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Manual de Ajuda do Sistema GFIL



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Atenção: as orientações abaixo só serão 100% corretas se seu GFIL estiver atualizado na última versão -> 10.12.17

GFIL - Manual de Ajuda

Tópico Nº: 151 - Título: Nota Fiscal Eletrônica Serviços - NFSe - Emissão, cancelamento, ...

Menu de acesso: a partir da tela principal, clique em "Serviços -> Nota Eletrônica - Emissão".
Você também pode acionar essa tela através do menu suspenso (tray icon) disponível na barra de tarefas do Windows, ao lado do relógio.

Descrição: Módulo para emissão de notas fiscais eletrônicas de serviços (mão-de-obra) - NFSe.

Atenção: A Nota de Serviço Eletrônica está sendo implementada gradativamente no GFIL, cidade por cidade. Por esse motivo, antes de usar essa tela confirme com o desenvolvedor do software se para a sua cidade já é possível emitir NFSe pelo GFIL.

Aviso importantíssimo: apesar desse módulo disponibilizar todas as opções para você emitir as notas fiscais de serviços de sua empresa, há vários dados que, para serem informados corretamente, dependem do assessoramento de seu contador e/ou empresa que presta suporte técnico na área de informática de sua empresa. Por isso, sugerimos que antes de continuar a avaliar esse módulo você analise com bastante atenção o contido no tópico "Nota eletrônica no GFIL - Primeiros passos".

Antes de acessar a tela de NFSe, é preciso que você complete todos os dados de sua empresa no cadastro da empresa/filial. Também é preciso configurar o certificado digital. Para isso, no módulo de parâmetros fiscais, acione o menu "Utilidades -> Parâmetros da Empresa/Filial -> Fiscais -> Outros". Para mais informações analise o tópico 92 do manual. Esse procedimento só é preciso fazer uma vez ou quando você mudar o certificado.
Para conferir se seu certificado foi configurado corretamente, acione a tela de NFe e verifique o menu "Diversos - Testar Conexão GFIL --> Certificado Digital".

A emissão de uma nota fiscal eletrônica pelo GFIL requer que uma ordem de serviço tenha sido previamente fechada no sistema. Somente depois que o movimento for gravado no GFIL é que você fará a emissão da NFSe que ficará vinculada àquela O.S. do GFIL. Isso permitirá um maior controle de suas notas, bem como à qual O.S. pertence cada nota.
Observação: o GFIL também oferece uma opção para emissão de uma NFSe avulsa (sem vínculo com uma OS). Mas recomenda-se que essa opção só seja utilizada em casos específicos e necessários. Tanto uma NFSe iniciada e vinculada a uma OS como uma NFSe iniciada pela opção avulsa do GFIL serão ambas notas eletrônicas e poderão ser transmitidas sem problemas. No entanto, as notas iniciadas e vinculadas a OS, terão um maior controle gerencial no GFIL, pois você poderá, por exemplo, no futuro localizar uma determinada OS pelo número da nota fiscal, já que quando você iniciou a nota, foi criado o vínculo nota/OS. Iniciando suas notas dessa forma, o GFIL também pode controlar e impedir que duas notas sejam emitidas para uma mesma O.S.

Muito bem, vamos às explicações da parte operacional propriamente dita:
Logo que se acessa o módulo de NFSe, é apresentado a tela principal do módulo onde são listadas as notas gravadas no GFIL. Essa listagem é feita de acordo com as opções de filtragem que você pode alterar conforme a pesquisa que desejar fazer.
Sempre que você desejar executar qualquer ação (finalizar uma nota iniciada, excluir uma nota não transmitida, imprimir o DANFE, encaminhar arquivo XML ao destinatário, entre outras) relacionada a uma determina nota, será preciso selecionar essa nota na tela. Inicialmente (logo que a tela é ativada), o GFIL apresenta todas as NFSe vinculadas com status "1 - Iniciada". Mas há outras opções de pesquisa disponíveis nessa tela. Utilize-as conforme necessitar.

Iniciando uma NFSe

Menus

  • Iniciar NFSe -> De O.S.:acione esse menu se você deseja iniciar uma nova NFSe vinculada a uma Ordem de Serviço gravada (e fechada) no GFIL. Na tela seguinte, selecione a O.S. da qual deseja iniciar a nota fiscal eletrônica.
    Esse procedimento ainda não vai gerar a nota fiscal propriamente dita. Vai iniciar apenas o RPS - Recibo Provisório de Serviços. Somente após transmitir esse RPS e o servidor da sua prefeitura autorizar o procedimento é que teremos uma NFSe iniciada. No mesmo procedimento de transmissão do RPS, o GFIL já faz a consulta dessa autorização ou não e também altera a situação da nota no GFIL (para autorizada, se for o caso) e altera o número da nota no sistema. Atenção: número do RPS e número da nota são dados totalmente distintos. O primeiro é o GFIL que define através de uma sequência que inicia pelo número que você informou quando configurou as informações fiscais de NFSe lá no módulo de parâmetros da empresa. Já o número da nota é definido pela sua prefeitura. Por isso, só é possível saber qual será o número de uma nota depois que o RPS tiver sido transmitido e autorizado.


Outros Menus

  • Danfe --> Imprimir: após uma NFSe ter sido autorizada você poderá imprimir o Danfe dela. Esse documento é o que deverá ser entregue ao cliente;

  • Danfe --> Gerar Arquivo .pdf: gera um arquivo nesse formato;

  • Enviar E-mail: após a nota ter sido autorizada pela sua SEFAZ, você poderá acionar esse menu para enviar uma cópia do arquivo da nota em formato XML e também do Danfe, ao destinatário da nota.
    Observação: para envio de e-mail de notas fiscais e/ou qualquer outro e-mail através do GFIL, as opções de envio precisam ser corretamente configuradas de acordo o manual de ajuda no tópico Enviando e-mail pelo GFIL.

  • Outras Opções -> Cancelar uma NFSe Autorizada: mesmo após uma nota ter sido autorizada pela SEFAZ de seu município ela ainda pode ser cancelada, mas atenção: existe um prazo máximo para esse cancelamento, entre outras normas que sua prefeitura pode ter estabelecido ou vir a estabelecer. Sempre antes de utilizar essa opção consulte o contador de sua empresa. É esse profissional que poderá orientá-lo corretamente nesses casos. Lembre-se que NFSe é um documento oficial. A adoção de procedimentos incorretos em relação a uma NFse podem lhe acarretar sérios transtornos, além de multas.
    Tendo certeza de que você pode cancelar a NFse autorizada, acesse este menu e, na tela seguinte clique no botão para selecionar a NFSe a cancelar, confira com bastante atenção os dados da nota selecionada, informe uma justificativa para o cancelamento e clique em "Cancelar NFSe".


  • Menu popup (para acioná-lo clique com botão direito do mouse sobre a nota listada na tela inicial de NFSe)
    Existem vários itens nesse menu popup. Somente dois deles serão explicados aqui, pois a descrição dos demais são autoexplicativas.



  • Atualizar situação da NFSe selecionada e já transmitida: quando você tenta transmitir uma NFse, O GFIL gera o arquivo XML do RPS, transmite esse arquivo ao servidor do município e, na mesma conexão, tenta obter a resposta do servidor em relação àquela nota para confirmar sua autorização. Por vezes, pode ocorrer da transmissão do arquivo ser efetivada, mas, por algum problema na sua conexão ou mesmo instabilidade ou demora (time out) no servidor, o GFIL não conseguir obter essa resposta nesse instante. Nesse caso a nota no GFIL ficará como iniciada ou transmitida, mas, pode ser que no servidor da SEFAZ do município a nota já tenha sido autorizada. Ocorrendo esta situação, você deve atualizar a situação da nota no GFIL acionando este menu;

  • Excluir NFSe selecionada e NÃO transmitida a SEFAZ: Esse menu deve ser acionado quando ocorrer uma situação em que uma NFSe foi iniciada no GFIL, mas não transmitida e, por algum motivo você desejar não mais transmiti-la.
    Atenção: tenha certeza de que a nota realmente não foi transmitida/autorizada, pois o GFIL não terá como verificar isso. Um RPS excluído não pode ser refeito, pois, quando você for iniciar uma nota, mesmo que seja da mesma ordem de serviço, o RPS receberá um novo número.

Campos a serem preenchidos na emissão de uma NFSe
Existem várias informações que são gravadas no arquivo XML que é gerado e transmitido a SEFAZ. Essas informações são coletadas de vários módulos (cadastro da empresa/filial, do cadastro dos produtos da nota, do módulo da O.S.; do cadastro do destinatário da NFSe e outros dados informados no próprio módulo de NFSe, ou seja, a tela deste tópico de ajuda.
Se você inicia uma nota vinculada a uma OS, o próprio GFIL já busca a grande maioria das informações necessárias nos módulos onde essas informações estão gravadas. Contudo, antes de transmitir a nota, você deve conferir essas informações na aba "Dados da Nota" que se abre quando você inicia a nota ou quando aciona o botão "Finalizar (NFSe iniciada e não transmitida)".
Atenção: dados fiscais (enquadramentos da empresa e impostos) devem ser obrigatoriamente supervisionados pela contabilidade da empresa.



Os arquivos XML de notas autorizadas
Toda nota que é autorizada no sistema, é gerado um arquivo XML na pasta \NFSe\Enviadas\. Essa pasta está na pasta onde seu GFIL está instalado, que normalmente é C:\SistemaGFIL.
A partir do momento que a nota é autorizada, esse XML torna-se um documento fiscal legal. Todos esses arquivos devem ser guardados por prazo definido em lei (veja com seu contador).
Lembrando que o sistema de backup (cópia de segurança do GFIL) não faz cópia desses arquivos. É preciso que você, juntamente com seu técnico de informática, elaborem uma rotina de cópia, guarda e conservação desses arquivos.



O cliente de uma NFSe
Salvo legislação específica da sua SEFAZ, uma NFSe não exige identificação do tomador do serviço (cliente consumidor final) na nota. Contudo, para um melhor controle no GFIL, principalmente relatórios, o sistema exige que se vincule um cliente na nota.
Cadastre um cliente com o nome de "Cliente Balcão" e informe apenas o nome e UF (coloque a mesma UF de sua empresa). Você pode até informar outros dados nesse cadastro, mas NÃO informe um CPF ou CNPJ.
Naquelas notas em que você desejar não identificar o tomador, vincule esse cliente balcão à nota. Com isso o Danfe será impresso sem cliente identificado.



Botões

  • Gerar e Transmitir NFSe: após informados todos os dados da NFSe, clique nesse botão. É a partir daí que se inicia o processo de geração do arquivo XML e a transmissão do mesmo para o servidor da SEFAZ de seu município. Assim que o botão é clicado, será solicitada uma confirmação do envio e aparecerá uma tela com um resumo dos impostos destacados. Confira atentamente e só prossiga com a transmissão se você tiver absoluta certeza de que esses dados estão corretos. Se for o caso, solicite auxílio ao contador da sua empresa;

  • Finalizar (NFSe Iniciada e não Transmitida): como você já percebeu nas explicações acima, o GFIL permite você iniciar uma NFSe e terminá-la depois, fazendo isso inclusive em uma máquina diferente (da rede). Sempre que você iniciar uma nota e fechar a tela de NFSe sem tê-la transmitido, você deverá retornar a ela para completar os dados e transmiti-la. Selecione a NFSe na lista da tela inicial do módulo de NFSe e clique nesse botão para concluí-la.
    Observação: o GFIL permite que todos os passos de uma NFSe, inclusive a transmissão sejam feitos tanto no servidor como em estações de rede local, porém os arquivos XML que o GFIL gerará para essas NFSe serão gravados sempre em uma única máquina, o servidor GFIL. Por isso, solicite ao seu técnico que compartilhe a pasta onde o GFIL está instalado (que por padrão é C:\SistemaGFIL\) no servidor GFIL.


Outras Observações

  • É muito importante que sejam analisadas também as configurações do módulo de parâmetros fiscais do GFIL - menu "Utilidades -> Parâmetros da Filial/Empresa -> Fiscais -> NFSe" da tela principal. Essa opção contém dados importantes que você deve definir nessa tela e que serão utilizadas pelo GFIL quando da emissão de uma NFSe;

  • É imprescindível manter o Windows sempre atualizado, inclusive com todos os updates disponibilizados.


Outros tópicos/dúvidas sobre nota eletrônica no GFIL



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