa tela, o GFIL mostra os clientes ordenados pelo nome, mas você pode alterar essa ordenação para qualquer um dos campos que aparecem nas colunas da tela. Basta clicar sobre o título do campo no topo de cada coluna;
Para cadastrar um cliente que resida no exterior, existem alguns campos cujo preenchimento é pré-definido, a saber:
- No campo cidade, informe EXTERIOR;
- Em UF, informe EX;
- Em Código do IBGE, informe 9999999;

Veja também

Menu de acesso: a partir da tela principal, clique em "Cadastros -> Clientes" ou clique no botão de atalho. Tecla de atalho: CTRL+L.

Descrição: cadastro de clientes - inserção, alteração e exclusão de cadastros de clientes.

Campos especiais

Telefones: informe esses campos assim: 41984047825 (sem máscara). Ao pressionar TAB ou enter, o próprio sistema formatará para: (41)98404-7825;
Seprocado: coloque "Sim" nesse campo para um cliente que estiver negativo no SPC - Serviço de Proteção de Crédito. Quando você for efetuar uma venda para esse cliente, o sistema lhe avisará que ele está "Seprocado". O SPC normalmente é controlado pela associação comercial do seu município;
Código IBGE do munic.: Se você emite nota fiscal eletrônica pelo GFIL, esse campo é obrigatório. Se o micro onde você utiliza o sistema tiver uma conexão de internet, basta você informar o campo CEP e pressinar TAB ou enter que o GFIL buscará o código IBGE e outros dados do endereço daquele CEP. Outra opção para preenchimento automático do código IBGE é pressionar a tecla F8 no campo cidade para buscar a cidade e demais dados;
Limite de crédito: neste campo, você pode estabelecer um limite de crédito para vendas à prazo para cada cliente. Esse limite será considerado quando você for registrar uma venda à prazo para o cliente ou quando for registrar uma conta a receber no módulo de lançamentos de contas a receber. O GFIL fará um bloqueio na finalização da movimentação e será preciso que um operador administrador libere a operação. Se sua empresa não controlar o limite máximo da conta do cliente, você pode inibir esse controle no sistema, desabilitando a opção "Controlar limite de crédito de clientes" nos Parâmetros da Empresa;
Bloqueado para vendas à prazo: se esse campo estiver habilitado, o sistema fará um bloqueio para que não sejam lançadas novas contas a receber para o cliente, sejam essas contas lançadas pelo módulo de vendas, ordem de serviço ou mesmo no módulo de lançamento de contas a receber. Se ocorrer situação assim, será preciso que um operador administrador libere a operação.
Observação: no módulo de parâmetros da empresa há uma opção ("Bloquear vendas à prazo ou registro de contas a receber para clientes inadimplentes (com contas em atraso)) que, se marcada, faz com que esse bloqueio de novas contas a receber seja automática para todos os clientes;
Tipo: esse campo tem 3 opções. A informação que você colocar nesse campo será utilizada quando você for iniciar uma nota eletrônica para esse cliente. As opções são: a) "1 - Consumidor Final". Selecione essa opção se o cliente é um consumidor final; b) "2 - Revenda". Se o cliente for um revendedor dos produtos da sua empresa; e c) "Revenda Com S.T.". Selecione essa opção se o cliente for um revendedor dos produtos de sua empresa e a UF do cliente tiver substituição tributária. Informações mais completas sobre essa classificação fiscal, consulte seu suporte fiscal (contador).
Foto: é possível incluir uma foto no cadastro de seus clientes. Para inserir ou alterar a foto de um cliente, clique em "Incluir Foto" da aba "Outras Informações". A imagem será salva no banco de dados e o arquivo da imagem não tem necessidade e ser guardado. O tamanho da imagem deve ficar em torno de 160 x 150 pixels. O arquivo poderá ter no máximo 200 kb e no padrão .jpg;
Classe: no futuro você poderá imprimir relatórios de clientes ou vendas, filtrando esses relatórios por classe de cliente, ou seja, imprimir as vendas realizadas apenas a determinada classe de clientes;
Código Adicional: no campo código do cadastro de clientes o GFIL permite apenas informar valores numéricos. Esse campo código adicional tem objetivo de permitir que você crie códigos especiais para seu cadastro de clientes, informando inclusive dados alfanuméricos;
Estado: informe "EX" (sem as aspas) quando o cliente for de outro país;
Tecla F8: pressionando essa tecla na tela principal do cadastro de clientes, o sistema abrirá uma tela para pesquisa rápida de um cliente. Mas, se essa tecla for pressionada com o cursor estando no campo "Cidade" (durante a inclusão ou alteração de um cadastro), o GFIL abrirá uma tela para pesquisar na tabela a cidade e completará os campos cidade, estado, CEP e código IBGE do cadastro.

Botões especiais

Ocorrências: abre a tela para se registrar ocorrências (negociações e informações diversas) do cliente.

Menu Opções:

Envio de E-mails: abre o módulo para enviar e-mails a todos os clientes, aos aniversariantes de determinado dia ou outros. Para o envio dos e-mails, é necessário que as configurações estejam feitas de acordo com o tópico nº 36 deste manual.;

Para imprimir uma ficha do cadastro do cliente para o mesmo assinar, acione o menu "Opções -> Imprimir Ficha de Cadastro', que está na tela do cadastro de clientes.

Nesse mesmo menu "Imprimir" da tela de cadastros é possível gerar vários outros relatórios.

Nesse menu "Opções" são disponibilizadas várias outras opções que podem lhe ser úteis. Sugere-se analisá-las.

Menu Imprimir:

Termo: acionando esse menu, você poderá gerar um arquivo .pdf com um termo para seu cliente assinar. O conteúdo desse termo é você que define no arquivo \\SeuGFIL\Outros\TermoCliente.txt.
Coloque o texto que desejar. Você também pode configurar algumas variáveis no texto do arquivo, para que o sistema alimente-as buscando os dados do cadastro do cliente. Veja um exemplo:
<P>Meu nome é <NOME>.<L>
Meus dados são: <L>
Bairro: <BAIRRO><L>
CEP: <CEP><L>
Cidade: <CIDADE> - <UF> <L>
CNPJ: <CNPJ><L>
Complemento: <COMPLEMENTO_ENDER> <L>
CPF: <CPF> <L>
Endereço: <ENDERECO> <L>
Número: <NUMERO_RUA> <L>
Observações:
a) Note que as variáveis precisam estar em formato de tag, ou seja, entre os sinais menor que e maior que;
b) Você também pode incluir qualquer tag HTML no texto que ela será aplicada no .pdf final. Veja com seu suporte como formatar um texto com tags HTML.

Aba Dados Privados

Vendedor Vinculado: neste campo você pode informar um vendedor para cada cliente. >BR> No menu "Parâmetros -> Gerais", na opção "Ao iniciar uma venda, OS, comanda, ou locação, utilizar o vendedor =>", você deve informar ao sistema se deve ser "1 - vinculado no cadastro do operador" ou "2 - vinculado no cadastro do cliente".

Tabela de Preços Vinculada:Nesse campo será possível indicar uma tabela de preços diferente para cada cliente. Quando esse cliente for selecionado em uma venda, orçamento, ordem de serviço ou comanda, o sistema alimentará o campo da tabela de preços daquela venda automaticamente com a tabela que você informou neste campo em vez da tabela de preço padrão. Caso o cliente não tenha uma tabela vinculada, o sistema utilizará a tabela definida como padrão lá no cadastro de tabelas de preço

Observações

Apesar de existir o botão "Excluir" nessa tela de cadastro, o sistema não permite excluir um registro de cadastro que tenha movimentação vinculada a ele. Veja o tópico de ajuda Cadastros - Exclusão e Inativação e Reativação para mais informações sobre essa questão;
Ao entrar nessa tela, o GFIL mostra os clientes ordenados pelo nome, mas você pode alterar essa ordenação para qualquer um dos campos que aparecem nas colunas da tela. Basta clicar sobre o título do campo no topo de cada coluna;
Para cadastrar um cliente que resida no exterior, existem alguns campos cujo preenchimento é pré-definido, a saber:
- No campo cidade, informe EXTERIOR;
- Em UF, informe EX;
- Em Código do IBGE, informe 9999999;

Veja também

Tópico: 13 - Posso salvar relatórios em Arquivo? Quais formatos?
Sim, o GFIL oferece essa opção.
Na mesma tela onde você seleciona as opções de filtragens dos dados, ou seja, a tela da prévia do relatório, ali também há uma opção para você indicar a saída do relatório, a qual poderá ser vídeo, impressora ou arquivo.

No caso de optar por gerar o arquivo, é importante você observar o seguinte:

São 4 opções: "Documento PDF", "Planilha Excel", "Planilha LibreOffice" e "Csv com Separador";
Documento PDF: o arquivo será gerado de forma completa e sem falhas. Exatamente como se fosse impresso em vídeo ou impressora;
Planilha Excel: o arquivo será gerado de forma completa, mas, em alguns relatórios, as colunas/linhas podem ficar truncadas. Isso normalmente ocorre em relatórios mais complexos (com dados mestre e detalhes) por conta de incompatibilidade do Excel com o gerador de relatórios utilizado no GFIL, o Fortes Report.
Infelizmente não há como consertar isso. Nos relatórios onde ocorrer essa situação, recomenda-se não utilizar essa opção;
Planilha LibreOffice: será gerada uma planilha, a qual será aberta na tela com o programa LibreOffice Calc. Se você não tem esse programa instalado na máquina, basta baixá-lo no site do respectivo desenvolvedor. É totalmente gratuito.
Nem todos os relatórios do GFIL terão essa opção disponível. Somente aqueles relatórios que tenham apenas dados mestre (sem sub detalhes), pois a planilha LibreOffice tem algumas limitações.
A planilha trará apenas a listagem de colunas, sem valores totais ou cabeçalhos.
Após gerar o relatório, você poderá editar a planilha e inserir fórmulas e outras opções que o LibreOffice oferece ;
Csv com Separador: será gerado um arquivo texto (com extensão .csv) com os dados em colunas separadas pelo caractere que você definir ("|" (pipe) ou ";" (pornto e vírgula)). Essa opção é útil quando você desejar importar os dados para alguma outra plataforma ou sistema.

Observação: nem todos os relatórios terão a opção para salvar em arquivo (LibreOffice ou .csv). Se tiver algum relatório que não tenha essa opção e você gostaria de vê-la disponível, analise o tópico 23 deste manual ajuda e envie sua sugestão. Sendo possível, o relatório será incluído na lista.

Tópico: 14 - Abastecimento de veículos
Menu de acesso: a partir da tela principal, clique em 'Financeiro -> Abastecimento de Veículos'.

Descrição: neste módulo você inclui ou exclui lançamentos financeiros de abastecimentos dos veículos utilizados na sua empresa.

Com as informações devidamente preenchidas neste módulo o sistema poderá lhe fornecer a média de consumo de cada veículo da frota.
Para efetuar os lançamentos é necessário criar uma conta caixa de despesas específica para isso. Sugerimos criar a conta 'Abastecimento de veículos'. Depois de criada a conta, é preciso preencher o campo 'Conta caixa para abastecimentos de veículos' do módulo de Parâmetros da Empresa .

Ao gravar o lançamento, o sistema fará o débito no livro caixa se a forma de pagamento for à vista ou gerará uma conta a pagar ao fornecedor se for faturado.

Observação: para efetuar um lançamento de abastecimento do veículo, é preciso que ele esteja previamente cadastrado no módulo de cadastro de frota de veículos.

Relatórios vinculados

Relatórios -> Lançamentos -> Abastecimento de Veículos.

Tópico: 15 - O GFIL atende o ramo de atividade da minha empresa?

Essa dúvida surge para boa parte dos usuários que estão iniciando ou pretendem iniciar na utilização do sistema GFIL.

Pois bem, de forma direta e simplista, a resposta à pergunta acima é "Sim", o GFIL vai atender sua empresa, desde que o ramo esteja relacionado ao comércio varejo e/ou serviços. Entretanto, a resposta cabal a essa questão é sempre o próprio usuário que vai dar após conhecer o sistema mais em detalhes. Lembrando que você pode usar todas as funcionalidades do GFIL gratuitamente por até 30 dias.

Em princípio o sistema traz módulos que possibilitam o controle completo da parte financeira e gerenciamento de estoques de produtos e serviços de todo e qualquer ramo de atividade comercial. São dezenas de módulos e centenas de relatórios gerenciais. Além dos módulos de emissão de documentos eletrônicos (NFe, CCe, NFCe, NFSe, CTe e MDFe) que estão integrados ao sistema gerencial.

Entre seus mais de 5.000 usuários, o GFIL possui clientes dos mais variados ramos de atividade. Lojas de informática, confecções, oficinas mecânicas de automóveis ou motos, assistências técnicas em geral, açougue, padaria, serviços na área de internet, locadoras de equipamentos, pequenas indústrias, recarga de cartuchos, serviços de alarme e monitoramento, clubes, auto peças, clínicas de estética, fisioterapia, madeireiras, restaurantes, lojas de calçados/roupas, transportadoras, mercearias, postos de combustíveis, pequenos mercados, lanchonetes, lojas de móveis, pet shop, lojas de venda e conserto de celulares, material de construção, e muitos outros ramos.
Enfim, como mencionado acima, qualquer empresa poderá utilizar o sistema, desde que sua empresa não necessite de um controle especial daquele ramo em que sua empresa atua, com certeza o GFIL lhe será muito útil.

A recomendação é que você baixe o sistema, instale-o e faça uma avaliação de todas as funções que ele possui. Aí você mesmo poderá decidir se o sistema vai atender o que sua empresa necessita.

Clique aqui e veja uma lista dos principais módulos/opções que compõem o sistema.

Tópico: 16 - Como funciona a sistemática dos preços de custo e venda de produtos?
Em vez de se colocar o preço de custo e venda como um dado do cadastro de produtos, o Gerenciador Financeiro Info Livre utiliza um outro modelo para preços, o qual chamamos de tabelas de preços. Esse módulo é formado pelas tabelas PREÇO DE CUSTO e pelas tabelas de PREÇOS DE VENDA. Note que tabela de custo haverá apenas uma e criada automaticamente pelo sistema. Já tabelas de venda poderão haver várias e serão incluídas/alteradas pelo próprio usuário.

TABELA PREÇO DE CUSTO
A tabela de preços com os preços de custo (PREÇO DE CUSTO) já vem cadastrada no sistema e não é possível excluí-la. Pode-se apenas alterar os valores dessa tabela, ou seja, pode-se alterar o preço de custo de cada produto.
Há duas maneiras de se alterar os preços da tabela PREÇO DE CUSTO:
a) acessando-se o menu Preços - Altera Preços de Custo. Nessa opção basta localizar o produto desejado e digitar o novo valor para esse produto;
b) Quando se faz uma compra (menu Produtos - Compras), o sistema poderá alterar automaticamente o valor do preço constante da tabela PREÇO DE CUSTO do(s) produto(s) que está(ão) sendo registrado(s) naquela compra. Para isso é preciso que o item "Na inclusão de uma compra, atualizar automaticamente a tabela PREÇO DE CUSTO", esteja habilitada. Isso é feito no módulo de Parâmetros da Empresa do programa.
Obs.: quando você for incluir (cadastrar) um novo produto, o sistema solicitará que seja informado o preço de custo daquele produto para alimentar a tabela PREÇO DE CUSTO e, por conseguinte, também alimentar todas as tabelas de preços de venda cadastradas no sistema.

TABELAS DE VENDAS
Aqui o usuário pode inserir quantas tabelas desejar. Alguns exemplos: Preço à Vista, Para 30 dias, Para 90 Dias com Cheque, Promoção de Natal, etc. Enfim, nessa sistemática é possível o usuário configurar os preços conforme desejar, fazendo promoções temporárias estabelecendo uma margem de lucro igual para todos os produtos da tabela ou pode configurar para que a margem de lucro seja calculada diferentemente para cada produto, definir um percentual de custo financeiro para uma determinada tabela, entre outras opções de personalização dos preços.
Para incluir ou alterar as configurações de uma tabela de preços de venda, acesse o menu "Preços --> Cria / Altera Tabelas de Preços de Venda". Nessa tela é possível configurar a forma com que serão compostos os preços de venda de cada produto de cada tabela.
Há duas maneiras de se alterar os preços da(s) tabela(s) de venda:
a) acessando-se o menu "Preços --> Alterar Preços de Venda". Nessa opção basta localizar o produto desejado e digitar o novo valor para esse produto;
b) Quando é feita qualquer alteração (manual ou automática) na tabela PREÇO DE CUSTO, o sistema poderá (ou não) alterar automaticamente o valor do preço constante de cada tabela de venda, apenas naquelas tabelas de venda que estiverem com a opção "Atualiza preços automaticamente sempre que o preço de custo de um produto for alterado" no cadastro de tabelas de preços e venda.

Veja também

Tópico: 17 - Exportando dados do GFIL - Consultas customizadas
Atenção: antes de prosseguir na análise deste tópico, ressaltamos que a utilização do módulo de exportação de dados requer conhecimento técnico em comandos SQL para banco de dados Firebird. O desenvolvedor não prestará nenhum tipo de suporte nessa parte. Caso tenha dificuldades, solicite um suporte personalizado de uma revenda GFIL.

Menu de acesso: no menu tray, ou seja, o menu que fica do lado do relógio do Windows quando o GFIL está aberto, acione "Pesquisar -> Consultas Customizadas de Dados".

Descrição:Esse módulo oferece opção para você listar qualquer dado gravado no seu banco de dados GFIL.
Observação: a opção é somente para listagem. Não podem ser feitos comandos de edição, inserts, deletes, ...

Após acessar a tela você terá duas abas principais: "Consultas / Listagem" e "Estrutura do BD". A segunda aba mostra todas as tabelas do banco de dados e cada um dos campos de cada uma dessas tabelas. Essas informações você utilizará para montagem de seus selects para consultar os dados.
Já a primeira aba ("Consultas / Listagem"), é onde os procedimentos de consultas serão feitos. Essa aba é subdividida em duas: "Consultas" e "Exportação". Os nomes das abas são autoexplicativos. Basta você informar seu select na primeira aba e clicar em "Processar Consulta". Um exemplo: "SELECT * FROM CLIENTES". Isso listaria todos os campos de todos os seus clientes. Na aba "Exportação" você pode gerar um arquivo .txt ou .XML dos dados listados.

Tópico: 18 - Adiantamentos de clientes, a fornecedores ou a funcionários
Menu de acesso: a partir da tela principal, clique em "Financeiro --> Adiantamentos".
Nesse menu você encontrará os sub menus para efetuar lançamentos de adiantamentos recebidos de clientes e feitos (pagos) a fornecedores ou a funcionários.

Descrição: o objetivo do módulo de adiantamentos é permitir que você registre valores recebidos adiantados de um cliente, pagos a um fornecedor ou pagos a um funcionário, para que depois esse valor possa ser abatido no recebimento de uma venda ou ordem de serviço, ou no pagamento de uma compra ou pagamento de salário.

Sempre que você receber um valor adiantado de um cliente ou fizer um adiantamento a um fornecedor ou funcionário, registre esse adiantamento acessando esse menu/sub menus. Os lançamentos vão sempre acrescendo/diminuindo o saldo do cliente, fornecedor ou funcionário. Já no livro caixa ou conta bancária, o valor será acrescido se for adiantamento de cliente, e diminuído se for a fornecedor ou funcionário.
Nos fechamentos de vendas (exceto venda balcão), ordens de serviço e compras você informa o valor que será abatido do saldo do adiantamento daquele cliente em venda ou OS ou daquele fornecedor, no caso de uma compra. Nessa tela de fechamento, ao clicar no campo do valor recebido/pago por adiantamento, o sistema mostrará na tela o saldo (se houver) do adiantamento daquele cliente/fornecedor.
No caso dos adiantamentos a funcionários, a compensação (abatimento) deverá ser feito quando do acerto do salário --> módulo "Pagamento de Salários".
Pelo menu "Relatórios --> Adiantamentos" é possível extrair relatórios dos lançamentos de entradas e saídas de adiantamentos de clientes, fornecedores e funcionários, bem como seus respectivos saldos.

Observação: no menu acima mencionado você também encontrará um sub-menu para efetuar uma devolução/estorno de um determinado adiantamento de cliente ou fornecedor. Essa opção só deve ser utilizada quando ocorrer uma situação em que você registrou um adiantamento para um cliente ou fornecedor e parte desse adiantamento foi utilizado (abatido) em uma venda, OS ou compra e a outra parte do valor será devolvido ao cliente ou pelo fornecedor.
Se ocorrer uma situação em que o lançamento de adiantamento foi feito incorreto ou ainda em que TODO o valor de um determinado lançamento será devolvido, você deverá EXCLUIR o lançamento na mesma tela onde o registrou. Caso o adiantamente já tenha sido abatido, deverá primeiro excluir/desfazer o lançamento que o abateu.

Veja também

Tópico: 19 - Fórmula para o cálculo do preço de venda dos produtos para compor as tabelas de preços de venda.
O preço final é obtido através da seguinte fórmula:
Cálculo a: preço de custo + (preço de custo x % lucro / 100) + (preço de custo x % outros custos / 100) + (((preço de custo + lucro + outros custos) x % comissão de vendedor)/100);
Cálculo b: resultado do cálculo a x custo financeiro;
Cálculo c (resultado final): a + b.

Observações
a) o preço de custo, além do preço de compra, também é acrescido de eventual IPI e ICMS ST;
b) o preço de custo base pode ser o preço sendo praticado na compra, conforme item "a" anterior, ou pode ser uma média do custo já existente e o novo custo sendo praticado na compra. Veja mais detalhes sobre essa opção no tópico 2 deste manual de ajuda, na opção "Além do novo preço sendo praticado na compra, considerar também o preço e estoque anteriores, para formação do novo preço de custo".

Vamos a um exemplo prático
Um produto cujo preço informado na tabela de preços de custo seja de R$ 60,00 e a margem de lucro de 50%. Lembrando que essa margem de lucro pode ser uma margem única para todos os produtos daquela tabela (margem estabelecida na criação/alteração da tabela) ou a margem do produto (estabelecida no cadastro de produtos):
- Compra=R$ 60,00;
- Lucro=60x50/100 = R$ 30,00;
- Outros custos (frete, perdas, etc.) = 3% (esse percentual é informado no cadastro do produto e, na criação da tabela, precisa definir, ou não, que esse item deverá ser considerado no cálculo): 60,00x3/100 = R$ 1,80;
- Comissão de vendedor = 5% (esse percentual é informado no cadastro do produto e, na criação da tabela, precisa definir, ou não, que esse item deverá ser considerado no cálculo): (60,00+30,00+1,80)x5/100 = R$ 4,59;
- Preço de venda do produto sem ICMS: 60,00 + 30,00 + 1,80 + 4,59 = R$ 96,39 ;

- Custo financeiro (juros) = 8% (esse percentual é informado na criação/alteração de cada tabela. Se o percentual for igual a 0,00, o sistema não calculará custo financeiro): 96,39x8/100 = R$ 7,71 ;

Preço final do produto: 60,00 + 30,00 + 1,80 + 4,59 + 7,71 = R$ 104,10.

Tópico: 20 - Fechamento/recebimento de vendas, ordens de serviço, comandas e locações

Esta tela será acionada sempre no final de cada venda após você ter informado os dados da venda ou quando iniciar o fechamento de uma ordem de serviço ou fechamento de uma comanda. Este tópico não tratará informações sobre a alimentação dos dados da venda ou O.S. As orientações para iniciar e alimentar dados das vendas/OS você deve verificar nos tópicos próprios: 27, 28 e 29 do manual de ajuda do sistema.
O objetivo deste tópico de ajuda é tão somente trazer orientações sobre a tela de registro dos pagamentos de uma venda, O.S ou comanda.

Vamos explicar esta tela detalhando cada um dos seus campos, a saber:

CPF ou CNPJ do cliente: para acessar esse campo, pressione a tecla * (asterisco) ou clique com o mouse.
Esse campo deve ser preenchido se depois, quando você for emitir a nota de consumidor da venda, o cliente quiser ser identificado com seu CPF ou CNPJ.
Se o cliente da venda/OS já tiver um CPF ou CNPJ informado no seu cadastro, então esse campo não pode ser preenchido, pois, quando você for emitir a NFCe, o GFIL buscará esse dado diretamente no cadastro do cliente;
Total da venda/OS: campo somente leitura. Traz o valor bruto da venda/OS, ou seja, a soma dos valores dos produtos e descontos ou acréscimos concedidos nos itens;
Acrésc. ou desc. adicional: para acessar esse campo, pressione a tecla / (barra) ou clique com o mouse.
Caso queira informar um acréscimo ou desconto adicional, ou seja, além dos acréscimos/descontos dos itens, informe neste campo e da seguinte maneira:
- Para acréscimo em valor, informe apenas o valor;
- Para acréscimo em percentual, informe assim: 5%, 10%, ...';
- Para desconto, informe nesse mesmo padrão, mas acrescendo o sinal de "-" (negativo) antes do valor, ex.: ' + '-10,00 ou -10%.';
Frete(só para venda normal e locação): informe o valor, se houver;
Total final: campo somente leitura. Traz o valor líquido da venda/OS, ou seja, a soma dos valores dos produtos e descontos ou acréscimos concedidos nos itens e também desconto ou acréscimo adicional e frete(só venda normal e locação). É o valor total a ser recebido;

Grupo Registro dos Pagamentos

Cód. Pgto: nesse campo você deve informar o código do tipo do pagamento que seu cliente está realizando para aquela venda/OS.
Para você saber qual é o código de cada tipo de pagamento, basta posicionar o cursor no campo e pressionar a tecla F8 ou clicar no botão com a imagem de um ponto de interrogação que está ao lado desse campo.
Quando o sistema abrir a listagem dos tipos de pagamentos, haverá também um checkBox onde você poderá marcar para habilitar/desabilitar um tipo de pagamento padrão. O que significa isso? Se você definir um tipo de pagamento padrão, toda vez que iniciar o fechamento de uma venda, o GFIL já trará o campo do código de pagamento preenchido com esse código padrão. Aí seria só você pressionar F6 para finalizar a venda/OS/comanda. Por exemplo, se a grande maioria de suas vendas são pagas em dinheiro, você pode definir que o código de pagamento 01 será o seu padrão. Ou 02 para cartão de débito; 07 para vender a prazo, etc..
Assim que o campo do código é preenchido, o sistema já completa o campo "Valor Pago" e o valor do saldo restante a pagar pelo cliente. Se aquele pagamento sendo registrado não será pelo valor total do saldo a pagar, altere o campo valor pago. Caso contrário, pressione F2 para registrar o pagamento ou então pode pressionar direto o F6 para finalizar a venda/OS. Se, ao pressionar o F6 houver um pagamento ainda não registrado, o sistema perguntará se você quer registrá-lo.
Se o pagamento da venda for ser feito em mais de uma forma, informe os dados de cada pagamento e em seguida clique no botão "Registrar" ou pressione F2 e depois inicie o novo pagamento até que o saldo a pagar esteja zerado.

O sistema GFIL lhe oferece ainda uma opção para você configurar um desconto ou acréscimo automático para cada forma de recebimento. Mais detalhes sobre essa opção, veja o tópico 192 deste manual de ajuda;
Descrição do pagamento: autoexplicativo;
Outros campos: no grupo de registro dos pagamentos, há ainda outros campos que vão aparecer ou não, dependendo do tipo de pagamento sendo registrado. São eles:
- Número de parcelas: autoexplicativo;
- Número do cheque ou números dos cheques: se for cheque à vista, você deve registrar um pagamento para cada cheque e informar o número dele. Se for parcelamento no cheque pré-datado, então você deverá informar tantos números de cheques, quantos forem os números de parcelas. No parcelamento, informe o número do cheque e pressione enter que o sistema permanecerá nesse campo para você já informar o próximo cheque e também já completará o campo com o número do cheque de forma sequencial. Exemplo: você informou que o tipo de pagamento é 06-cheque pré-datado em 3 parcelas e informou que o número do primeiro cheque é 123456, ao pressionar enter, o sistema registrará esse cheque, o cursor permanecerá no campo do cheque e o campo já estará preenchido com 123457. Aí basta pressionar enter ou então alterar esse número. Faça dessa forma até informar o número dos 3 cheques;
- Operadora do cartão: autoexplicativo;
- Bandeira do cartão: no cadastro da operadora, informe uma bandeira "padrão" para aquela operadora. Com isso, ao selecionar a operadora nesta tela, o sistema já alimentará o campo da bandeira. Caso a bandeira do cartão do cliente não seja a padrão, mude esse campo antes de registrar o pagamento;
- Autorização da operadora: informe o código de autorização daquela operação fornecido pela operadora. Esse dado não é obrigatório, mas será exigido depois quando você for emitir uma nota eletrônica (seja modelo 55 ou 65). Por isso, recomenda-se preencher esse campo já na tela de fechamento. Se desejar depois consultar esse número, veja no "Relatórios -> Financeiros Diversos -> Recebimentos de Vendas, OS e Comandas"
- Conta bancária: quando for registrar o pagamento 08, deverá ser informado qual a conta bancária para a qual deverá ser feito o lançamento de crédito;

Recebimentos com TEF e via POS
Há situações em que a empresa tem um TEF integrado, mas, excepcionalmente faz recebimento via POS (maquineta avulsa). Neste caso é preciso que nos parâmetros da empresa esteja configurado o TEF e marcada a opção "Permite recebimento via POS". Desta forma, se o recebimento for via cartão, assim que informado o código de pagamento lá na tela de recebimentos, será mostrado um checkBox onde será possível habilitar o recebimento via POS (Point of Sale -> maquineta avulsa). Obs.: caso não queira liberar o recebimento via POS, basta desmarcar a opção "Permitir recebimentos via POS" dos parâmetros da empresa.

A operação TEF propriamente dita, ou seja, a autenticação do cartão, da senha do cliente, bem como a efetivação da operação junto a operadora do cartão, esse processo não é realizado pelo GFIL e sim pelo seu sistema gerenciador do TEF, que será instalado em seu computador pelo fornecedor que você contratou (conforme detalhado no tópico nº 114 do manual do GFIL) o qual também deverá lhe prestar todo o suporte técnico desse gerenciador.

Atenção
Pode ser que sua SEFAZ não aceite recebimentos por cartão sem TEF. Nesse caso você não pode utilizar a opção POS. Converse com seu suporte da área fiscal sobre isso;

Autorizações Especiais de Operador
Nos lançamentos que estão sendo feitos por um operador limitado (que não tem poderes para aquela operação) como nos casos de venda para cliente bloqueado para venda à prazo, acima do limite de crédito, com contas vencidas, concessão de desconto acima do informado no cadastro do operador logado, etc, enfim, nas situações em que a forma de pagamento exige a autorização especial, um operador administrador fará a liberação e no log de transações ficará registrado qual foi o operador que deu a autorização. Veja orientações detalhadas sobre as autorizações especiais (campo "Código Autorizador") no tópico 31 do manual de ajuda.

Outras Informações

Cada pagamento que você registrar (F2), será lançado no grid "Pagamentos Já Registrados". Caso queira excluir um pagamento registrado incorretamente, basta selecionar o pagamento no grid e pressionar F4.
Ao registrar o pagamento, o sistema também mostrará (na parte inferior esquerda da tela) o saldo a pagar e troco a devolver, se for o caso;
Nos tipos de pagamentos 06 e 07, ou seja, parcelamentos na loja (outros ou ch. pré), o sistema estabelecerá o vencimento das parcelas de acordo com o que você definiu nos parâmetros gerais. Para mais detalhes sobre essa definição, analise as orientações do tópico 171 deste manual ajuda.
Ainda em relação a esses dois tipos de pagamentos (06 e 07), antes de você finalizar a venda, será possível alterar os vencimentos, valores e números dos cheques. Para isso, dê um duplo clique sobre o pagamento no grid;
Para evitar possíveis lançamentos incorretos, não poderão ser registrados pagamentos em duplicidade. Por exemplo, não se pode registrar, num mesmo fechamento, o recebimento em parcelamento (loja) duas vezes.
A exceção dessa regra será para:
a) Recebimentos via cartão, desde que operadoras diferentes;
b) Recebimentos em dinheiro no módulo de comandas. Nesse módulo será possível registrar 2 ou mais pagamentos com o código 01-Dinheiro;
Informados todos os dados dos pagamentos, basta pressionar F6 ou clicar no botão e a venda/OS/comanda será finalizada;
Se desejar voltar à tela principal da venda para alterar algum dado ou item, pressione ESC que o sistema cancelará o fechamento iniciado;
No caso da "Comanda" se já tiver pagamentos informados e se voltar à tela principal da comanda para alterar/incluir algum item, os pagamentos já registrados não serão excluídos;

Observação: no caso da venda normal, se todos os produtos tiverem 1 dos CFOPs abaixo, você poderá gravar a venda normal, mas marcar a opção para que a quela venda não gere lançamentos financeiros. Essa opção estará disponível nesta tela de recebimento.
Os CFOPs são: 5904, 5910, 6904 e 6910.

Veja também

Tópico: 21 - Agenda de compromissos
Menu de acesso: a partir da tela principal, clique em "Utilidades --> Compromissos --> Agenda de Compromissos". Tecla de atalho: CTRL+N.

Descrição: este módulo permite agendar compromissos.
Os compromissos podem ser vinculados a um funcionário responsável pelo cumprimento do compromisso, a um cliente e/ou a um fornecedor.

Campo Público: com este campo marcado o compromisso cadastrado na agenda ficará visível para todos os operadores do sistema. Já, com esse campo desmarcado, o compromisso só aparecerá para o operador que incluiu o compromisso, inclusive na impressão do relatório de compromissos da agenda.

Observações

Se a opção "Mostrar agenda do dia" do módulo de Parâmetros da Empresa estiver habilidata, ao iniciar o programa será mostrada uma tela com os compromissos do dia atual e anteriores. Essa tela também terá outras informações, como contas a receber vincendas no dia, clientes aniversariantes, etc.;
Se o campo "Agendar Pós-Venda em dias (0 desabilita o agendamento automático)." do módulo de classes de clientes, da classe que o cliente estiver vinculado, estiver com valor acima de 0, ao gravar uma venda ou fechar ordem de serviço, o sistema incluirá automaticamente um compromisso na agenda para essa data posterior. Esse compromisso visa um contato pós-venda com o cliente;
Na grade da tela principal desse módulo são listados todos os compromissos públicos. Os compromissos vencidos aparecem com fonte em destaque;
O GFIL inclui e exclui automaticamente as contas a pagar na agenda, ou seja, sempre que uma conta a pagar é incluída no sistema, ela vai automática para a agenda de compromissos e, quando essa conta é baixada, ela também sai da agenda. Esses compromissos de contas a pagar são listados na aba "Contas a Pagar" desta tela.
Já os compromissos incluídos manualmente através desta tela de agenda, devem ser também excluídos quando são cumpridos.

Relatórios vinculados

menu "Relatórios --> Lançamentos --> Agenda de Compromissos" da tela principal do sistema.

Tópico: 22 - Como libero o usuário Firebird SYSDBA para acessar o banco de dados GFIL?
Conforme condições contratuais, as quais sua empresa aceita ao iniciar a utilização do sistema e, cujas cláusulas você sempre poderá rever na opção "Termos de Uso" do site GFIL, o banco de dados é protegido por uma senha para que o usuário Firebird SYSDBA não tenha acesso. Essa senha não é disponibilizada em hipótese alguma, justamente para segurança de todos os usuários GFIL.

Porém, caso você esteja migrando para outro sistema e esse tenha opção para importar dados diretamente do banco de dados InfoLivre.fdb, o sistema GFIL disponibiliza gratuitamente uma ferramenta para você liberar o arquivo para acesso via outro sistema com o usuário SYSDBA.
Obs.: o arquivo de dados (InfoLivre.fdb) e também o arquivo fbclient.dll deverão estar na mesma pasta onde você gravar esse arquivo baixado no link abaixo. O fbclient.dll você encontrará dentro da pasta onde seu Firebird, versão 4.0, está instalado.
Mas ATENÇÃO: esse procedimento só deve ser feito se você não for mais utilizar o GFIL, pois, após o procedimento, o banco de dados (arquivo InfoLivre.fdb) se tornará inutilizável de forma permanente no sistema GFIL. Os dados cadastrados ficarão intactos, mas o arquivo não poderá mais ser acessado pelo GFIL.

O procedimento é bastante simples: basta você clicar aqui e fazer o download do arquivo. Em seguida execute-o e siga as orientações da tela.

Obs.: caso sua intenção seja apenas fazer leituras dos dados e continuar a utilizar o sistema, você tem uma opção bem mais prática no sistema. Se for este o caso, analise o tópico 147 do manual de ajuda do GFIL.

Tópico: 23 - Como funcionam as implementações no sistema? Posso enviar sugestões?
Com certeza você pode (e deve) enviar suas sugestões para serem analisadas pelo desenvolvedor.
Pode ter certeza, as sugestões que os usuários nos enviam são muito, mas muito importantes mesmo, para a melhoria do sistema.
Todas são armazenadas em um banco de dados específico e periodicamente, esse banco de dados é revisado e é analisado se alguma ideia recebida pode ser implementada no sistema naquele momento.
A prova do quanto levamos em conta as sugestões recebidas está na grande quantidade de mudanças feitas no sistema todos os anos. Analise a seção novidades desta página e para verificar as melhorias feitas no sistema nas últimas versões. Pelo menos 70% dessas alterações são fruto de ideias/críticas enviadas pelos usuários.

Por outro lado, é importante também entender que as alterações no sistema GFIL dependem de vários fatores. Alguns deles inclusive, alheios à interferência/vontade do desenvolvedor.
Outra questão a ser levada em conta, é que recebemos constantemente um grande número de mensagens com pedidos de implementações/alterações no sistema todo mês.
Não podemos simplesmente incluir algo no sistema sem antes fazer uma criteriosa análise de tudo que aquela alteração poderá causar em todos os módulos do sistema, mesmo que, num primeiro momento, ela seja considerada pertinente.
Também não podemos encher o programa de funções, pois isso o tornaria complexo de se entender e, como você sabe, um dos objetivos do sistema GFIL é exatamente o contrário, ou seja, manter-se um sistema o mais simples possível e a um custo baixo.
Em resumo, pode-se dizer que três premissas são imprescindíveis para que uma sugestão seja implementada:
1) Que a mudança vá ser realmente útil para uma quantidade considerável de usuários do sistema;
2) Que não complique o sistema. Que ele permaneça simples, permitindo que usuários sem grande conhecimento em informática o utilize apenas com o auxílio do manual de ajuda;
3) Que não demande altos custos para implantação.

Critérios que NÃO são considerados na análise:
1) Quantidade de vezes que um mesmo usuário envia a sugestão.
Muitos usuários enviam e reenviam a cada pouco tempo o mesmo pedido. Isso não ajuda em nada. Pelo contrário, gera custos desnecessários pois temos que analisar e responder cada um dos e-mails recebidos;
2) A ordem com que uma sugestão chega. Uma sugestão que foi enviada no início do ano, não terá prioridade sobre uma enviada no final do ano;
3) Tempo que o remetente da sugestão é usuário GFIL. Isso pode parecer incorreto num primeiro momento, pois, sempre se imagina que um usuário mais antigo tenha preferência nas sugestões que envia. Não, o desenvolvedor GFIL não "pensa" assim. Nossa lógica é que, se uma sugestão é boa e seria interessante ser implementada, não importa quem a enviou, o que importa é o que ela poderá gerar positivamente para melhoria do sistema como um todo.

Por esses e outros motivos, não temos como informar se uma sugestão recebida será ou não implantada e se for, não é possível precisar quando será.
Independente do conteúdo da mensagem enviada para sugestoes@sistemagfil.com.br (obviamente que desde que o conteúdo tenha relação com o sistema), ela será registrada na nossa base de dados e será reavaliada periodicamente. Nenhuma sugestão é totalmente descartada. Ela só será excluída da nossa base se/quando for implementada.
Pedimos a você usuário que nos envie o máximo de sugestões e/ou críticas possíveis, mas, ao mesmo tempo pedimos que compreenda que as mudanças no sistema são feitas (ou não) por uma avaliação exclusiva da equipe de desenvolvimento GFIL. Por isso não será dado nenhum retorno se a alteração sugerida será feita ou não e nem quando. Quando você enviar uma sugestão, você receberá um retorno informando que a sugestão foi entendida e registrada.
Sempre que você tiver qualquer sugestão, envie-a para nós.

Repetindo: todas as sugestões recebidas, sem exceção, são gravadas em um banco de dados.

Importante observar

Em nenhuma hipótese o desenvolvedor faz implementações/personalizações a pedido, mesmo que você esteja disposto a pagar;
Não envie várias vezes a mesma sugestão. Isso não fará com que ela vá para o topo da lista. O efeito será exatamente o contrário. Vai parecer que um único usuário está enviando várias vezes a mesma sugestão para parecer que são vários pedidos. Se chegarmos a essa conclusão, a sugestão será excluída e seu e-mail será bloqueado no canal de sugestões.
Logicamente que enviar uma ou duas vezes em tempos diferentes a mesma sugestão, não haverá problemas. Mas o envio sistemático não pode;
O envio deve ser feito exclusivamente pelo e-mail sugestoes@sistemagfil.com.br. O envio para outros canais de atendimento do desenvolvedor não será considerado;
Não queira "debater" a sua ideia com os atendentes para tentar convencê-los que sua sugestão deve ser implementada. Eles não têm permissão de fazer análises de opções que ainda não existam no sistema;
Não envie vídeos. Detalhe sua sugestão em texto. O vídeo, apesar de parecer melhor, é pior, pois demanda muito mais tempo para análise e torna muito complicado o seu arquivamento para reanálise futura. Sugestões recebidas em vídeo não serão consideradas;
Antes de enviar o e-mail, revise-o e analise bem se seu texto tem um mínimo de coerência e seja compreensível. Recebemos muitas sugestões cujo texto é "sem pé e sem cabeça". Em virtude da nossa equipe de análise ser pequena, infelizmente não há como ficar se debruçando sobre textos assim para tentar adivinhar o que ele quer dizer. Isso demandaria muito tempo e geraria custos desnecessários de pessoal e, como sabemos, custos desnecessários não têm lugar no sistema GFIL. Então, é preferível desconsiderar a sugestão de um usuário, do que ter que repassar custos a todos os usuários;
Não envie uma sugestão argumentando que, se ela não for implementada sua empresa não quererá usar o sistema. Como o desenvolvedor GFIL não faz implementações a pedido de forma individual, o efeito desse argumento vai ser nulo pois essa é uma questão que não entra na análise no momento de avaliar uma sugestão.

Tópico: 24 - Posso utilizar aqueles terminais "Busca Preços"?
Sim.
Para utilização do "Servidor Busca Preços GFIL", o procedimento é relativamente simples.

Importante:
Antes de você implantar essa opção no seu sistema, é muito importante estar ciente de que, segundo código de defesa do consumidor, os preços mostrados no terminais, é o preço que sua empresa deverá praticar no checkout da venda com seu cliente. Então, esteja sempre atento que os preços mostrados sejam realmente os que sua empresa quer praticar naquele momento.

Passos para instalação

No seu GFIL confira se há uma tabela padrão definida e se os preços dela estão atualizados;
Baixe este arquivo Servidor Busca Preços GFIL;
Descompacte esse arquivo na mesma pasta onde está instalado seu GFIL, podendo ser conexão servidor, estação de rede, estão web, .... Serão gerados 2 arquivos: SC501GER.dll e BPGFIL.exe.
Obs.: a base de dados onde o busca preços vai se conectar para obter a listagem dos produtos é a mesma que o seu GFIL conecta naquela máquina onde você salvou os arquivos acima;
Execute o arquivo BPGFIL.exe;
Acesse a aba "Configurações" e efetue alterações, se for o caso;
Configure os terminais (aparelhos) com o IP (rede interna) da sua máquina servidor GFIL;

Observações

O Servidor Busca Preços GFIL ficará ativo no computador e criará um ícone na bandeja (lado do relógio) do Windows;
O procedimento do item 4 acima você só precisará executar uma vez. Mesmo que venha a reinicializar o computador, o busca preços será ativado automaticamente. Mas lembre que ele precisa estar sempre ativo para os terminais conseguirem conectar;
Ao executar o busca preços, na tela haverá opção para mudar a filial e tabela de preços. Mas só será possível ativar uma filial de cada vez;
O atendimento do desenvolvedor GFIL não tem a informações sobre a lista completa de quais os modelos de terminais que são compatíveis. Os testes foram realizados no modelo Gertec G2 E. Para mais informações sobre outros modelos, entre em contato com uma revenda GFIL;

Tópico: 25 - Posso instalar o GFIL em qualquer pasta/diretório?
Sim. Mas recomenda-se instalar o programa na pasta padrão, ou seja, C:\SistemaGFIL. Instalando o programa na pasta padrão, facilitará para obter um suporte melhor e mais rápido, pois o atendente sempre saberá exatamente onde está cada arquivo que o programa precisa para rodar corretamente e tudo será mais fácil e rápido.
Caso você deseje instalar o sistema em outra pasta/diretório não haverá nenhum problema, mas, sempre que solicitar atendimento, informe onde você instalou o sistema.

Tópico: 26 - Compras de produtos
Menu de acesso: a partir da tela principal, clique em "Produtos --> Compras", ou no botão da barra de botões. Tecla de atalho: CTRL+C.

Descrição: nesta tela você poderá registrar todas as entradas de mercadorias oriundas de compras feitas em fornecedores.

Observações Iniciais

Antes de prosseguir na ajuda sobre este módulo, é importante que você entenda como funciona a dinâmica do sistema GFIL em relação à seleção dos cadastros (fornecedor, conta caixa, produtos, etc.), compras gravadas anteriormente, campos de somente leitura e outras. Clique aqui para ler o tópico que explica isso detalhadamente;
Os dados fiscais como nota fiscal, CFOP, CST/CSOSN, ICMS, IPI, etc., não são obrigatórios para usuários que não emitem NFe pelo GFIL. Mas, recomenda-se que você já vá informando esses dados para se habituar com eles. É provável que no futuro sua empresa seja obrigada pela receita a emitir nota fiscal eletrônica. Se os operadores estiverem habituados com essas informações, ficará mais fácil. Lembrando que é sempre o contador da empresa que deve orientar sobre quais serão os dados fiscais a serem informados ou não em cada campo;
Ao gravar a compra, o sistema atualizará o custo médio dos produtos da compra na tabela de preços de custo;
Se a opção "Na inclusão de uma compra ou pedido, atualizar automaticamente a tabela PREÇO DE CUSTO" do módulo de parâmetros da empresa estiver habilitada e o preço de um ou mais produtos praticados na compra for diferente daquele que está registrado na tabela de preço de custo, o GFIL atualizará esse preço de custo desses produtos na tabela de custo;
Se a opção "Atualiza preços automaticamente sempre que o preço de custo de um produto for alterado" no menu Preços -> Cria/Altera Tabela de Preços de Venda, na aba Cadastro Geral, estiver habilitada e a opção mencionada no item anterior também estiver habilitada nos parâmetros da empresa, e o preço de um ou mais produtos praticados na compra for diferente daquele que está registrado na tabela de preço de custo, o GFIL atualizará esse preço de venda desse produto em todas as tabela de venda. Lembrando que o preço de venda das tabelas de preço de venda é resultado do preço base (preço de custo) acrescido dos percentuais que você estabeleceu na criação de cada uma das tabelas de venda no módulo de cria/altera tabelas de venda;
Solicite ao seu fornecedor que lhe disponibilize o arquivo XML na nota fiscal eletrônica. De posse desse arquivo, você poderá fazer a importação de boa parte dos dados da nota. Clique aqui e veja como;

Tela inicial - abertura da compra

Número: é gerado automaticamente pelo sistema e segue uma sequência única. Sugere-se que não seja alterado;
Conta Caixa: selecione a conta caixa;
Código de barras do produto a incluir (obs.: conforme mencionado no item 2 das observações iniciais acima, o nome desse campo poderá ser diferente, dependendo do que você configurou nos parâmetros): selecione o produto digitando o dado ou pressionando F8.
Se os seus produtos têm código de barras informado no campo próprio do cadastro de produtos, você poderá utilizar um leitor de código de barras, o que, obviamente agilizará bastante a inclusão dos itens na compra;
Acréscimo/Desconto: Caso queira atribuir um acréscimo/desconto no item, informe-o nesses campos. Lembrando que na tela de fechamento você ainda poderá colocar um acréscimo/desconto global (para todos os itens);
CFOP: código da operação de saída (consulte o contador). Pressione o F8 para selecionar. O GFIL só disponibilizará os CFOPs cadastrados no cadastro de CFOP de acordo com o tipo da movimentação (neste caso, uma entrada) e de acordo com a UF do fornecedor (entrada interna ou externa, conforme o caso). Lembrando que essa informação é opcional para usuários que não emitem NFe pelo GFIL, mas se você informar o CFOP, deve também informar a situação tributária. Se você completar o CFOP do produto no cadastro dele, assim que você selecionar o produto na compra o GFIL já "busca" o CFOP lá do cadastro;
Situação Tributária do ICMS (CST ou CSOSN): código da situação tributária operação (consulte o contador). Pressione o F8 para selecionar. Esse campo também é de preenchimento opcional para usuários que não emitem NFe pelo GFIL, mas se você informar o CFOP, deve também informar a situação tributária. Se você completar a situação tributária do ICMS do produto no cadastro dele, assim que você selecionar o produto na compra o GFIL já "busca" essa informação e também a alíquota lá do cadastro. Se a CST selecionada for "00 - Tributada integralmente", o GFIL atribuirá no campo base de cálculo do ICMS o valor total do item e, se no campo alíquota houver valor, o GFIL já calculará o valor do ICMS. Somente nessa CST é que o GFIL gera automaticamente a base de cálculo do ICMS. Em todas as demais CST você deve informar a base, caso haja uma;
Base Cálc. ICMS: quando você informar/alterar esse campo e houver um valor no campo "Alíq. ICMS" do produto, o GFIL calculará o valor do ICMS;
Alíq. ICMS: quando você informar/alterar esse campo e houver um valor no campo "Base Cálc. ICMS" do produto, o GFIL calculará o valor do ICMS;
B.C. ICMS S.T.: informe manualmente esse dado. O GFIL não faz nenhum tipo de cálculo para esse campo;
Valor ICMS S.T.: informe manualmente esse dado. O GFIL não faz nenhum tipo de cálculo para esse campo. O valor do ICMS ST destacado nesse campo é acrescido ao valor total da compra;
Situação Tributária do IPI: código da situação tributária operação (consulte o contador). Pressione o F8 para selecionar. Esse campo também é de preenchimento opcional para usuários que não emitem NFe pelo GFIL. Se você completar a situação tributária do IPI do produto no cadastro dele, assim que você selecionar o produto na compra o GFIL já "busca" essa informação e alíquota do IPI lá do cadastro e, nesse caso, atribui à base de cálculo do IPI o valor do item e também calcula o valor do IPI. O valor do IPI destacado é acrescido no valor total da compra;
Números de série: Se sua empresa comercializa produtos que tenham número de série, você também pode registrar esses dados dos itens no movimento. Após ter incluído o item, pressione a tecla "Insert". Para mais detalhes sobre essa opção, veja o tópico 117 do manual de ajuda;

Observação: a unidade de entrada da mercadoria neste módulo deve ser a unidade definida como "Unidade de Compra" de cada produto no cadastro de produtos;
Ao gravar a compra o GFIL acrescerá no estoque dos produtos a quantidade indicada em cada item. Caso tenha um ou mais produtos cujo fator de conversão - veja mais sobre fator de conversão cadastro de produtos - seja superior a 1, o estoque será acrescido na proporção "quantidade X fator conversão do produto".

Tela de fechamento (pagamento da compra)

Frete:informe se houver frete a pagar por sua conta. Esse valor será acrescido no total da compra;

Acréscimo adicional:informe se houver algum acréscimo (além daquele já eventualmente informado lá na inclusão do item) a incluir na compra. Esse valor será acrescido no total da compra;

Desconto adicional:informe se houver algum desconto recebido (além daquele já eventualmente informado lá na inclusão do item) do fornecedor. Esse valor será decrescido do total da compra;

Outros Custos: tenha um cuidado especial com este campo. O valor dele não será incluído no total da venda tampouco será utilizado nos lançamentos financeiros da compra.
O objetivo desse campo é permitir informar valores que não farão parte do valor da compra, mas que devam ser computados na formação do preço de custo dos produtos. Esse campo só poderá receber valor se a opção *Na inclusão de uma compra ou pedido de produtos ou matérias-primas, atualizar automaticamente a tabela PREÇO DE CUSTO do produto/matéria-prima* dos parâmetros da empresa estiver habilitada.
Quando informar valor neste campo? Há situações em que um valor faz parte da compra. Porém, esse valor não consta da nota emitida pelo seu fornecedor. Como não consta da nota, você também não poderia lançá-lo no total da compra, pois aí os dados ficariam incorretos. Porém, mesmo que esse valor não esteja na nota, ele é custo de aquisição dos produtos dessa nota. Se você tem configurado seu GFIL para atualizar os preços de custo automaticamente, o novo valor do custo dos produtos ficaria incorreto. Nesses casos, ou seja, em que um determinado valor deverá ser considerado no cálculo do custo, mas esse valor não fazer parte da nota fiscal, você deverá utilizar esse campo "Outros Custos". Um exemplo: você faz uma compra e o transporte é por conta de sua empresa, mas o valor do frete não vem na nota;

Dados do pagamento da compra
Quando você acessa essa tela (ao iniciar o fechamento da compra), O GFIL coloca o valor total da compra no campo "Valor Pago à Vista", mas você pode alterar as informações e distribuir os valores (adiantamento, à vista e parcelado) conforme for a forma de pagamento acertada com seu fornecedor para aquela compra. Lembrando que o valor a prazo não pode ser alterado diretamente. O sistema vai calcular ele com base nos demais campos que você informar.

Pago à vista (entrada)

Pago em Adiantamento: se você fez algum pagamento adiantado ao fornecedor e lançou esse valor no módulo de adiantamento a fornecedores , poderá abater esse adiantamento no pagamento da compra;
Valor Pago à Vista: informe nesse campo o valor em dinheiro ou cheque. Se esse pagamento foi feito através de uma saída de sua conta bancária (cheque ou transferência), selecione a opção "Banco" em "Origem do valor à vista";

Parcelamento

Valor a prazo: esse valor é gerado automaticamente pelo sistema quando você informa o valor à vista. Se, por exemplo, a compra for toda à prazo, deixe o campo valor à vista igual a zero. Aí o GFIL colocará todo o valor da compra no campo à prazo. Com base nesse valor à prazo sistema gerará contas a pagar ao fornecedor. As contas serão geradas e listadas no grid logo abaixo;
Dias de intervalo informe o número de dias de intervalo que o GFIL deve deixar entre o vencimento das parcelas a pagar a serem geradas;
Antes de efetivar a gravação da compra, você pode alterar o vencimento, Nº do documento e/ou valor de cada parcela listada no grid. Para isso, selecione a parcela no grid e altere cada campo informando o novo valor do campo logo abaixo do grid. Lembrando que a soma das parcelas terá que ser igual ao valor total à prazo;

Menus (tela principal da compra)

Opções -> Cancelar Compra: não se pode alterar uma compra após ela ter sido finalizada. Se você tiver registrado uma compra e depois percebeu que informou dados incorretos, a solução será cancelá-la e refazê-la. Ao cancelá-la, o GFIL fará todo o estorno, retirando os produtos do estoque, estornando valores pagos à vista e excluindo contas a pagar.
Atenção: como ao incluir a compra o GFIL sempre atualiza o custo médio dos produtos, ao cancelar uma compra, esse cálculo é refeito para que os preços dessa compra não tenham influência no custo médio;
Opções -> Iniciar Nova Compra com Dados da Compra Selecionada: essa nova opção permite que você utilize uma compra já gravada como base para iniciar outra compra. É bastante útil naquelas situações onde você finaliza uma compra e depois percebe que algum dado foi informado incorretamente e aí precisa cancelar toda a compra e refazê-la.
Quando você acionar esse novo menu, o sistema vai iniciar uma nova compra e incluir nela todos os dados da compra selecionada na tela, exceto os dados de pagamento (fechamento) da compra.
A compra base poderá ser uma compra ativa ou mesmo uma compra já cancelada;
Imprimir -> Ticket da Compra: nesse menu é possível imprimir um ticket com os dados da compra.

Veja também

Tópico: 27 - Venda/pré-venda de produtos - Normal
Menu de acesso: a partir da tela principal, clique em "Produtos ->Vendas -> Normais ou Pré-Vendas", ou no botão da barra de botões. Tecla de atalho: CTRL+V.

Descrição: nesta tela você poderá registrar todas as saídas de mercadorias por venda a clientes.

Observações Iniciais

Antes de prosseguir na ajuda sobre este módulo, é importante que você analise este tópico: Pré-Vendas . Ele traz uma explicação completa sobre a opção pré-vendas que está disponível no módulo de vendas;
É altamente recomendável também que você entenda como funciona a dinâmica do sistema GFIL em relação à seleção dos cadastros (cliente, tabela, produtos, etc.), vendas ou pré-vendas gravadas anteriormente, campos de somente leitura e outras. Clique aqui para ler o tópico que explica isso detalhadamente;
Os dados fiscais como nota fiscal, CFOP, CST/CSOSN, ICMS, IPI, etc., não são obrigatórios para usuários que não emitem NFe pelo GFIL. Mas, recomenda-se que você já vá informando esses dados para se habituar com eles. É provável que no futuro sua empresa seja obrigada pela receita a emitir nota fiscal eletrônica. Se os operadores estiverem habituados com essas informações, ficará mais fácil. Lembrando que é sempre o contador da empresa que deve orientar sobre quais serão os dados fiscais a serem informados ou não em cada campo;
Ao gravar a venda, o sistema também gravará o custo dos produtos dessa venda. Esse custo será posteriormente utilizado para geração do relatório de lucro bruto. Esse custo é obtido da seguinte forma: o preço do produto praticado na última compra daquele item, o preço constante da tabela de preço de custo ou ainda o custo médio do produto, que é calculado a cada nova compra gravada. A definição de qual dessas três opções o programa deverá utilizar como custo você registra no módulo de parâmetros da empresa;

Tela inicial - abertura da venda

Número: é gerado automaticamente pelo sistema e segue uma sequência única para vendas e pré-vendas;
Tabela de Preços: selecione uma tabela de preços que deseja utilizar na venda em inclusão. Se no cadastro das suas tabelas de preços de venda você tiver definido uma tabela como padrão, ao iniciar a venda, o sistema já trará ela selecionada;
Conta Caixa: selecione a conta caixa . Se no cadastro das suas Contas Caixa você tiver definido uma conta como padrão, ao iniciar a venda, o sistema já trará ela selecionada;
"Entregar": marque essa opção se a entrega dos produtos ficará a cargo da sua empresa e também preencha os dados para a entrega na aba "Outras Informações" dessa mesma tela;
Vendedor: selecione o vendedor que está efetuando a venda. Se sua empresa definiu pagamento de comissão (módulo de parâmetros), é para esse vendedor que será lançada a comissão da venda. Se no cadastro de funcionários/vendedores você tiver vinculado o operador que está registrando a venda, ao iniciar a venda, o sistema já preencherá esse campo vendedor da venda com aquele vendedor que estiver vinculado ao operador logado e que está registrando a venda;
Código de barras do produto a incluir (obs.: conforme mencionado no item 2 das observações iniciais acima, o nome desse campo poderá ser diferente, dependendo do que você configurou nos parâmetros): selecione o produto digitando o dado ou pressionando F8.
Se os seus produtos têm código de barras informado no campo próprio do cadastro de produtos, você poderá utilizar um leitor de código de barras, o que, obviamente agilizará bastante a inclusão dos itens na venda;
Você ainda pode utilizar a opção de ler etiqueta de Código de barras emitida por balança. Clique aqui para ver como fazê-lo;
Inclui item autom.: marcando essa opção, assim que você selecionar o produto, o GFIL já o inclui na venda e não será preciso pressionar o F2, mas também não será possível alterar a quantitade, valor, impostos, etc, portanto se desejar informar o campo nº de série ou código de fabricação, ou mesmo alguns campos de impostos, deixe desabilitada esta opção "Inclui Item Autom." ao lado do campo de seleção dos produtos a incluir.;
Valor Unitário: o sistema GFIL completa automaticamente esse campo com o preço da tabela de preços selecionada na venda. Se você estiver logado com um operador que tem poderes para alterar o preço de venda, o GFIL permitirá alterar esse campo. Caso contrário, ele ficará em azul e inalterável;
Acréscimo/Desconto: Caso queira atribuir um acréscimo/desconto no item, informe-o nesses campos. Lembrando que na tela de fechamento você ainda poderá colocar um acréscimo/desconto global (para todos os itens);
CFOP: código da operação de saída (consulte o contador). Pressione o F8 para selecionar. O GFIL só disponibilizará os CFOPs cadastrados no cadastro de CFOP de acordo com o tipo da movimentação (neste caso, uma saída) e de acordo com a UF do destinatário (saída interna ou externa, conforme o caso). Lembrando que essa informação é opcional para usuários que não emitem NFe pelo GFIL, mas se você informar o CFOP, deve também informar a situação tributária. Se você completar o CFOP do produto no cadastro dele, assim que você selecionar o produto na venda o GFIL já "busca" o CFOP lá do cadastro;
Situação Tributária do ICMS (CST ou CSOSN): código da situação tributária operação (consulte o contador). Pressione o F8 para selecionar. Esse campo também é de preenchimento opcional para usuários que não emitem NFe pelo GFIL, mas se você informar o CFOP, deve também informar a situação tributária. Se você completar a situação tribuitária do ICMS do produto no cadastro dele, assim que você selecionar o produto na venda o GFIL já "busca" essa informação e também a alíquota lá do cadastro. Se a CST selecionada for "00 - Tributada integralmente", o GFIL atribuirá no campo base de cálculo do ICMS o valor total do item e, se no campo alíquota houver valor, o GFIL já calculará o valor do ICMS. Somente nessa CST é que o GFIL gera automaticamente a base de cálculo do ICMS. Em todas as demais CST você deve informar a base, caso haja uma;
Base Cálc. ICMS: quando você informar/alterar esse campo e houver um valor no campo "Alíq. ICMS" do produto, o GFIL calculará o valor do ICMS;
Alíq. ICMS: quando você informar/alterar esse campo e houver um valor no campo "Base Cálc. ICMS" do produto, o GFIL calculará o valor do ICMS;
B.C. ICMS S.T.: informe manualmente esse dado. O GFIL não faz nenhum tipo de cálculo para esse campo;
Valor ICMS S.T.: informe manualmente esse dado. O GFIL não faz nenhum tipo de cálculo para esse campo. O valor do ICMS ST destacado nesse campo é acrescido ao valor total da venda;
Situação Tributária do IPI: código da situação tributária operação (consulte o contador). Pressione o F8 para selecionar. Esse campo também é de preenchimento opcional para usuários que não emitem NFe pelo GFIL. Só preencha esse campo se sua empresa for contribuinte do IPI. Se você completar a situação tributária do IPI do produto no cadastro dele, assim que você selecionar o produto na venda o GFIL já "busca" essa informação e alíquota do IPI lá do cadastro e, nesse caso, atribui à base de cálculo do IPI o valor do item e também calcula o valor do IPI. O valor do IPI destacado é acrescido no valor total da venda;
Números de série: Se sua empresa comercializa produtos que tenham número de série, você também pode registrar esses dados dos itens no movimento. Após ter incluído o item, pressione a tecla "Insert". Para mais detalhes sobre essa opção, veja o tópico 117 do manual de ajuda;

Tela de fechamento (recebimento da venda) Para orientações sobre a tela de recebimento da venda, analise o tópico número 20 do manual de ajuda do sistema.
Obs.: no caso da venda normal, se todos os produtos tiverem 1 dos CFOPs abaixo, você poderá gravar a venda normal, mas marcar a opção para que a quela venda não gere lançamentos financeiros. Essa opção estará disponível na tela de recebimento.
Os CFOPs são: 5904, 5910, 6904 e 6910.

Menus (tela principal da venda)

Opções -> Cancelar Venda: não se pode alterar uma venda após ela ter sido finalizada. Se você tiver registrado uma venda e depois percebeu que informou dados incorretos, a solução será cancelá-la e refazê-la. Ao cancelá-la, o GFIL fará todo o estorno, retornando os produtos ao estoque, estornando valores recebidos à vista, excluindo contas a receber e excluindo comissão de vendedor.
Apesar do sistema permitir, não se recomenda cancelar uma venda que tenha uma NFe autorizada. Essa opção de cancelamento de uma venda com nota autorizada, deve ser utilizada somente naqueles casos em que a venda com o cliente de fato não se concretizou, mas que, por causa do prazo, não se consegue mais cancelar a nota junto à SEFAZ.
Ao abrir a tela de vendas, utilize o F9 para pesquisar, selecione a venda que deseja cancelar, dê um esc para voltar à tela de vendas com esta venda selecionada. Entre no menu Opções -> Cancelar a venda;
Opções -> Iniciar Nova Venda com Dados da Venda Selecionada: essa nova opção permite que você utilize uma venda já gravada como base para iniciar outra venda. É bastante útil naquelas situações onde você finaliza uma venda e depois percebe que algum dado foi informado incorretamente e aí precisa cancelar toda a venda e refazê-la.
Quando você acionar esse novo menu, o sistema vai iniciar uma nova venda e incluir nela todos os dados da venda selecionada na tela, exceto os dados de recebimento (fechamento) da venda.
A venda base poderá ser uma venda ativa ou mesmo uma venda já cancelada;
Opções -> Mudar Venda Para Consumidor Identificado: esta opção será útil naqueles casos em que se tenha gravado uma venda para o cliente balcão, ou seja, consumidor não identificado, mas o que você queria mesmo era ter indicado um cliente que já estava cadastrado no GFIL ou então quando você precisa fazer a devolução do cliente e depois emitir uma NFe da reentrada da mercadoria. Como cliente balcão não seria possível emitir a nota, pois uma NFe precisa que o destinatário (no caso o cliente) tenha todos os dados identificados. Com esta opção, ao invés de cancelar toda venda e refazê-la com o cliente correto, basta acionar este menu. Você poderá mudar o cliente balcão de uma venda para um cliente com cadastro e com CPF ou CNPJ. Há algumas condições: a venda não pode ter tido uma devolução iniciada; não pode ter uma NFe iniciada; não pode ter sido recebida por adiantamento.
Quando você usar esta opção, o sistema irá mudar a venda para o novo cliente indicado; transferirá eventuais contas a receber e/ou recebidas do cliente e de operadoras de cartão; mudará o cliente na NFCe, caso esta tenha sido emitida; e alterará o cliente vinculado no lançamento do caixa/banco, caso tenha havido algum;
Imprimir -> Ticket da Venda (CTRL + clique para auto): nesse menu é possível imprimir um ticket com os dados da venda. Esse ticket poderá ser normal (em papel A4) ou ainda um ticket tipo cupom não fiscal, dependendo de como você configurou a opção de impressão em impressora 40 colunas no módulo de parâmetros da empresa.
Se você quer que o ticket da venda seja impresso automaticamente após finalizar a venda, com a tecla CTRL do seu teclado pressionada, dê um clique nesse menu dessa tela.
Imprimir -> Termo de Garantia: nesse menu é possível imprimir um termo de garantia relativo aos produtos da venda. Nessa impressão há uma declaração que você poderá personalizar. Para editar o texto acione no GFIL no módulo "Textos Para Relatórios". Veja mais informações no tópico Tópico nº 183 do manual de ajuda.
Imprimir -> Carnê de Pagamento: nesse menu é possível imprimir o carnê de pagamento das parcelas de contas a receber da venda selecionada. Para editar o texto da mensagem do carnê, acione no GFIL no módulo "Textos Para Relatórios". Veja mais informações no tópico Tópico nº 183 do manual de ajuda.

Pré-venda
Essa opção foi idealizada para ser utilizada por empresas onde a venda é iniciada por um vendedor e fechada por um caixa, ou seja, um operador que somente fará o recebimento/fechamento da venda. A dinâmica dessa opção é o vendedor inicia a pré-venda e inclui, os produtos e grava, mas sem fazer o fechamento (recebimento). O cliente dirige-se ao caixa para efetuar o pagamento, onde o caixa fará o fechamento da venda.
Para finalizar a pré-venda, o operador caixa pesquisa (F9) marcando a opção "Pré-Vendas" na tela de pesquisa. Depois de selecionada a pré-venda desejada, volte à tela de vendas (pressionando o Esc) e acione o menu "Pré-venda -> Fechar a venda (Recebimento )".
Para mais detalhes sobre essa opção veja o tópico número 161 do manual de ajuda.

Observação
Se nos parâmetros da empresa estiver habilidada a opção para que o GFIL controle o limite de crédito dos clientes e, na gravação de uma venda for informado um valor parcelado (na loja) que exceda o limite do cliente, o GFIL abrirá um pedido de "Autorização" no sistema para que seja liberado por um operador com status de "Administrador".
Idêntico procedimento é executado quando o desconto sendo concedido na venda for superior ao limite de descontos do operador.
Para efetuar a liberação um operador administrador deve acionar o menu "Autorizações Especiais" através do ícone GFIL que fica disponível do lado do relógio do Windows.

Veja também

Tópico: 28 - Venda balcão
Menu de acesso: a partir da tela principal, clique em "Produtos -> Venda Balcão". Tecla de atalho: F7.

Antes de prosseguir na ajuda sobre este módulo, é importante que você entenda como funciona a dinâmica do sistema GFIL em relação à seleção dos cadastros (cliente, tabela, produtos, etc.), campos de somente leitura e outras. Clique aqui para ler o tópico que explica isso detalhadamente.

Descrição: este módulo destina-se ao registro rápido de vendas. Por isso tem poucos campos a serem preenchidos. Alguns deles, inclusive, como é caso do cliente e conta caixa, devem ser previamente definidos no módulo de parâmetros da empresa. A tabela de preços padrão é definida no cadastro de tabelas de preço. O vendedor deve ser previamente vinculado ao operador no cadastro de vendedores/funcionários ou no cadastro do cliente, bem como nos parâmetros da empresa você deverá indicar se deseja que, ao iniciar a venda, o GFIL utilize o vendedor vinculado àquele operador que está gravando a venda ou ao vendedor que está vinculado no cadastro do cliente desta venda. Assim, ao iniciar uma venda, o sistema já alimentará estes campos (cliente, tabela de preços e vendedor) automaticamente. Mesmo após iniciada a venda, você poderá alterar esses dados antes de finalizá-la.
O cliente da venda (seja o cliente padrão ou outro), deve ser sempre do tipo "1 - Consumidor final".
Diferentemente dos demais módulos do sistema, a venda balcão não precisa de nenhum procedimento para ser iniciada. Assim que você acessar a tela, já poderá iniciar a inclusão de produtos através de um leitor de código barras ( Clique aqui para ver como fazê-lo), digitando o valor chave (código de barras, código, referência ou código original) do produto ou ainda selecionando-o através da tecla F8.
Você ainda pode utilizar a opção de ler etiqueta de Código de barras emitida por balança ou através da pesagem direta no caixa (balança de checkout). Clique aqui para ver como fazê-lo.
A quantidade padrão para os itens é sempre 1. Caso deseje incluir um item com quantidade diferente desse valor, antes de selecionar o produto, pressione o * (asterisco) e altere a quantidade para a desejada.

Após ter incluído o item na venda, você poderá atribuir um desconto e/ou alterar seu valor unitário pelo menu popup do grid, ou seja, clicando com o botão direito do mouse no item no grid de listagem, ou no caso do desconto, pressionando as teclas Shift+F10.
Obs.: para informar um desconto em percentual, informe o sinal de percentual. Ex.: 10%.
Lembrando que, no fechamento da venda ainda haverá um campo para um desconto geral (adicional). Portanto, só utilize essa opção de desconto no item quando realmente precisar conceder o desconto no item.

Teclas Especiais

F5: para alterar o cliente da venda. Abre a tela de pesquisa de clientes.
Obs.: essa tecla funciona em qualquer parte da tela, ou seja, independentemente de onde estiver o cursor, o pressionamento dessa tecla sempre funcionará;
F8: para alterar o cliente ou a tabela de preços ou o vendedor. O cursor precisa estar no campo (cliente, tabela de preços ou vendedor) que se deseja fazer a alteração;

Menu "Outras Opções"

Reimprime Ticket: autoexplicativo;
Mostra Recebimentos: para verificar como uma determinada venda foi paga pelo cliente;
Abre Admin. TEF: aciona a tela de administração de TEF. Apenas se você tiver um TEF configurado;
Recuperar Última Venda: sempre que você vai inserindo itens em uma venda, o sistema vai registrando esses itens em um arquivo local no computador sendo operado. Mesmo que você cancele a venda em andamento, os itens dela ficarão disponíveis para serem recuperados através deste menu. Outra utilidade dessa opção é quando ocorrer o travamento do computador e uma venda estiver com vários itens inseridos. Esses itens não seriam perdidos, pois podem ser recuperados;
Recuperar Penúltima Venda: essa opção pode ser bastante útil se você tiver apenas um computador com o sistema e houver necessidade de, por exemplo, interromper uma venda com muitos itens para ser possível registrar uma outra venda com 1 ou 2 itens, ou seja, fazer um "fura fila". Aí você cancela a venda atual, registra a outra venda e depois recupera a penúltima venda por este menu;

Menu "Layout"

Tela Cheia: autoexplicativo;
Largura do Banner: se desejar mostrar uma imagem nessa tela, informe nesse menu a lagura dela. A imagem aparecerá na lateral (total) direita da tela.
Obs.: você precisa também informar qual será essa imagem. Isso você fará no módulo de personalizações. Veja o tópico 93 deste manual para mais orientações sobre personalizações;

Após ter incluído todos os produtos da venda, pressione o F6 para abrir a tela do recebimento da venda.
Para orientações sobre a tela de recebimento da venda, analise o tópico número 20 do manual de ajuda do sistema.

Atenção: ao gravar a venda, o sistema também gravará o custo dos produtos dessa venda. Esse custo será posteriormente utilizado para geração do relatório de lucro bruto. Esse custo é obtido da seguinte forma: o preço do produto praticado na última compra daquele item, o preço constante da tabela de preço de custo ou ainda o custo médio do produto, que é calculado a cada nova compra gravada. A definição de qual dessas três opções o programa deverá utilizar como custo você registra no módulo de parâmetros da empresa.

Nota Fiscal Eletrônica de Consumidor da Venda Balcão
Você pode configurar o GFIL para que toda venda balcão gravada inicie automaticamente uma nota fiscal eletrônica de consumidor. Para isso, marque a opção "Iniciar a NFCe automaticamente ao finalizar a venda" do módulo de parâmetros fiscais da NFCe do sistema.
Ainda nesse mesmo módulo de parâmetros fiscais, é possível você habilitar sistema para que ele abra automaticamente a tela de envio de NFCe após iniciar a nota marcando a opção "Abrir a tela de NFCe após iniciar a nota"
Na tela de fechamento da venda e informação dos valores recebidos você tem o campo "CPF do Cliente". Se você vai emitir NFCe da venda e se o cliente deseja que seja uma nota identificada (com CPF) e ainda se o cliente da venda não tiver o CPF informado lá no cadastro dele, então preencha esse campo. Neste caso, você também poderá informar o CPF do cliente durante a edição da NFCe, antes de transmiti-la.

Veja também

Integração com TEF.

Tópico: 29 - Ordem de serviço
Menu de acesso: a partir da tela principal, clique em "Serviços -> Ordem de Serviço". Tecla de atalho: Shift+V.

Descrição: esse módulo é indicado para empresas que trabalham com conserto de equipamentos ou assistência técnica em geral. Com o módulo de ordens de serviço e seus sub-módulos você poderá controlar todas as etapas que o equipamento do cliente permanecer em sua empresa, desde a recepção no balcão até o momento da entrega do mesmo ao cliente.
O módulo oferece também uma opção para registrar atendimentos externos.
Apesar deste módulo ser mais indicado para empresas que trabalham com consertos de equipamentos (lojas de informática, oficinas mecânicas, tornearias, eletrônicas, etc.), nada impede que empresas de outros ramos o utilizem. Temos usuários que utilizam a OS do GFIL e que atuam em áreas como desenvolvimento de sites, dentistas, costureiras, pequenas construções (pedreiros), entre várias outras. O que é sempre importante destacar é que você deve avaliar o GFIL e analisar se você conseguirá se adaptar ao que ele oferece. Se a resposta for sim, então qualquer serviço poderá ser controlado por aqui.

Observações Iniciais

Antes de prosseguir na ajuda sobre este módulo, é importante que você entenda como funciona a dinâmica do sistema GFIL em relação à seleção dos cadastros (cliente, tabela, produtos, etc.), pesquisa/seleção de OS gravadas anteriormente, campos de somente leitura e outras. Clique aqui para ler o tópico que explica isso detalhadamente;
Ao fechar a OS, o sistema também gravará o custo dos produtos (peças) dessa OS. Esse custo será posteriormente utilizado para geração do relatório de lucro bruto. Esse custo é obtido da seguinte forma: o preço do produto praticado na última compra daquele item, o preço constante da tabela de preço de custo ou ainda o custo médio do produto, que é calculado a cada nova compra gravada. A definição de qual dessas três opções o programa deverá utilizar como custo você registra no módulo de parâmetros da empresa;

A Tela principal (abertura)

Tipo de atendimento: será interno se o cliente traz o equipamento/veículo para conserto em sua empresa e externo se o técnico da empresa fará o atendimento na empresa do cliente;
Vendedor Princ. das Peças e Vendedor Princ. Mão de Obra: o GFIL permite que você pague comissão de vendedor para vendedores diferentes, ou seja, a comissão das peças vai para um vendedor e da mão de obra para outro. Por isso você precisa indicar qual será cada vendedor, podendo inclusive, ser o mesmo para peças e M.O. No sub-módulo de fechamento da OS, que veremos logo abaixo neste tópico, ainda é possível incluir outros vendedores para receberem comissão, ou seja, nestes campos da tela de abertura da OS, você indica apenas os vendedores principais, mas, na hora de fechar, você pode incluir outros vendedores para ratear a comissão, podendo inclusive ratear um valor de comissão maior do que aquele calculado pelo sistema. O teto do valor da comissão será sempre o valor total das peças e total da mão de obra;
Conta Caixa: selecione a conta caixa ;
Tabela de Preços: selecione uma tabela de preços dos produtos e serviços que deseja utilizar na OS. Se no cadastro das suas tabelas de preços de venda você tiver definido uma tabela como padrão, ao iniciar a OS, o sistema já trará ela selecionada;
Equipamento / Veículo Vinculado (F8): preenchimento opcional. Se sua empresa costuma receber com frequência o mesmo equipamento ou veículo de seus clientes para consertos, é interessante que você faça um cadastro prévio desses equipamentos/veículos. Aí, quando você for abrir uma ordem de serviço bastará pressionar a tecla F8 neste campo e vincular o equipamento/veículo a O.S.
Para efetuar os cadastros acione o menu "Cadastro -> Equipamentos/Veículos" da tela de ordem de serviço;
Descrição do equipamento: informe dados do equipamento, veículo ou outra situação no qual o serviço será executado;
Placa e Odômetro:utilizado apenas em oficinas mecânicas;
Equipamento em Garantia:informe se o equipamento ainda tem garantia. Essa informação será importante para que o técnico que depois vai analisar o equipamento não rompa lacres ou faça testes que possam gerar a perda dessa garantia, principalmente se ela for de terceiros;
Máx.Dias p/Retir: é o prazo máximo que o cliente terá para retirar seu equipamento da loja após notificado de que o serviço foi finalizado ou ainda se não será possível realizar o conserto. Depois de dar a entrada do equipamento, você deve imprimir a "Ordem de Serviço" e solicitar ao cliente que a assine. Nesse documento será impresso esse prazo;
Min P/ Orçamento: vamos supor que seu cliente traga um equipamento defeituoso para fazer orçamento do conserto. Não é raro de ocorrer em oficinas/assistências/eletrônicas que, para se chegar a um valor de orçamento (soma das peças a serem substituídas e tempo de mão de obra), se tenha que fazer todo o serviço primeiro. Nesses casos o orçamento é informado ao cliente quando tudo já está feito. Também não é raro do cliente simplesmente responder "ah, não vou querer fazer o conserto". Aí você teve todo o trabalho de realizar o conserto, trocar peças, etc. e ficaria no prejuízo.
Definindo um "Min P/ Orçamento", que será impresso na ordem de serviço e assinada pelo cliente, se a soma das peças e mão de obra for inferior a esse valor, o cliente estará obrigado a aceitar o conserto;
Situação Atual: selecione uma das opções. Essa situação mudará dependendo da fase do serviço. Você pode incluir novas situações no sistema no módulo de cadastro de situações de O.S.;
Observações: este campo destina-se a informar qualquer dado que deseje registrar na abertura da ordem de serviço e que não tenha um campo próprio nessa tela.

Depois de efetuada a abertura da ordem de serviço e até seu fechamento, você utilizará os três sub-módulos "Produtos", "Serviços" e "Ocorrências" (que serão detalhados abaixo) para fazer inclusões/alterações, conforme for cada procedimento adotado em relação ao equipamento em análise/conserto.

Os Sub-Módulos

Produtos: inclua, exclua ou altere itens de produtos (peças) que necessitarão ser substituídas para conserto do equipamento. Logicamente que esses itens não precisam necessariamente serem incluídos todos de uma vez. Vá incluindo-os conforme o andamento do serviço.
Para informar os seriais de cada item":na tela de inclusão de produtos dessa OS, selecione um a um cada produto no grid e pressione o botão "Insert" no teclado, informando os seriais. O sistema permitirá incluir tantos seriais quantos forem a quantidade de itens informadas para esse produto. Isso irá permitir que no futuro você consiga saber para quem (em qual OS) vendeu determinada peça, emitindo o "Relatórios -> Produtos movimentação -> Números de Série;
Serviços: inclua, exclua ou altere itens de mão de obra que necessitarão ser aplicadas para conserto do equipamento. Logicamente que esses itens não precisam necessariamente serem incluídos todos de uma vez. Vá incluindo-os conforme o andamento do serviço.
Nesse sub-módulo você terá o campo "Descrição Detalhada do Serviço Executado (informações adicionais da mão de obra)": no cadastro de tipos de serviços, ao incluir um serviço você vai informar uma descrição curta e geral daquele tipo de serviço. Porém, ao se aplicar o serviço no equipamento, muitas vezes faz-se necessário registrar detalhes de como esse serviço foi feito. Esse campo tem justamente o objetivo de permitir o registro dessas informações adicionais;
Ocorrências: neste sub-módulo você deve registrar tudo o que ocorrer com todas as partes (equipamento, empresa, cliente, etc.) envolvidas na ordem de serviço durante o período em que o equipamento permanecer na empresa.
Alguns exemplos de ocorrências: "cliente - contato Paulo - esteve na loja e passamos orçamento. Ficou de retornar até amanhã para autorizar o conserto", "cliente não trouxe fonte do equipamento - ligado para ele - contato Luzia. Ficou de trazer ainda hoje", "encomendado parafuso XYZ do fornecedor tal"; "ligado para cliente - contato João - informado que conserto foi finalizado. Vem buscar ainda hoje".
É muito importante que todas as anotações sejam feitas sempre que algo diferente ocorreu. Lembre-se que esses dados ficarão registrados para sempre no seu sistema. Se depois de 90 dias, 180 dias, um ano, ou seja, em qualquer tempo, um cliente reclamar ou mesmo solicitar informações a respeito de um determinado serviço que sua empresa fez, você terá todos os detalhes para argumentar com ele;
Atendimento Externo: se sua OS for do tipo "Atendimento externo", informe dados da visita efetuada pelo seu técnico à empresa do cliente. Nessa tela você vai informar dados específicos (data/hora de saída, retorno, quilometragem, etc.). Se desejar, você também poderá registrar essa visita no sub-módulo de ocorrências;
Entrega do equipamento: nesse sub-módulo você deverá registrar a data/hora e o nome da pessoa (cliente) que retirou o equipamento, quando isso ocorrer, é claro;

Fechamento: nessa tela você irá informar o tipo de fechamento, forma de recebimento, situação da OS e se for o caso, fazer um rateio da comissão de vendedores.

Aba Fechamento

Tipo de Fechamento: podem ocorrer situações em que um cliente traz um equipamento em sua empresa e após analisado, é constatado que o conserto dele é impossível, inviável ou o cliente não autoriza. Nesses casos, você teria duas opções em relação ao destino da ordem de serviço no sistema: a) excluí-la, o que não recomendamos; b) fechá-la com tipo de fechamento "Sem custos para o cliente". Com isso a OS ficará registrada no seu sistema, mas não gerará nenhum financeiro. Nesse tipo de fechamento, caso tenha sido incluído algum produto (peça) na OS, você deve excluir esse item no sub módulo "Produtos" para que o mesmo retorne ao estoque;

Aba Comissão de Vendedores (redistribuição)

Se sua empresa paga comissão de vendedores, esta opção poderá ser muito útil para a distribuição dessa comissão que você paga nas OS.
Quando abriu a ordem de serviço, você informou o vendedor das peças e o vendedor da mão de obra da ordem de serviço. Ao iniciar o fechamento, o GFIL vai calcular o valor da comissão de vendedor das peças e também da mão de obra, conforme você tiver configurado a opção de pagamento de comissão de vendedor nos parâmetros da empresa e também no cadastro dos vendedores, produtos e tipos de serviço.
Nesse cálculo, o GFIL calculará e mostrará nessa tela um valor x de comissão para o vendedor das peças e outro valor x para o vendedor da mão de obra. Lembre que você informou esses vendedores na tela de abertura da OS.
Porém, e aí é que está a grande utilidade dessa opção, você pode querer redistribuir esses valores das comissões aumentando o valor da comissão para um valor diferente para aquele que foi calculado pelo sistema e até incluir novos vendedores para os quais deseja que o sistema lance comissão relativa a essa O.S.
Se você aumentar o valor a pagar, o teto será o valor total das peças e/ou mão de obra. Na opção "Pode alterar/redistribuir a comissão de vendedores nos fechamentos de Ordens de Serviço, até o limite de:" do módulo de cadastro de operadores do sistema , você pode estabelecer um percentual máximo (em relação ao valor das peças/MO) que o operador pode redistribuir. Não confunda: operador é a pessoa que está operando o sistema. Quem recebe a comissão é o vendedor e que deve estar cadastrado no cadastro de Vendedores/Funcionários.

Botão "Fechar OS (F6)".
Analise o tópico número 20 do manual de ajuda do sistema, onde você encontrará orientações detalhadas sobre as opções e procedimentos para o recebimento da Ordem de Serviço.

Botão Excluir (tela principal de abertura da OS): até que uma ordem de serviço não esteja fechada, é possível excluí-la. Contudo, recomendamos não adotar essa prática. Mesmo que uma OS não seja finalizada, por desistência por parte do cliente, outro motivo qualquer, algumas etapas da ordem de serviço aconteceram, ou seja, vários procedimentos em relação àquele equipamento foram adotados durante o período em que o equipamento permaneceu em sua empresa. Se essa situação ocorrer com alguma ordem de serviço em sua empresa, o recomendado é fechar a ordem de serviço, utilizando a opção "Sem custos para o cliente" no campo tipo de fechamento (vide explicação mais detalhada acima, no sub-módulo fechamento". Dessa forma, a OS fica registrada, não gerará financeiro e, no futuro, será possível efetuar consultas sobre as ocorrências dela, caso necessário.
Importante: se você utiliza as opções de agreação de OS (mãe e filhas), quando for excluir uma OS mãe, as filhas voltarão à normalidade, ou seja, seu status voltará a ficar "em aberto";

Menus (tela principal de abertura da OS)

Opções -> Cancelar Ordem de Serviço: Se você já tiver fechado uma ordem de serviço e desejar estornar tudo (produtos, comissão de vendedores, caixa, contas a receber, etc.) relacionados a ela, utilize a opção desse menu.
Obs.: se você utiliza as opções de agreação de OS (mãe e filhas), quando for cancelar uma OS mãe, as filhas também serão canceladas;
Opções -> Reabrir Ordem de Serviço: não se pode alterar uma OS que já estiver fechada. Se você tiver fechado uma OS e depois percebeu que informou dados incorretos ou ainda ocorrer uma situação do equipamento consertado voltar a sua empresa porque um conserto não estava correto e o equipamento precisar passar por novo conserto/análise, faça a reabertura da OS por este menu. O sistema vai estornar toda parte financeira (caixa, banco, contas a receber, comissão de vendedores, etc.) e também vai retornar os produtos ao estoque.
Observação: a opção de reabertura de OS deve ser utilizada somente naqueles casos em que o problema é logo detectado (um, dois dias após) o equipamento ter sido entregue ao cliente. Se o mesmo equipamento retornar a sua empresa por outro problema ou até seja o mesmo problema, mas seja uma nova ocorrência, você deve abrir uma nova ordem de serviço, pois tratar-se-á de novos procedimentos que não têm relação direta com a OS anterior;
Opções -> Juntar Ordens de Serviço": essa opção será útil naquelas situações que você tenha cliente com diversas OS durante o mês (ou outro período) e ele queira fazer um único faturamento e nota fiscal, englobando várias ordens.
As OS que forem "juntadas" passarão a ser denominadas "OS Fifilhas", as quais não terão fechamento/faturamento e não serão computadas em alguns relatórios. Esse procedimento também criará automaticamente uma nova OS, cuja numeração será normal/sequencial. Esta nova OS será denominada "OS mãe" e será a responsável pelo faturamento e nota fiscal;
Imprimir -> Ordem de Serviço (modelo com canhoto ou modelo com via do cliente): você é quem vai definir a dinâmica de encaminhamento do equipamento da OS em sua empresa, mas, recomendamos que assim que a ordem de serviço seja aberta, se imprima a OS nesse menu em duas vias, solicitando que o cliente as assine e uma via ficará com o cliente e a outra anexada ao próprio equipamento que será encaminhado ao setor técnico para as providências. Nessa impressão da OS, há uma declaração que você poderá personalizar. Para editar o texto acione no GFIL no módulo *Textos Para Relatórios". Veja mais informações no tópico Tópico nº 183 do manual de ajuda.
Imprimir -> Termo de Garantia: após o fechamento de uma OS, é possível imprimir um termo de garantia relativo aos serviços e peças aplicadas na OS. Nessa impressão do termo de garantia, há uma declaração que você poderá personalizar. Para editar o texto acione no GFIL no módulo "Textos Para Relatórios". Veja mais informações no tópico Tópico nº 183 do manual de ajuda.

Veja também

Tópico: 30 - Posso baixar e instalar eu mesmo o sistema ou preciso entrar em contato com uma revenda?
Você pode baixar e instalar os programas tranquilamente. Nossa recomendação é que, pelo menos a instalação e treinamento iniciais sejam feitos por uma revenda, mas isso não é obrigatório.
O sistema é relativamente fácil de instalar e utilizar, mas é necessário ter conhecimento básico de informática para instalação de programas, downloads, etc.
Após acessar o programa, se tiver dúvida em algum dos módulos, basta pressionar a tecla F1 que o sistema buscará o tópico de ajuda relativo àquele módulo. É preciso ter uma conexão com a internet para isso.

Tópico: 31 - Operadores do sistema - Cadastro - Poderes - Senha/login
Menus de acesso: Este tópico de ajuda abordará 3 telas, todas relacionadas ao módulo de operadores do sistema. Os menus de acesso são: a partir da tela principal do GFIL, clique em "Operadores" e depois em "Cadastros", "Alteração de E-mail/Senha", "Login/Logoff".

Módulo de Cadastro
Como o próprio nome já diz, essa tela deve ser utilizada para inclusão e/ou manutenção de cadastro de operadores.
O sistema comporta 3 status de operadores, a saber:
a) Limitado: cada tipo de operação a ser feita no sistema por esse operador precisa ter seu nível de poder definido neste módulo. Esse operador pode, por exemplo, ser autorizado a fazer vendas, mas não dar descontos; pode fechar uma ordem de serviço, mas não fechá-la sem custos para o cliente, necessitando para esses casos de uma autorização especial de um operador Master ou o Administrador;
b) Master: terá todos os poderes em nível máximo, exceto os poderes "Administrativos";
c) Administrador: tem todos os poderes de forma ilimitada.

Essa tela se subdivide em duas:
1. O cadastro: para cadastrar (incluir um novo operador), clique no botão "Incluir" e informe o código, nome de identificação (não precisa ser o nome completo da pessoa, apenas um nome curto para identificá-lo no sistema) e o tipo do operador (operador limitado ou master).
  Obs.: o status de operador administrativo não pode ser definido nessa tela de inclusão. Após incluir o operador, acione o botão "Editar Poderes" e, na tela que se abrir, defina esse status para ele, se for o caso.
  Neste último campo (tipo do operador) é preciso estar ciente de que um operador master tem poderes nível máximo no sistema (exceto poderes administrativos) e que ele tem poderes exclusivos que não são atribuíveis a um operador limitado. Para verificar quais são esses poderes exclusivos do operador master clique no botão (?) que aparece ao lado da opção "Master" dessa tela.
  Para o operador limitado, após ter gravado o cadastro dele, você deverá definir o níveis de poderes dele, conforme detalhado no item b abaixo.
2. Atribuição de Poderes: a tela que é acionada pelo botão "Editar Poderes" é onde você irá alterar os poderes configuráveis de cada operador. Essa tela se subdivide em 3 abas onde serão listados diversos poderes para os quais você pode atribuir níveis/configurações diferentes para o operador selecionado.
  
  Obs.: Os poderes das abas "Poderes de Nível" e "Outros Poderes" não são alteráveis para operadores master, pois estes já têm nível máximo em todos os poderes. A alteração que pode ser feita no caso do operador master, são somente os poderes da aba "Poderes Administrativos" dessa tela. Estas duas abas ("Poderes de Nível" e "Outros Poderes") só são aplicáveis ao operador com status limitado.
  
  Aba "Poderes de Nível"- Nesta aba você pode atribuir níveis diferentes para cada um dos poderes do operador selecionado. Na lista da esquerda selecione o item de poder a alterar e, à direita, selecione o nível (1, 2 ou 3) para aquele poder selecionado. Os níveis de poder são:
  - Nível 1 - sem acesso nenhum;
  - Nível 2 - acesso somente para leitura/consulta. O operador poderá acessar o módulo, mas não poderá incluir, alterar ou excluir dados;
  - Nível 3 - acesso total. O operador poderá realizar qualquer operação no módulo.
  
  Aba "Outros Poderes"- As opções de configurações desta aba são definidas pela marcação "Sim" ou "Não" (ex. se pode ou não liberar vendas à prazo acima do limite de crédito do cliente) e ainda por definição de um valor (ex.: percentual de descontos).
  
  Aba "Poderes Administrativos"- Nesta aba você pode atribuir ou retirar poderes específicos de alto nível. Todos são autoexplicativos.
3. Vendedor Vinculado: Ao vincular o vendedor a um operador, assim que o operador lançar a venda/orçamento/OS, o vendedor que estiver vinculado a esse operador, será alimentado no campo "Vendedor" daquela venda/orçamento/OS.
4. Login simultâneo em mais de um terminal: caso queira que o operador possa se logar em várias máquinas da rede ao mesmo tempo, marque essa opção. Para mais detalhes sobre esse "multilogin", analise o tópico 65 do manual de ajuda.
5. É Operador Caixa: inicialmente (quando você instala o sistema) apenas o operador 1 terá um saldo de caixa, independentemente de qual operador fizer o lançamento que for gerar um crédito/débito no livro caixa. Marque esta opção para os demais operadores para os quais você queira que tenham um controle de saldo de caixa.
  Observação: em todos os lançamentos financeiros que forem gravados por um operador que não seja caixa, o saldo será do livro caixa do operador 1.
Alteração de Senha e/ou E-mail de recuperação de senha: através do menu "Operadores -> Alteração de Senha/E-mail" da tela principal é possível o operador alterar a sua senha e também informar um e-mail para recuperação da senha. Esse e-mail é importante informar e, principalmente manter atualizado, para que se ocorrer o caso do operador esquecer sua senha, poderá solicitar ao sistema para lhe enviar um e-mail com sua senha. Essa opção fica disponível do lado do campo "Senha" da tela de login inicial do sistema.
Logicamente que para essa opção ter sua utilidade, é necessário que no micro onde está o sistema tenha conexão de internet ativa e que o operador tenha acesso ao e-mail informado no seu cadastro. Lembrando que sempre será possível resgatar a senha do operador, mesmo que as orientações acima não forem seguidas. Se for o caso, veja o tópico nº 162 do manual do GFIL.
Importante: Quando essa tela for aberta, se o operador logado for um operador master ou administrador, o sistema vai apresentar todos os operadores cadastrados e será possível efetuar a alteração dos dados de qualquer operador. Caso o operador logado seja um operador limitado será apresentado apenas o seu próprio cadastro para alteração.
Campo "Código Autorizador": Cada operador com status master ou administrador deve ter um código informado nesse campo. Ele é como se fosse uma senha, mas específica para autorizações de operações para quando um operador não tiver poderes para aquela operação.
Assim que ocorrer uma situação que necessite de autorização, o sistema automaticamente abrirá uma tela com informações sobre a operação e aguardará que um operador master ou administrador (qualquer um cadastrado) informe seu código. Esse código poderá ser informado digitando, com leitor de código de barras e ainda por um leitor serial conectado à maquina. Logicamente que, nessas duas últimas formas será preciso que você imprima um cartão com o código autorizador informado lá no cadastro do operador, podendo, inclusive, ser um qrCode.
No módulo parâmetros gerais há a opção Autorizações especiais somente com cartão. Habilitando essa opção, o código de autorização não poderá ser digitado. Nesse caso haverá necessidade de se fazer a leitura do código de barras ou QRCode do cartão do operador master/administrador para liberar a autorização.
Logoff/Login: Essa opção, também acionável pelas teclas Ctrl+F5, permite que seja feito um logoff e depois o relogin de operador sem sair do programa. Essa opção é útil para se alternar o login entre um operador e outro ou ainda entre uma empresa/filial e outra;

Observações

Quando você instala o GFIL pela primeira vez um operador (código 1 e nome "Administrador") já vai previamente cadastrado no sistema.Você pode (e deve) alterar a senha e e-mail desse operador através de outra opção de alteração desses dados que foi explicada acima, mas os demais dados (código, nome, poderes, etc.) não podem ser alterados;
Sempre que um novo operador for incluído sua senha será a senha padrão, ou seja, tdi123. Essa senha deve ser alterada logo no primeiro acesso do novo operador ao sistema na opção de alteração de senha acima detalhada;
Sempre que você acessar o programa deverá se logar com os dados (código e senha) de um operador previamente cadastrado nessa tela. Não existe uma senha alternativa. Por isso, guarde bem a senha de pelo menos um operador master/administrador.
Caso você esqueça da senha alterada, o sistema oferece uma opção para recuperação da senha. Para isso é necessário que você informe o e-mail de operador através da opção específica (informada acima) e mantenha o e-mail sempre atualizado;
Toda operação que um operador executar no programa (cadastros, alterações, vendas, compras, etc.) o sistema vai vincular ao operador. Isso permite ao administrador do sistema, a qualquer momento, extrair um relatório do que fez e quando fez cada operador;
No módulo de Parâmetros da Empresa você poderá definir que todas operações que gerem aumento ou diminuição do saldo do livro caixa executadas no sistema gerem o aumento ou a diminuição num único saldo geral de caixa da empresa ou ainda que cada operador tenha um saldo de caixa próprio, conforme as operações de caixa que cada operador registrar.

Outras Observações

Apesar de existir o botão "Excluir" nessa tela de cadastro, o sistema não permite excluir um registro de cadastro que tenha movimentação vinculada a ele. Veja o tópico de ajuda Cadastros - Exclusão e Inativação e Reativação para mais informações sobre essa questão;
Ao entrar nessa tela, o GFIL mostra os operadores ordenados pelo nome, mas você pode alterar essa ordenação para qualquer um dos campos que aparecem nas colunas da tela. Basta clicar sobre o título do campo no topo de cada coluna.

Veja também

Tópico: 32 - Como funciona a sistemática de comissão de vendedores no GFIL?
Há duas condições básicas para que o sistema efetue a geração da comissão para o vendedor, quais sejam:

1) No módulo de parâmetros gerais da empresa, precisa estar informado que sua empresa paga comissão de vendedor e de que forma, ou seja, se o sistema deverá fazer o cálculo da comissão considerando um percentual de comissão para cada vendedor informado no cadastro dele (vendedor) ou se paga pelo percentual estabelecido no cadastro de cada produto/serviço;

2) No cadastro do vendedor precisa estar marcada a opção "Vendedor Recebe Comissão".
Observação: mesmo que você marque nos parâmetros que o pagamento da comissão será com base no percentual dos produtos/serviços, é preciso marcar o campo "Recebe comissão de vendedor" no cadastro dos vendedores. Esse campo lhe dá a opção de configurar o sistema para gerar comissão para um vendedor e para outro não.

Sobre a configuração dos parâmetros da empresa, há três opções para se pagar comissão de vendedores e que você deve definir neste módulo de Parâmetros da Empresa .

Se foi definida uma das opções que paga comissão, o GFIL vai gerar lançamentos de comissão de vendedor a pagar sempre que uma venda é gravada ou uma ordem de serviço é fechada.
Logicamente que se você alterar as configurações de pagamento de comissão, nas vendas já gravadas, o sistema não gerará o lançamento da comissão.

Se nos parâmetros foi configurado para que o GFIL gere comissão com base num percentual estabelecido no cadastro de cada vendedor, serão feitos dois lançamentos de comissão: um pelo valor à vista e outro pelo valor a prazo. Caso haja só valor à vista ou só a prazo, será gerado apenas um lançamento. Nessa opção, a base de cálculo desse(s) lançamento(s) de comissão a pagar será sempre o total final do movimento (venda ou OS), não computados eventuais valores de frete, IPI e ICMS ST e outros acréscimos/descontos.
Já se sua empresa paga comissão com base em um percentual estabelecido no cadastro de cada produto, o sistema gerará um lançamento para cada produto/serviço da venda/OS. Nessa opção o valor base é o subtotal do item somando-se a eventual acréscimo ou desconto adicional que forem informados na tela de fechamento, não sendo computados valores de ICMS ST, IPI, frete e ou acréscimos/descontos aplicados no item. Os acréscimos ou descontos adicionais aplicados no fechamento serão computados, porém, nesse caso, o acréscimo/desconto adicional a ser considerado para cada item será proporcional ao valor do item em relação à soma de todos os itens.

Para listar os lançamentos de comissões, tanto os lançamentos pendentes, como as comissões já baixadas (pagas), acione o menu "Relatórios -> Comissão de Vendedores -> ...".

No dia em que você for efetuar o efetivo pagamento da comissão aos vendedores, você deverá efetuar a baixa dos lançamentos no sistema atavés do módulo de baixa de comissão de vendedores.

Tópico: 33 - Cadastro de empresas/filiais
Menu de acesso: a partir da tela principal, clique em "Cadastros -> Empresas/Filiais".

Descrição: O GFIL possui uma opção para você controlar várias empresas. Esta tela serve para você completar os dados da empresa 1 que já vai previamente cadastrada ou incluir outras empresas ou filiais.

Os dados dessa tela devem ser preenchidos logo nos primeiros acessos ao programa. Obviamente que, inicialmente você vai só preencher os dados da empresa 1. Só vai incluir outras empresas se você tiver uma filial ou outra empresa da qual deseje controlar a movimentação financeira, estoques, etc.

Para quem utiliza a opção multiempresa (controle de mais de uma empresa/filial)

Para alternar entre as empresas/filiais cadastradas utilize o módulo de Login/Logoff de operador / Empresa;
ao incluir uma nova empresa nesse módulo, a grande maioria das tabelas (dados) serão individualizadas, ou seja, cada empresa/filial terá seus dados próprios, exceto pelos módulos de categorias de produtos/matérias-primas, setores de localização de produtos/matérias-primas, classes de clientes/fornecedores, cadastro de clientes, cadastros de produtos, cadastros de fornecedores, cadastro de tipos de serviços, cadastro de matérias-primas e modelos (layouts) de notas fiscais de produtos e serviços.
Os dados desses módulos serão compartilhados por todas as empresas/filiais cadastradas. Por exemplo, se você se logar no sistema com a empresa/filial 1 e cadastrar um cliente, e depois mudar o login para a empresa/filial 2, esse cliente estará lá cadastrado no cadastro da empresa/filial 2. Já com um funcionário, operador do sistema, frota de veículos, etc., isso não ocorrerá, pois cada empresa/filial terá seus cadastros independentes.
As configurações do módulo de Parâmetros da Empresa também são individualizadas (configure da melhor forma para cada empresa).
Lembrando que nesses cadastros "Públicos", como é o caso do cadastro de produtos, apenas as informações cadastrais estáticas (descrição, código, referência, categoria, etc.) serão compartilhadas em todas as filiais. Dados de movimentação, como vendas, estoques, preços, etc. serão "Privados", ou seja, cada filial terá seus próprios dados do produto, cliente, fornecedor, etc..

Campos especiais
Nome Reduzido: identifica a empresa/filial ativa no programa, é mostrada na barra de status do sistema (rodapé da tela principal).
Suframa: apenas para empresas da região da zona franca de Manaus-AM.

Nessa tela o GFIL ainda oferece uma opção para se excluir uma filial - menu "Outras Opções -> Excluir Filiais". Essa opção deve ser utilizada com muita cautela, já que ao excluir uma filial, o sistema também excluirá toda a movimentação vinculada a ela. Todas as vendas, compras, contas a receber, pagar, etc. da filial também serão excluídas.
Obs.: dados de cadastros (produtos, clientes e fornecedores), estes não serão excluídos. Apenas as movimentações vinculadas a cada produto, cliente, ... e àquela filial é que serão excluídos.
A exclusão deverá ser autorizada por operador com status de operador administrador da filial a excluir.

Veja também

O que é a opção multiempresa no GFIL

Tópico: 34 - Cadastro de situações de ordem de serviço
Menu de acesso: a partir da tela de ordem de serviço, clique em "Cadastro - Situações de O.S.".

Descrição: nesta tela você poderá cadastrar situações (status) de ordens de serviços. Ex.: serviços iniciados, aguardando aprovação de orçamento, serviço finalizado, pronto - sem conserto, entre outras. Essas situações você vai utilizar nas suas ordens de serviços e poderá filtrar suas OS por situação.

O GFIL já vai trazer algumas situações previamente cadastradas, as quais você pode alterar ou ainda incluir outras conforme necessitar.

Campos especiais dessa tela

Cor na tela de Pesquisa: o GFIL tem duas opções para uma consulta rápida das ordens de serviço registradas no sistema, que são: a) através do menu "Consultas -> Ordens de Serviço" da tela principal do GFIL; e b) "Pesquisar -> Ordens de Serviço" do ícone GFIL que aparece na barra de tarefas do Windows ao lado do relógio. Nessa tela de consulta de OS o GFIL lista as OS em cores diferentes e de acordo com a situação atual de cada OS e a cor definida para essa situação neste campo do cadastro de situações;
Tipo (onde estarão disponíveis): se você quer que a situação só seja utilizada em uma OS quando ela estiver sendo aberta ou então durante o período em que ela estiver pendente, marque a opçao "Abertura..." nesse campo; se quiser que ela só seja utilizada no fechamento da OS, marque "Fechamento da OS"; se quiser que a situação esteja sempre disponível, marque "Em ambos";
Definir como Situação Padrão em:Sempre que você iniciar uma nova OS, o GFIL vai carregar automaticamente a situação que você marcar "Abertura..." nesse campo; da mesma forma, quando você iniciar o fechamento de uma OS, o GFIL carregará a situação que estiver marcada como "Fechamento..." nesse campo.

Veja também

Ordens de Serviço.

Tópico: 35 - Devoluções de itens de Locação
Menu de acesso:a partir da tela principal, clique em "Serviços --> Locações --> Devoluções de Itens Locados"

Descrição: módulo para registrar devoluções de locações.

Esta tela é intuitiva. Selecione a locação da qual deseja fazer as devoluções. Após selecionar, use clique duplo para marcar/desmarcar os itens que deseja devolver. Se for fazer a devolução de todos os itens, use o botão "Marcar Todos" para agilizar. Ao clicar no botão "Efetivar Devolução" e confirmar, os itens marcados retornarão ao estoque.
Na sub-aba "Itens Já Devolvidos" você pode conferir alguns dados da devolução, como por exemplo, a data da devolução e a quantidade devolvida.

Veja também

Tópico: 36 - Envio de e-mails pelo Sistema por SMTP

Observações Iniciais

É importante ficar claro que as opções para envio de e-mails, disponíveis no GFIL, não têm a pretensão de substituir o seu programa de e-mails. O objetivo aqui é tão somente oferecer uma opção de envio rápido de e-mails específicos (relatórios, arquivos de notas eletrônicas, etc.) utilizando dados de SMTP previamente registrados no GFIL.
Portanto, o GFIL fará tão somente o envio do e-mail, sem fazer nenhum outro controle de e-mails enviados e/ou recebidos;
Para utilização dessa opção de enviar e-mails pelo sistema GFIL você precisa ter uma conta de e-mails que permita enviar mensagens por SMTP.
Obs.: a maioria dos servidores têm um limite de envio de e-mails por hora ou dia. Contate o servidor de seu e-mail e veja se tem essa regra para evitar problemas nos envios, principalmente nos envios em massa nas telas de clientes e fornecedores.
Se for o caso converse com seu TI que ele saberá lhe orientar;
O envio de e-mails pelo sistema GFIL pode ser feito a partir de várias telas e várias opções. O cadastro e configuração das informações necessárias para esses envios de forma automática também são feitos em mais de uma tela do sistema, a seguir detalhadas.

Muito bem, vamos às explicações de cada uma dessa telas.

Configuração de SMTPs
- Menu de acesso: tela principal, menu "Utilidades -> Envio de E-mails -> Configuração de SMTPs". Essa tela também pode ser acionada por menus disponíveis nas telas de notas eletrônicas e também na tela de envio de e-mail em massa;
- Descrição: nessa tela você deve fazer o cadastro dos e-mails e a respectiva configuração do SMTP dos endereços que serão utilizados pelo sistema para enviar seus e-mails.
  Apesar de requerer (exceto na API Gmail) um conhecimento um pouco mais técnico, os campos dessa tela são todos autoexplicativos. Você precisa contactar o responsável pelo seu servidor de e-mails, o qual lhe fornecerá os dados como porta, host, etc.
  
  Campos especiais:
  - Grupo de campos "Utilizar este e-mail nos envios de:" quando você iniciar o envio de um email que seja assunto específico de algum dos módulos desse grupo, o sistema utilizará o SMTP desta tela que estiver atrelado àquele assunto;
  - Pedir confirmação de leitura ao destinatário: autoexplicativo;
  - Enviar uma cópia para mim (remetente): O GFIL enviará uma cópia do e-mail para a sua caixa postal;
  - Abrir tela de envio (não envia automaticamente) quando o sistema iniciar o envio de um email cujo SMTP estiver com esta opção habilitada, ao invés de enviar o email automaticamente, abrir-se-á uma tela para você confirmar o envio. Nessa tela será possível fazer alterações, como, por exemplo, incluir anexos, incluir emails para receberem cópias, entre outras.
  
  Envio via API - Apenas Gmail
  Obs.: opção disponível apenas na versão GFILPlus.
  O envio por API é mais seguro, mais rápido, mais prático e ocorrem muito menos "acessos negados" pelo seu servidor de email.
  Se fores utilizar essa opção, a inclusão da conta de email no módulo de SMTPs deve ser feita de uma forma um pouco diferente. Para incluir a conta acione o menu "APIs -> Gmail -> Incluir SMTP (Conta de email)". Em seguida informe os dados da sua conta de email, nome e, se for o caso, um email para resposta. Também pode configurar o quadro "Utilizar este e-mail nos envios de:", conforme desejar.
  Obs.: os dados do server (smtp, porta, etc,), bem como a senha, não é necessário informar.
  Gravada a conta, agora acione o menu " "APIs -> Gmail -> Buscar/Atualizar Grant (Autorização)".
  Será aberto o navegador para que efetue o login na conta Google. Deve ser feito o login no Google pela mesma conta que se informou o email no SMPT neste módulo.
  O resto do processo é todo automático. Obs.: este procedimento só é necessário efetuar uma única vez, mesmo que o GFIL seja fechado, pois agora o token ficará gravado no banco de dados.
  Se deu tudo certo, sua conta Gmail está apta a enviar emails através dos diversos módulos do GFIL (nessa mesma tela ou outras, como envio de relatório, documentos eletrônicos, etc.). Faça um teste nessa tela pelo botão "Enviar E-mail Teste"
  
  Atenção: dependendo do seu servidor de email, além das configurações nessa tela do GFIL, também pode ser necessária a liberação e/ou configuração especial lá na sua conta, no site do servidor.
- Configuração de Textos Padrão
  - Menu de acesso: opção "Utilidades -> Envio de E-mails -> Configurar Textos Padrão". Essa tela também pode ser acionada por menus disponíveis nas telas de notas eletrônicas e também na tela de envio de e-mail em massa;
  - Descrição: nessa tela você vai cadastrar textos padrão que depois serão utilizados pelo GFIL para enviar e-mails. Dependendo da tela que você for enviar o e-mail, será possível ainda editar o texto antes de enviar. Porém, em alguns casos, o GFIL vai fazer o envio automaticamente, sem opção para edição do texto. É o caso dos módulos de notas eletrônicas. Quando você for enviar um e-mail de nota fiscal, o GFIL vai utilizar o texto desta tela que estiver com a opção "Usar este texto para envios de docs. eletrônicos" marcada.
    No campo da mensagem (corpo do e-mail), você pode colocar "texto puro" e também incluir tags HTML. Faça uma busca rápida na internet e vai ter muita informação sobre o que são e quais são as tags HTML. Um exemplo: se você incluir este texto "< BR >" (sem as aspas e sem espaços), quando o e-mail for enviado, esse texto não será incluído no e-mail, mas fará com que o resto do texto pule uma linha.
    Outra opção bem interessante que você tem nessa formatação de textos, é a utilização de variáveis que depois serão substituídas por dados do sistema. A lista de variável é fixa e estabelecida pelo sistema e deve ser sempre precedida do caractere # (jogo da velha) e o nome deve ser sempre em maiúsculo. Por exemplo, temos a variável #NOMEDEST. Se, no texto do e-mail tiver essa variável, ao enviar o e-mail, o GFIL substituirá esse texto "#NOMEDEST" pelo nome do destinatário do e-mail.
    Para ver todas as variáveis disponíveis, clique no botão "Variáveis" dessa tela;
- Envio de e-mail em massa
  - Menu de acesso: opção "Utilidades -> Envio de E-mails -> Enviar E-mails a Clientes". Essa tela também pode ser acionada pelo menu "Opções -> Enviar e-mail" na tela de cadastro de clientes e fornecedores;
  - Descrição: nessa tela você pode enviar e-mails com um texto previamente cadastrado na tela de textos padrão ou ainda enviar um texto que você digita na hora de enviar o e-mail, nessa tela.
    Você pode enviar a mensagem para um cliente/fornecedor ou vários (clientes inadimplentes, aniversariantes do dia, de uma determinada classe, etc.). Basta selecionar os destinatários que desejar enviar. O sistema também oferece a opção de enviar uma cópia para o endereço financeiro e/ou comercial do cliente/fornecedor.
    O texto do e-mail segue as mesmas regras do cadastro de textos prontos acima detalhado, ou seja, você pode incluir tags HTML e também as variáveis fixas.
    Obs.: nessa tela também é possível você gerar um arquivo .txt com os e-mails dos seus clientes. Para isso acione o menu "Opções" dessa tela.

Observação

Ao enviar um XML ou Danfe pelas telas de documentos fiscais, se você quer que seja aberta a tela de confirmação de envio antes de enviar o email para que seja possível alterar o email para o qual está enviando, incluir outros email ou alterar o texto padrão, é preciso que duas condições estejam atendidas na tela de configuração de SMTP, sub aba "Dados", na conta de email selecionada para esta finalidade: 1 - a conta de email precisa estar com a opção "Documentos eletrônicos" marcada no grupo de campos "Utilizar este email nos envios de", e 2 - a opção "Abrir tela de envio" precisa estar marcada nesta mesma sub aba.

Veja também
- Envio de SMS pelo GFILMob;
Tópico: 37 - Controle de validade de produtos
Atenção: antes de iniciarmos a explicação da parte operacional relativa a esse controle de data de validade que o GFIL disponibiliza, é preciso que você entenda que o GFIL não faz o controle de validade do estoque dos seus produtos.
O que o sistema oferece é uma opção simples para que você configure-o e estabeleça uma data de validade para determinado(s) produto(s), o que bloqueará vendas do(s) mesmos(s) após a data definida.
Um controle de fato completo de validade de produtos teria que controlar cada item do estoque e fazendo um controle detalhado de cada entrada e saída por lotes, pois um produto pode ter vários itens no estoque e cada item com uma data diferente de validade.
Repetindo: esse controle completo, pelo menos por enquanto, não está contemplado no GFIL.

Muito bem, esclarecido isso, vamos aos campos e sistemática de controle que o GFIL oferece: no cadastro de produtos, além da opção para controlar ou não a validade, você tem dois campos no grupo e campos "Prazo de Validade". São eles: "Controlar" e "Vencimento".
A operacionalidade é bastante simples: para aqueles produtos que você marcar a opção Controlar, deverá informar também o Vencimento (data de validade). No momento que for fazer uma venda do produto, o sistema não permitirá vender aqueles produtos cujo campo "Controlar" esteja marcado e que no campo "Vencimento" a data seja inferior à do dia da venda.
Logicamente que esse campo "Vencimento" do cadastro do produto você deverá alterar sempre que houver uma nova entrada no estoque desse produto, com nova data de validade. Caso você precise fazer uma nova entrada mas ainda exista estoque antigo do produto será preciso um controle manual à parte desse estoque restante, pois, como já foi dito no início deste tópico, o GFIL não tem como controlar mais de uma data de vencimento.
Obs.: esse controle é apenas nas saídas de vendas (venda normal, balcão, ordem de serviço e comandas). Nas transferências entre filiais e ajustes de estoques não haverá o controle/bloqueio, mesmo que o item esteja com data de validade vencida.

O relatório de estoques - geral, traz uma opção para você filtrar e listar apenas os produtos com data de validade vencida e/ou a vencer em determinado prazo.

Atenção: no parágrafo anterior foi dito que havia dos campos no no grupo e campos "Prazo de Validade". Na verdade são três os campos. Um terceiro campo ("Dias Validade"). Esse campo você deve preencher se você costuma gerar arquivo .txt para alimentar balanças de pesagem e seu produto não tem um prazo de vencimento, mas sim uma quantidade de dias. Preenchendo esse campo, ao gerar .txt lá módulo de tabelas de preços, o sistema sempre vai gerar essa quantidade de dias para a balança imprimir o vencimento.
Caso você não informe dias, mas informe vencimento, o sistema utilizará o vencimento para definir a quantidade dias ao gerar o .txt.
Lembrando que não é possível informar vencimento E dias de validade. Informe um ou outro e ainda nenhum.
Lembre que o campo "Dias Validade" não é para controlar o vencimento do produto nas vendas e permitir ou não a saída. Portanto, se você for informar este campo, não pode marcar a opção "Controlar", pois o sistema não fará controle do vencimento nas vendas e tampouco listará esses produtos nos relatórios com validade vencendo. Neste caso, ou seja, quando você informar o campo "Dias Validade", o sistema utilizar esse tão somente para geração do arquivo .txt de balança.

Tópico: 38 - Módulo BAAS
BAAS é uma sigla em inglês que significa Bank as Services.

Menu de acesso "Financeiro -> Baas" da tela principal ou pelo botão.

Esse módulo disponibiliza várias opções relacionadas às suas contas bancárias, visualização de saldos, extratos, conciliação dos lançamentos no banco com os lançamentos no GFIL, envio de PIX, pagamento de boletos, entre outras.

Cada banco tem suas próprias regras para utilização de cada serviço.
Para saber o quê cada banco exige, você pode fazer testes nesse módulo ou entrar em contato com seu banco para orientações sobre como proceder para liberar cada função.
O recomendável é que você entre em contato com uma revenda GFIL para lhe passar todas as orientações e configurações necessárias. Contrate esse suporte pelo menos durante o processo de implantação/configuração do módulo.

Obs.: nem todos os bancos estão implementados nesse módulo. Assim que você acessa o módulo, o GFIL listará as contas bancárias que você tem cadastradas e que sejam de um banco contemplado com esta integração no sistema.
Tópico: 39 - O que preciso saber para a correta utilização da sistemática de tabelas de preços do GFIL?
O GFIL possui opção para você definir e atualizar (manual ou automaticamente) os preços de custo dos produtos e também preços de uma ou várias tabelas de preço de venda.

Para um completo entendimento dessa sistemática você precisa ler, analisar e entender todos os tópicos de ajuda abaixo listados:
- Visão Geral;
- Atualização automática de preços ou manual;
- Criação/Alteração de tabelas de preços de venda;
- Alteração manual de preços de venda;
- Alteração manual de preços de custo;
- Fórmula de cálculo do preços de venda;
- E ainda os itens do bloco "Formação/Atualização das Tabelas de Preços dos Produtos" em Parâmetros da empresa.
Veja também
- Desconto automático em vendas no atacado;
Tópico: 40 - Como utilizar a opção de configurar o sistema para dar desconto automático em vendas no atacado?
Bem, essa opção do sistema é bastante simples de configurar e utilizar. Mas antes de você analisá-la, é imprescindível que tenha entendido de forma completa como funciona a sistemática de tabelas de preços de vendas que o sistema GFIL trabalha. Caso tenha dúvidas sobre essa formação de preços de venda, analise o tópico 39 deste manual.

Muito bem, então vamos analisar essa opção para configurar o GFIL para que ele calcule um desconto automático em vendas no atacado.
Basicamente são 3 configurações/informações que você precisará informar no sistema.
No cadastro de produtos - grupo de campos "Desconto em Vendas no Atacado"
1. Campo "Qtde p/ atacado": nesse campo você vai indicar uma quantidade a partir da qual o sistema deverá considerar que aquele item da venda deve ser considerado como venda no atacado e, por conseguinte, receber o desconto de atacado;
2. Campo "% de desconto": autoexplicativo;
Na tela de criação/atualização dos dados das tabelas de preços -> menu "Preços -> Cria/Altera Tabela de Preços de Venda"
1. Campo "Conceder desconto em vendas no atacado": além das inúmeras flexibilidades de formação de preços que o GFIL lhe permite (e, por isso é tão importante você estudar bem o tópico 39 do manual, para entender todas as opções que o GFIL tem em relação aos preços de venda), este campo é mais uma opção que você pode configurar conforme melhor convier para sua empresa.
  Vamos entender o que é esse campo: quando você estiver gravando uma venda, sempre será obrigado a indicar qual tabela de preços de venda que você vai utilizar naquela venda. Ao marcar/desmarcar este campo em cada uma das suas tabelas você estará habilitando/desabilitando o cálculo automático do desconto atacado para as vendas onde você utilizar essa tabela. Logicamente que se você desmarcar este campo na tabela, mesmo que lá no cadastro do produto houver informação no campo "Qtde p/ atacado", o sistema vai desconsiderar aquela informação. Em resumo: a configuração deste campo permite que você possa configurar uma tabela para desconto automático de atacado e outra tabela sem o desconto;
Observações
a) Em uma venda, naqueles produtos cujo cadastro estiver configurado para conceder desconto no atacado, ou seja, que o campo "Qtde p/ atacado" for maior que zero, o sistema não permitirá que se informe um desconto no item, mesmo que a quantidade sendo vendida seja inferior à "Qtde p/ atacado". Nessa situação, se for o caso, você poderá conceder um desconto adicional, no fechamento final da venda;
b) O sistema fará o cálculo automático do desconto considerando a quantidade total de um determinado produto sendo vendida. Por exemplo: suponhamos que você definiu que "Qtde p/ atacado" para o produto é 5. Essa configuração diz ao sistema que você quer que ele calcule um desconto automático sempre que vender 5 ou mais daquele produto numa mesma venda. Mas, ao lançar o item na venda, você lança ele duas vezes. Uma com quantidade 3 e outra com quantidade 4. Nesse caso, o sistema vai considerar venda de quantidade 7 e vai calcular o desconto.

Observações
1. Como se pode notar pelas explicações acima, não será a venda que será considerada como no atacado, e sim os itens. Com isso você poderá ter uma venda com itens recebendo o desconto automático de atacado e outros itens não;
2. Você pode lançar os itens na venda desagrupados, que ainda assim o sistema vai calcular o desconto para todos eles. Por exemplo, você configura o campo "Qtde p/ Atacado" do produto X com valor 3. Em uma venda, você lança o produto X 3 vezes, cada um dos lançamentos com quantidade igual a 1. O sistema fará o cálculo do desconto nos 3 itens;
3. O preço disponível nas consultas e relatórios será sempre o preço "cheio" (sem o desconto de atacado). Como foi detalhado acima, o desconto só vai acontecer quando da gravação da venda e o item sendo vendido for com quantidade igual ou superior ao campo "Qtde p/ atacado" do cadastro do produto;
4. Esse cálculo/lançamento do desconto só será feito pelo sistema nas gravações de vendas (balcão e normal). No orçamento o sistema não lançará o desconto automático pelo motivo de que o cliente pode orçar um produto numa quantidade X e, depois, na hora de fechar o orçamento, ele decide comprar apenas 0,5X daquele item e, se o desconto for somente se a compra foi de X, o cliente não teria desconto, o que geraria confusão e até reclamação por parte do cliente;
Veja também
- Entendendo a sistemática de tabelas de preços de venda
Tópico: 41 - Cadastro de vendedores/funcionários
Menu de acesso: a partir da tela principal, clique em "Cadastros --> Vendedores/Funcionários".

Descrição: este módulo destina-se ao cadastro dos vendedores (que você utilizará nas vendas e ordens de serviço) e também os funcionários de sua empresa. Tendo em vista que, na maioria das empresas, os funcionários da empresa são também os vendedores, o GFIL utiliza esse mesmo módulo para ambos.
Além da função óbvia desse módulo que é registrar dados pessoais dos funcionários, ele tem também uma outra função principal, que é permitir o cadastro e configuração dos vendedores que recebem comissão de vendedor nas vendas e/ou ordens de serviço.
Mesmo que sua empresa não pague comissão a vendedores, deixe o campo comissão de vendedor à vista/prazo com valor 1,00%. O Sistema só fará o cálculo da comissão de vendedor (no momento de fechar uma venda ou OS) se no módulo de Parâmetros da Empresa você tiver habilitada a opção para gerar comissão aos vendedores.

Campos Especiais
Tópico: 65 - Informo o código de operador e recebo o erro que meu operador já está logado no sistema. Como resolver isso?
Bom, antes de apresentar a solução, é necessário explicar como o sistema funciona em relação ao log de operadores. O sistema registra (log de operações) data, hora e descrição de cada operação (cadastro, lançamento, etc.) feito por cada operador individualmente. Para um melhor controle do registro dessas operações é importante que um mesmo operador não realize várias operações ao mesmo tempo em várias máquinas da rede.
Quando o operador faz o acesso ao programa, ocorre o logon. A partir desse logon e até que o operador não faça o logoff ou fechar o programa, esse operador não poderá se logar no sistema em nenhuma outra máquina da rede.
Quando o operador fecha o programa, ocorre o logoff e então ele poderá acessar o programa novamente em qualquer máquina da rede.

Se, ao tentar se logar no programa, aparece essa mensagem de erro dizendo que o operador já está logado, quando de fato ele não fez o login, então é porque na última vez que esse operador entrou no sistema, não foi feito o encerramento correto do programa. Isso pode ocorrer em quedas de energia, travamentos do micro, etc., ou seja, quando o encerramento do GFIL não é feito da maneira normal.

Para liberar o operador, basta você clicar em "Liberar" nessa mesma tela que mostra o erro ou ainda executar o arquivo C:\SistemaGFIL\FormataBD.exe no servidor da rede. Isso fará com que todos os operadores bloqueados sejam liberados.
Contudo, é preciso investigar qual foi a causa desse encerramento anormal do programa, pois, se esse problema (queda de energia, travamento, etc.), ocorrer com frequência, você poderá ter problemas mais sérios no seu arquivo de dados e, consequentemente, poderá perder seus cadastros e lançamentos.

Observação importante: caso você queira que um determinado operador acesse o sistema em mais de um computador ao mesmo tempo, o GFIL oferece uma opção para "burlar" essa regra acima detalhada.
Para isso basta habilitar a opção "Login simultâneo em mais de um terminal" no cadastro do operador do qual deseja dar essa permissão.
Veja mais informações sobre cadastro de operadores no tópico 31 do manual de ajuda.
Tópico: 66 - Cadastro de equipamentos de locação
Menu de acesso: a partir da tela principal, clique em "Cadastros --> Itens Para Locação"

Descrição: inserção, alteração e exclusão de cadastros de itens diversos para locação através do módulo de locação de equipamentos.

Campos especiais

Unidade do tempo de locação: informe qual será a unidade a ser usada na locação do item, se por hora ou por dia.
Código de Barras: nesse campo você pode inserir qualquer dado alfanumérico. Contudo, se desejar imprimir a etiqueta e utilizar um leitor de código de barras, é necessário registrar nesse campo um código real constante da etiqueta do equipamento.
Código Original: utilizado normalmente para rgistrar o código utilizado pelo fornecedor para esse item, mas você pode informar qualquer dado nesse campo;
Categoria: serve para você definir uma categoria diferente para cada equipamento. No futuro você poderá imprimir relatórios de locações ou devoluções, filtrando esses relatórios por categoria dos equipamentos movimentados, ou seja, imprimir as saídas e/ou entradas realizadas apenas a determinada categoria de equipamento;
Setor de Localização: idem categoria;
Marca: idem Categoria;
Equipamento Ativo: um item ativo fica disponível para uso no módulo de Locações. Um item inativo (com esse campo desmarcado), deixa de aparecer na tela de Locações;

Observações
- Apesar de existir o botão "Excluir" nessa tela de cadastro, o sistema não permite excluir um registro de cadastro que tenha movimentação vinculada a ele. Veja o tópico de ajuda Cadastros - Exclusão e Inativação e Reativação para mais informações sobre essa questão;
- Ao entrar nessa tela, o GFIL mostra os equipamentos ordenados pelo nome, mas você pode alterar essa ordenação para qualquer um dos campos que aparecem nas colunas da tela. Basta clicar sobre o título do campo no topo de cada coluna.
Veja também
Tópico: 67 - Reparação da base de dados
Atenção: Só execute os passos de reparação abaixo quando tiver recebido orientação específica para isso.

Para executar a reparação você deve fazer uma reparação da sua base de dados. Faça o seguinte, no SERVIDOR:
1) Feche o programa Financeiro em todas as máquinas (servidor e estação);
2) Por segurança, faça uma cópia do arquivo C:\SistemaGFIL\Dados\InfoLivre.fdb;
3) Execute o arquivo C:\SistemaGFIL\Repara.exe;
4) Na tela que se abrir, selecione a opção Backup e Restore via Gbak e clique em Iniciar Reparação;
5) Na mensagem que aparecer, responda sim;
6) Vai aparecer uma tela com fundo preto e realizar um processamento. Por duas vezes vai aparecer uma mensagem: Pressione qualquer tecla para continuar... Pressione a tecla quando for solicitado;
7) Entre no programa, verifique seus dados e faça um backup. Se tudo estiver ok, delete a cópia feita no passo 2 acima.
Tópico: 68 - Como funciona o código de barras do cadastro de produtos?
Se seus produtos já vêm de fábrica com a etiqueta do código de barras (GTIN), basta informar o código de barras nesse campo quando for efetuar o cadastro.
Você poderá tanto digitar o código como utilizar um leitor de código de barras. Nos módulos vendas, compras, orçamentos, etc. você poderá localizar o produto ou utilizando um leitor ou mesmo digitando esse código manualmente.

Inventando um código de barras próprio
No caso de seus produtos não possuirem a etiqueta com código de barras de fábrica e você desejar inventar seu código de barras, será possível, mas esse código terá que ser no padrão EAN8, 12, 13 ou 14.
Observações
1) Você só pode criar um código de barras se você não emitir nota eletrônica pelo sistema, pois, para emitir nota, a SEFAZ só aceita códigos GTIN válidos e registrados pelo fabricante em empresas credenciadas para esse fim;
2) No cadastro de produtos há um menu onde é possível fazer com que o sistema crie um código de barras para todos produtos sem esse dado.

Veja também
- Utilizando códigos gerados por balança
Tópico: 69 - Lançamentos de contas a receber de operadoras de cartões
Menu de acesso:a partir da tela principal, clique em "Contas -> De Operadoras de Cartões -> Lançamentos ".

Descrição: As contas a receber de operadoras de cartões, normalmente são incluídas automaticamente pelo sistema quando você registra suas vendas e/ou ordens de serviço cujo recebimento via cartão (débito ou crédito). Contudo, há situações (na implantação do sistema, por exemplo) em que se faz necessário incluir uma conta a receber de operadoras manualmente. Ocorrendo uma situação assim, você deverá utilizar este módulo de lançamentos de contas a receber de cartões para incluir a(s) conta(s).
Este módulo também pode ser utilizado quando você desejar alterar algum dado de uma determinada conta ou ainda excluir uma. Obviamente que essas opções deve ser utilizadas com o máximo de cuidado.

Tópico: 70 - Outras entradas de produtos
Menu de acesso: a partir da tela principal, clique em "Produtos --> Outras Entradas".

Descrição:
Como o próprio nome do módulo já diz, essa opção deve ser utilizada para dar entrada de mercadorias que não tenham um módulo específico no sistema GFIL.

Um exemplo de quando deve ser utilizado esse módulo é no caso de você enviar (pelo módulo devolução a fornecedores do GFIL) uma mercadoria com defeito para o seu fornecedor e ele fizer o conserto ou a troca da mercadoria e lhe enviar o produto consertado.
Nesse caso, não haveria um módulo próprio para dar entrada nessa nota. Você até poderia fazer essa entrada pelo módulo compras, mas isso não seria correto, já que esse módulo exige informações para o financeiro (valores pagos ou a pagar).
Além do mais, quando você grava uma compra no GFIL, o sistema atualiza o preço médio dos produtos. Como, nesse caso exemplificado, não envolveria pagamentos, o sistema alteraria o preço médio dos produtos da nota sem que tivesse havido essa alteração de fato.

Ao gravar o movimento, o sistema atualizará o saldo do estoque dos produtos inseridos.

Tópico: 71 - Como corrigir o erro "Duplicidade de NF-e"?
Obs. inicial: as orientações deste tópico são aplicáveis tanto para NFe, como NFCe e também MDFe.

Bom, a primeira coisa que se deve entender é a causa desse erro: a duplicidade de nota ocorre porque aquele número de nota já foi transmitido para a SEFAZ e está com status de autorizada ou denegada no servidor da SEFAZ. Perceba que não se trata da chave, mas sim o número da nota, principalmente se o problema se encaixar na situação 2 abaixo.

Ele pode ocorrer em duas situações e, cada uma delas retornará uma mensagem diferente da SEFAZ:

Situação 1
Erro retornado: "Duplicidade de NF-e".
Neste caso, com certeza você enviou esse documento fiscal pelo sistema GFIL em algum momento anterior. Porém, por alguma instabilidade no servidor da SEFAZ ou mesmo na internet local, o sistema não conseguiu capturar o retorno da SEFAZ. Com isso o documento fiscal foi transmitido e autorizado na SEFAZ, mas, no GFIL, ficou com situação "1 - Iniciada".
A solução é bastante simples. Basta acionar o menu popup (botão direito do mouse) no grid que lista os documentos fiscais e selecionar o menu "Atualizar SITUAÇÂO da nota já transmitida". Aí o GFIL fará o procedimento de atualização do documento fiscal no sistema.
Outra situação é quando se reinstala o programa e se restaura um backup mais antigo, de forma que o número da última nota emitida fica desatualizado. Em caso assim é só fazer o procedimento de alterar o número da última nota emitida nos parâmetros, seguindo a orientação do tópido 166 do manual.

Situação 2
Erro retornado: "Duplicidade de NF-e, com diferença na chave de acesso".
Esta situação já é um pouco mais complicada e precisa de análises mais detalhadas. Recomendável solicitar auxílio de uma revenda GFIL para essa análise.

Esse erro significa que esse número (repetindo: é o número e não a chave) do documento fiscal já foi enviado anteriormente, porém, lá na SEFAZ, a chave com a qual o XML foi enviado, é outra, ou seja, não confere com a chave registrada no GFIL.
Quando você tentar enviar um documento fiscal e ocorrer essa rejeição, o GFIL vai te apresentar o erro e informar qual é a chave que está gravada lá na SEFAZ.
Atenção: guarde essa chave, pois vai ser necessário para consultar o documento fiscal nos passos seguintes (abaixo) de sua investigação da causa do problema.

Para tentar entender o que ocorre, ou seja, qual é a causa da rejeição e como o documento foi enviado para a sua SEFAZ, agora precisamos entender o que são todos os 44 dígitos que compõem uma chave de um documento fiscal eletrônico.
Aqui vamos apenas analisar os campos da chave que nos interessam para esta questão, mas é altamente recomendável que você procure analisar todos os 44 dígitos e entender o que cada um significa. Pesquise na internet que vai encontrar vários artigos com explicações detalhadas.

Muito bem, para nossa análise, vamos utilizar as seguintes chaves:
- Chave a: 41181210971229000115650010000000631162563697. É a chave gerada no sistema GFIL e que aparece na tela de documentos fiscais do sistema;
- Chave b: 41181110971229000115650010000000631162563693. É a chave que retorna na mensagem de erro da SEFAZ.
Obs.: para fins desta análise, vamos considerar que a data de hoje é 06/12/2018.

Como mencionado acima, cada um dos 44 dígitos da chave refere-se a uma informação. Nesta análise, vamos analisar apenas os dígitos que nos interessam neste momento para explicação sobre o erro, ou seja, os dígitos das posições 1 a 6 e das posições 36 a 43, quais sejam:
- Dígitos de 1 a 2 (em ambas as chaves) = 41. É o código da UF do emissor do documento fiscal;
- Dígitos de 3 a 4 (em ambas as chaves) = 18. É o ano de emissão do documento fiscal;
- Dígitos de 5 a 6 (da chave retornada pela SEFAZ) = 11. É o mês de emissão do documento fiscal registrada lá na sua Sefaz;
- Dígitos de 5 a 6 (da chave mostrada na tela de documentos fiscais do GFIL) = 12. É o mês de emissão do documento fiscal no GFIL;
- Dígitos de 36 a 43 (em ambas as chaves) = 16256369. É um código aleatório gerado no GFIL para esse documento fiscal.

Note que o mês (posições 5 a 6) de emissão constante nas chaves é diferente. Na chave da SEFAZ o mês é 11 (novembro) e, na chave do GFIL, é 12 (dezembro). Isso acontece porque você está gerando o documento fiscal hoje no GFIL. Como estamos em dezembro, o sistema atribui 12 para o mês do documento fiscal na chave. Porém, esse documento fiscal já está autorizado lá na SEFAZ, mas, com 11 nesse campo, ou seja, o documento fiscal já havia sido enviada em novembro. Por isso o erro de documento fiscal em duplicidade com diferença na chave.

O próximo passo então, será analisarmos o código aleatório (posições 36 a 43) de cada chave. Se esse código for igual em ambas as chaves, então é porque o documento fiscal foi enviado pelo GFIL e precisa apenas ser feita a atualização da situação no sistema. Veja mais adiante como fazer essa atualização.
Já, se esses dois campos forem diferentes, então há um problema que você precisa analisar e resolver, pois, nesse caso, é muito provável que esse documento fiscal tenha sido emitido por outro software.
Não seria preciso nem dizer, mas vai aqui um alerta: se você emite documentos fiscais em mais de um sistema, com certeza está criando problemas para sua empresa que podem gerar sérias consequências, inclusive junto ao Fisco. Analise bem e opte por apenas um software.
Se isso aconteceu, ou seja, se o documento fiscal foi emitido em outro sistema, aí o procedimento é você excluir o documento fiscal no GFIL (botão direito do mouse) e conversar com seu contador ou suporte técnico como proceder em relação ao XML.

Corrigindo esse erro da situação 2 (somente se o documento fiscal foi emitido no GFIL)