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Manual de Ajuda do Sistema GFIL



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Atenção: as orientações abaixo só serão 100% corretas se seu GFIL estiver atualizado na última versão -> 10.12.17

GFIL - Manual de Ajuda

Tópico Nº: 26 - Título: Compras de Produtos

Menu de acesso: a partir da tela principal, clique em "Produtos --> Compras", ou no botão da barra de botões. Tecla de atalho: CTRL+C.

Descrição: nesta tela você poderá registrar todas as entradas de mercadorias oriundas de compras feitas em fornecedores.

Observações Iniciais

  1. Antes de prosseguir na ajuda sobre este módulo, é importante que você entenda como funciona a dinâmica do sistema GFIL em relação à seleção dos cadastros (fornecedor, conta caixa, produtos, etc.), compras gravadas anteriormente, campos de somente leitura e outras. Clique aqui para ler o tópico que explica isso detalhadamente;

  2. Os dados fiscais como nota fiscal, CFOP, CST/CSOSN, ICMS, IPI, etc., não são obrigatórios para usuários que não emitem NFe pelo GFIL. Mas, recomenda-se que você já vá informando esses dados para se habituar com eles. É provável que no futuro sua empresa seja obrigada pela receita a emitir nota fiscal eletrônica. Se os operadores estiverem habituados com essas informações, ficará mais fácil. Lembrando que é sempre o contador da empresa que deve orientar sobre quais serão os dados fiscais a serem informados ou não em cada campo;

  3. Ao gravar a compra, o sistema atualizará o custo médio dos produtos da compra na tabela de preços de custo;

  4. Se a opção "Na inclusão de uma compra ou pedido, atualizar automaticamente a tabela PREÇO DE CUSTO" do módulo de parâmetros da empresa estiver habilitada e o preço de um ou mais produtos praticados na compra for diferente daquele que está registrado na tabela de preço de custo, o GFIL atualizará esse preço de custo desses produtos na tabela de custo;

  5. Se a opção "Atualiza preços automaticamente sempre que o preço de custo de um produto for alterado" no menu Preços -> Cria/Altera Tabela de Preços de Venda, na aba Cadastro Geral, estiver habilitada e a opção mencionada no item anterior também estiver habilitada nos parâmetros da empresa, e o preço de um ou mais produtos praticados na compra for diferente daquele que está registrado na tabela de preço de custo, o GFIL atualizará esse preço de venda desse produto em todas as tabela de venda. Lembrando que o preço de venda das tabelas de preço de venda é resultado do preço base (preço de custo) acrescido dos percentuais que você estabeleceu na criação de cada uma das tabelas de venda no módulo de cria/altera tabelas de venda;

  6. Solicite ao seu fornecedor que lhe disponibilize o arquivo XML na nota fiscal eletrônica. De posse desse arquivo, você poderá fazer a importação de boa parte dos dados da nota. Clique aqui e veja como;

Tela inicial - abertura da compra

  1. Número: é gerado automaticamente pelo sistema e segue uma sequência única. Sugere-se que não seja alterado;

  2. Conta Caixa: selecione a conta caixa;

  3. Código de barras do produto a incluir (obs.: conforme mencionado no item 2 das observações iniciais acima, o nome desse campo poderá ser diferente, dependendo do que você configurou nos parâmetros): selecione o produto digitando o dado ou pressionando F8.
    Se os seus produtos têm código de barras informado no campo próprio do cadastro de produtos, você poderá utilizar um leitor de código de barras, o que, obviamente agilizará bastante a inclusão dos itens na compra;

  4. Acréscimo/Desconto: Caso queira atribuir um acréscimo/desconto no item, informe-o nesses campos. Lembrando que na tela de fechamento você ainda poderá colocar um acréscimo/desconto global (para todos os itens);

  5. CFOP: código da operação de saída (consulte o contador). Pressione o F8 para selecionar. O GFIL só disponibilizará os CFOPs cadastrados no cadastro de CFOP de acordo com o tipo da movimentação (neste caso, uma entrada) e de acordo com a UF do fornecedor (entrada interna ou externa, conforme o caso). Lembrando que essa informação é opcional para usuários que não emitem NFe pelo GFIL, mas se você informar o CFOP, deve também informar a situação tributária. Se você completar o CFOP do produto no cadastro dele, assim que você selecionar o produto na compra o GFIL já "busca" o CFOP lá do cadastro;

  6. Situação Tributária do ICMS (CST ou CSOSN): código da situação tributária operação (consulte o contador). Pressione o F8 para selecionar. Esse campo também é de preenchimento opcional para usuários que não emitem NFe pelo GFIL, mas se você informar o CFOP, deve também informar a situação tributária. Se você completar a situação tributária do ICMS do produto no cadastro dele, assim que você selecionar o produto na compra o GFIL já "busca" essa informação e também a alíquota lá do cadastro. Se a CST selecionada for "00 - Tributada integralmente", o GFIL atribuirá no campo base de cálculo do ICMS o valor total do item e, se no campo alíquota houver valor, o GFIL já calculará o valor do ICMS. Somente nessa CST é que o GFIL gera automaticamente a base de cálculo do ICMS. Em todas as demais CST você deve informar a base, caso haja uma;

  7. Base Cálc. ICMS: quando você informar/alterar esse campo e houver um valor no campo "Alíq. ICMS" do produto, o GFIL calculará o valor do ICMS;

  8. Alíq. ICMS: quando você informar/alterar esse campo e houver um valor no campo "Base Cálc. ICMS" do produto, o GFIL calculará o valor do ICMS;

  9. B.C. ICMS S.T.: informe manualmente esse dado. O GFIL não faz nenhum tipo de cálculo para esse campo;

  10. Valor ICMS S.T.: informe manualmente esse dado. O GFIL não faz nenhum tipo de cálculo para esse campo. O valor do ICMS ST destacado nesse campo é acrescido ao valor total da compra;

  11. Situação Tributária do IPI: código da situação tributária operação (consulte o contador). Pressione o F8 para selecionar. Esse campo também é de preenchimento opcional para usuários que não emitem NFe pelo GFIL. Se você completar a situação tributária do IPI do produto no cadastro dele, assim que você selecionar o produto na compra o GFIL já "busca" essa informação e alíquota do IPI lá do cadastro e, nesse caso, atribui à base de cálculo do IPI o valor do item e também calcula o valor do IPI. O valor do IPI destacado é acrescido no valor total da compra;

  12. Números de série: Se sua empresa comercializa produtos que tenham número de série, você também pode registrar esses dados dos itens no movimento. Após ter incluído o item, pressione a tecla "Insert". Para mais detalhes sobre essa opção, veja o tópico 117 do manual de ajuda;

Observação: a unidade de entrada da mercadoria neste módulo deve ser a unidade definida como "Unidade de Compra" de cada produto no cadastro de produtos;
Ao gravar a compra o GFIL acrescerá no estoque dos produtos a quantidade indicada em cada item. Caso tenha um ou mais produtos cujo fator de conversão - veja mais sobre fator de conversão cadastro de produtos - seja superior a 1, o estoque será acrescido na proporção "quantidade X fator conversão do produto".



Tela de fechamento (pagamento da compra)

  1. Frete:informe se houver frete a pagar por sua conta. Esse valor será acrescido no total da compra;

  2. Acréscimo adicional:informe se houver algum acréscimo (além daquele já eventualmente informado lá na inclusão do item) a incluir na compra. Esse valor será acrescido no total da compra;

  3. Desconto adicional:informe se houver algum desconto recebido (além daquele já eventualmente informado lá na inclusão do item) do fornecedor. Esse valor será decrescido do total da compra;

  4. Outros Custos: tenha um cuidado especial com este campo. O valor dele não será incluído no total da venda tampouco será utilizado nos lançamentos financeiros da compra.
    O objetivo desse campo é permitir informar valores que não farão parte do valor da compra, mas que devam ser computados na formação do preço de custo dos produtos. Esse campo só poderá receber valor se a opção *Na inclusão de uma compra ou pedido de produtos ou matérias-primas, atualizar automaticamente a tabela PREÇO DE CUSTO do produto/matéria-prima* dos parâmetros da empresa estiver habilitada.
    Quando informar valor neste campo? Há situações em que um valor faz parte da compra. Porém, esse valor não consta da nota emitida pelo seu fornecedor. Como não consta da nota, você também não poderia lançá-lo no total da compra, pois aí os dados ficariam incorretos. Porém, ao mesmo que esse valor não está na nota, ele é custo de aquisição dos produtos dessa nota. Se você tem configurado seu GFIL para atualizar os preços de custo automaticamente, o novo valor do custo dos produtos ficaria incorreto. Nesses casos, ou seja, em que um determinado valor deverá ser considerado no cálculo do custo, mas esse valor não fazer parte da nota fiscal, você deverá utilizar esse campo "Outros Custos". Um exemplo: você faz uma compra e o transporte é por conta de sua empresa, mas o valor do frete não vem na nota;



  5. Dados do pagamento da compra
    Quando você acessa essa tela (ao iniciar o fechamento da compra), O GFIL coloca o valor total da compra no campo "Valor Pago à Vista", mas você pode alterar as informações e distribuir os valores (adiantamento, à vista e parcelado) conforme for a forma de pagamento acertada com seu fornecedor para aquela compra. Lembrando que o valor á prazo não pode ser alterado diretamente. O sistema vai calcular ele com base nos demais campos que você informar.


    Pago à vista (entrada)

    • Pago em Adiantamento: se você fez algum pagamento adiantado ao fornecedor e lançou esse valor no módulo de adiantamento a fornecedores , poderá abater esse adiantamento no pagamento da compra;

    • Valor Pago à Vista: informe nesse campo o valor em dinheiro ou cheque. Se esse pagamento foi feito através de uma saída de sua conta bancária (cheque ou transferência), selecione a opção "Banco" em "Origem do valor à vista";


    Parcelamento

    • Valor à prazo: esse valor é gerado automaticamente pelo sistema quando você informa o valor à vista. Se, por exemplo, a compra for toda à prazo, deixe o campo valor à vista igual a zero. Aí o GFIL colocará todo o valor da compra no campo à prazo. Com base nesse valor à prazo sistema gerará contas a pagar ao fornecedor. As contas serão geradas e listadas no grid logo abaixo;

    • Dias de intervalo informe o número de dias de intervalo que o GFIL deve deixar entre o vencimento das parcelas a pagar a serem geradas;
      Antes de efetivar a gravação da compra, você pode alterar o vencimento, Nº do documento e/ou valor de cada parcela listada no grid. Para isso, selecione a parcela no grid e altere cada campo informando o novo valor do campo logo abaixo do grid. Lembrando que a soma das parcelas terá que ser igual ao valor total à prazo;


    Menus (tela principal da compra)

    • Opções -> Cancelar Compra: não se pode alterar uma compra após ela ter sido finalizada. Se você tiver registrado uma compra e depois percebeu que informou dados incorretos, a solução será cancelá-la e refazê-la. Ao cancelá-la, o GFIL fará todo o estorno, retirando os produtos do estoque, estornando valores pagos à vista e excluindo contas a pagar.
      Atenção: como ao incluir a compra o GFIL sempre atualiza o custo médio dos produtos, ao cancelar uma compra, esse cálculo é refeito para que os preços dessa compra não tenham influência no custo médio;

    • Opções -> Iniciar Nova Compra com Dados da Compra Selecionada: essa nova opção permite que você utilize uma compra já gravada como base para iniciar outra compra. É bastante útil naquelas situações onde você finaliza uma compra e depois percebe que algum dado foi informado incorretamente e aí precisa cancelar toda a compra e refazê-la.
      Quando você acionar esse novo menu, o sistema vai iniciar uma nova compra e incluir nela todos os dados da compra selecionada na tela, exceto os dados de pagamento (fechamento) da compra.
      A compra base poderá ser uma compra ativa ou mesmo uma compra já cancelada;

    • Imprimir -> Ticket da Compra: nesse menu é possível imprimir um ticket com os dados da compra.



    Veja também



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