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Manual de Ajuda do Sistema GFIL



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Atenção: as orientações abaixo só serão 100% corretas se seu GFIL estiver atualizado na última versão -> 10.12.17

GFIL - Manual de Ajuda

Tópico Nº: 36 - Título: Envio de e-mails pelo Sistema

Observações Iniciais

  • É importante que fique claro que apções para envio de e-mails, disponíveis no GFIL, não têm a pretensão de substituir o seu programa de e-mails. O objetivo é oferecer uma opção de envio rápido de e-mails específicos (relatórios, arquivos de notas eletrônicas, etc.) utilizando dados já previamente registrados no GFIL.
    Portanto, o GFIL fará tão somente o envio do e-mail, sem fazer nenhum outro controle de e-mails enviados e/ou recebidos;

  • Para utilização dessa opção de enviar de e-mails pelo sistema GFIL você precisa ter uma conta de e-mails que permita enviar mensagens por SMTP.
    Obs.: a maioria dos servidores têm um limite de envio de e-mails por hora ou dia. Contate o servidor de seu e-mail e veja se tem essa regra para evitar problemas nos envios, principalmente nos envios em massa nas telas de clientes e fornecedores.
    Se for o caso converse com seu TI que ele saberá lhe orientar;

  • O envio de e-mails pelo sistema GFIL pode ser feito a partir de várias telas e várias opções. O cadastro e configuração das informações necessárias para esses envios automática também é feita em mais de uma tela do sistema.
    Por esses motivos acima, este tópico de ajuda, será um pouco diferente. Faremos um detalhamento com orientações de 3 telas, quais seja: cadastro/configuração de SMTPs, cadastro/configuração de textos padrão e módulo de envio de e-mail em massa para cliente e fornecedores.



Muito bem, vamos à explicações de cada uma dessa telas.

  1. Configuração de SMTPs

    • Menu de acesso: tela principal, menu "Utilidades -> Envio de E-mails -> Configuração de SMTPs". Essa tela também pode ser acionada por menus disponíveis nas telas de notas eletrônicas e também na tela de envio de e-mail em massa;

    • Descrição: nessa tela você deve fazer o cadastro dos e-mails e a respectiva configuração do SMTP dos endereços que serão utilizados pelo sistema para enviar seus e-mails.
      Apesar de requerer um conhecimento um pouco mais técnico, os campos dessa tela são todos autoexplicativos. Você precisa contactar o responsável pelo seu servidor de e-mails, o qual lhe fornecerá os dados como porta, host, etc.
      Dois campos dessa tela precisam de uma explicação:
      - Usar este e-mail para envios de docs. eletrônicos: quando você for enviar um XML ou Danfe de nota eletrônica, O GFIL enviará o e-mail utilizando o SMTP que estiver cadastrado nessa tela e com esse campo marcado.
      Observação: o sistema não perguntará qual SMTP usar. O e-mail da nota só será enviado se você tiver feito essa configuração previamente;
      - Usar este e-mail para outros envios: é a mesma situação do item acima, mas para envio de outros e-mails, quais sejam: e-mails de relatórios, boletos, ocorrências de ordens de serviço e ocorrências de locações.

      Abaixo colocamos dois exemplos de configuração, as quais foram testadas em laboratório e o envio do e-mail aconteceu corretamente. Contudo, esses dois exemplos (Gmail e Hotmail) são apenas exemplos. Não são informações do sistema GFIL e podem inclusive sofrer alterações de tempos em tempos, pois os servidores de e-mail podem mudar seus serviços de SMTP.

      Vamos aos exemplos de configuração:
      Servidor Gmail
      - Host: smtp.gmail.com
      - Porta: 465
      - TLS: Não
      - SSL: Sim
      Obs.: no caso do Gmail também precisa fazer uma configuração especial em sua conta neste endereço https://support.google.com/mail/answer/13273
      Ainda no caso do Gmail, lá nas configurações da sua conta no site Gmail, precisa localizar uma opção parecida com "Permitir que aplicativos menos seguros acessem sua conta" e ativar essa opção.

      Servidor Hotmail
      - Host: smtp.live.com
      - Porta: 587
      - TLS: Sim
      - SSL: Não


  2. Configuração de Textos Padrão

    • Menu de acesso: opção "Utilidades -> Envio de E-mails -> Configurar Textos Padrão". Essa tela também pode ser acionada por menus disponíveis nas telas de notas eletrônicas e também na tela de envio de e-mail em massa;

    • Descrição: nessa tela você vai cadastrar textos padrão que depois serão utilizados pelo GFIL para enviar e-mails. Dependendo da tela que você for enviar o e-mail, será possível ainda editar o texto antes de enviar. Porém, em alguns casos, o GFIL vai fazer o envio automaticamente, sem opção para edição do texto. É caso dos módulos de notas eletrônicas. Quando você for enviar um e-mail de nota fiscal, o GFIL vai utilizar o texto desta tela que estiver com a opção "Usar este texto para envios de docs. eletrônicos" marcada.
      No campo da mensagem (corpo do e-mail), você pode colocar "texto puro" e também incluir tags HTML. Faça uma busca rápida na internet e vai ter muita informação sobre o que são e quais são as tags HTML. Um exemplo: se você incluir este texto "
      " (sem as aspas), quando o e-mail for enviado, esse texto não será incluído no e-mail, mas fará com que o resto do texto pule uma linha.
      Outra opção bem interessante que você tem nessa formatação de textos, é a a utilização de variáveis que depois serão substituídas por dados do sistema. A lista de variável é fixa e estabelecida pelo sistema e deve ser sempre precedida do caractere # (jogo da velha) e o nome deve ser sempre em maiúsculo. Por exemplo, temos a variável #NOMEDEST. Se, no texto do e-mail tiver essa variável, ao enviar o e-mail, o GFIL substituirá esse texto "#NOMEDEST" pelo nome do destinatário do e-mail.
      Para ver todas as variáveis disponíveis, clique no botão "Variáveis" dessa tela;


  3. Envio de e-mail em massa

    • Menu de acesso: opção "Utilidades -> Envio de E-mails -> Enviar E-mails a Clientes". Essa tela também pode ser acionada pelo menu "Opções -> Enviar e-mail" na tela de cadastro de clientes e fornecedores;

    • Descrição: nessa tela você pode enviar e-mails com um texto previamente cadastrado na tela de textos padrão ou ainda enviar um texto que você digita na hora de enviar o e-mail, nessa tela.
      Você pode enviar a mensagem para um cliente/fornecedor ou vários (clientes inadimplentes, aniversariantes do dia, de uma determinada classe, etc.). Basta selecionar os destinatários que desejar enviar. O sistema também oferece a opção de enviar uma cópia para o endereço financeiro e/ou comercial do cliente/fornecedor.
      O texto do e-mail segue as mesmas regras do cadastro de textos prontos acima detalhado, ou seja, você pode incluir tags HTML e também as variáveis fixas.
      Obs.: nessa tela também é possível você gerar um arquivo .txt com os e-mails dos seus clientes. Para isso acione o menu "Opções" dessa tela.



Observação

  • Ao enviar um XML ou Danfe pela tela de NFe, se você quer que seja aberta a tela de confirmação de envio antes de enviar o email automaticamente, marque a opção "Mostrar tela de confirmação do envio" no grupo de campos "Envio de Emails" nos parâmetros fiscais da NFe ou NFCe. Assim você poderá alterar o email para o qual está enviado, incluir outros email ou alterar o texto padrão.

    Veja também



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