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Manual de Ajuda do Sistema GFIL



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Atenção: as orientações abaixo só serão 100% corretas se seu GFIL estiver atualizado na última versão -> 10.12.17

GFIL - Manual de Ajuda

Tópico Nº: 57 - Título: Controle de Comandas

Menu de acesso:a partir da tela principal, clique em "Produtos -> Controle de Comandas" ou acione o botão "Comandas" da tela principal.

Atenção: se você está avaliando o GFIL e, portanto, está acessando este tópico de ajuda pela primeira vez, é importante que você saiba que o GFIL é um sistema genérico desenvolvido para empresas do ramo de comércio varejista. Ele não tem a menor pretensão de ser um controle completo para o ramo de restaurante, churrascarias, deliverys, etc. Logicamente que este módulo vai ajudar em muito empresas deste ramo e, como os demais módulos do sistema, sempre cabem melhorias também neste módulo de comandas, mas é preciso ficar claro que o GFIL não terá um controle minucioso e específico para esses ramos. Recomenda-se testar o sistema ao máximo durante a fase de avaliação gratuita.

Muito bem, vamos lá:
O fluxo de procedimentos internos de empresas que utilizam comandas e, para as quais este módulo foi idealizado é o seguinte:
Obs.: todos os menus que serão mencionados a seguir, estão na própria tela de comandas, acessível pelo menu informado no início deste tópico.
Cadastrar mesas: acione o menu "Cadastro - Mesas". O cadastramento de mesas é bastante simples e auto explicativo. Basta informar um código e situação. A situação "Ocupada" para a mesa é ativada automaticamente pelo sistema assim que uma comanda é aberta e vinculada à mesa, e desativada quando a comanda é fechada. Mas você também pode colocar a mesa em situação "Ocupada" através do cadastro. Nesse caso, a desativação também tem que ser feita manualmente, ou seja, por essa tela de cadastro. Uma mesa "Ocupada" não pode ser aberta na tela de comandas. Observação: se você trabalha com opções de entrega (Delivery) e pedidos para viagem, cadastre uma mesa com situação "Delivery" e outra como "Viagem". Essas mesas não precisam existir fisicamente. São mesas virtuais para registros de pedidos que sejam desse tipo (entrega ou viagem). Essas duas mesas poderão ser abertas várias vezes lá na abertura da comanda/mesa.
Recomenda-se informar o código 1 e 2 para essas mesas para que lá no mapa de mesas elas sejam listadas por primeiro. A listagem lá no mapa é em ordem alfabética. Se, nos cadastros de seus códigos de mesa você utiliza apenas números, então os números 1 e 2 serão os primeiros a serem listados. Porém, se nos códigos você tem alguma mesa com código contendo letras, aí você deve cadastrar essas duas mesas com os códigos 1 e 10 para que ambas apareçam por primeiro na listagem.

Cadastrar Produtos: serão utilizados os mesmos produtos normais do sistema cadastrados através do módulo de cadastro de produtos, com a diferença de que o produto deverá estar vinculado a uma categoria de produtos que tenha habilitado o campo "Pode Vender em Comandas".
Para ver mais sobre cadastro de produtos clique aqui.
Cadastrar categorias de produtos: cadastre categorias de produtos específicas para utilização em comandas. Exemplos: "Cozinha", "Bebidas". No cadastro da categoria, marque o campo "Pode Vender em Comandas" e informe uma cor de fonte na opção "Cor Item Pendente - clique para alterar". Essa cor será utilizada pelo sistema na tela de comandas para listar os itens pendentes de entrega com uma cor diferente. Isso permitirá que seja feito um monitoramento na tela das comandas com itens pendentes de entrega para o cliente.
Para ver mais sobre cadastro de categorias clique aqui.

Cliente, conta caixa e vendedor: para ser possível depois listar relatórios com filtragem e também tirar nota fiscal identificada é necessário que a comanda tenha sempre um cliente, uma conta caixa e um vendedor. Porém, como se sabe, dificilmente é necessário emitir uma nota identificada, ou seja, com o nome e CPF do cliente. Por isso, sempre que você iniciar uma comanda, o sistema vai trazer esses 3 dados (cliente, conta caixa e vendedor) automaticamente. O cliente e a conta caixa serão buscados pelo sistema no módulo de parâmetros gerais que deve ser configurado previamente no grupo de campos "Dados Padrão Para Venda Balcão e Comanda" desse módulo de parâmetros.
Para ver mais sobre as configurações do módulo de parâmetros gerais clique aqui.
Já o vendedor, o sistema buscará no campo "Operador Vinculado" do módulo de cadastro de funcionários/vendedores.
Esses 3 dados podem ser alterados até antes do fechamento da comanda clicando-se com o botão direito do mouse sobre a listagem de comandas/mesas abertas.

Os Menus

  1. Opções -> Juntar Mesas: utilize essa opção para transformar duas comandas iniciadas em uma única comanda. Ela lhe será útil quando pessoas de duas meses resolverem se juntar numa única mesa;

  2. Outros -> Parâmetros de Impressões. Nessa opção você deve configurar o tipo de impressão (direta ou indireta) para:
    - Impressão do detalhamento de consumo: é o ticket da comanda, e que poderá ser impresso pelo menu "Imprimir -> Detalhamento do Consumo" da tela de comandas. É o fechamento da conta para apresentação ao cliente;
    - Impressão dos pedidos de itens (configure cada categoria individualmente). Supondo que você tenha cadastrado as duas categorias (cozinha e bebidas) citadas no exemplo acima. Nessa tela, você pode definir uma impressora diferente para cada categoria de produto. Pode inclusive configurar a mesma impressora para todas as categorias. Também é possível definir que os itens de determinada categoria não sejam impressos, marcando a opção "Não imprimir esta categoria" naquela categoria que deseja não imprimir.
    Para que serve essa configuração da impressora por categoria de produto? Cada vez que você incluir um item na tela de inclusão de itens da comanda, o sistema vai imprimir um ticket na impressora relativa à categoria a qual o produto pertence (no cadastro do produto). Com isso, quando um novo item for incluído, o sistema imprimirá o item na impressora especificada nessa tela. Isso permite que, no mesmo instante que um garçom adiciona um item na mesa X, o responsável da cozinha, bebida, etc.. já recebe o pedido impresso daquele item, o que, obviamente, vai agilizar o atendimento do cliente.
    O mesmo ocorrerá quando se solicitar a impressão de todos os itens pendentes através do menu "Imprimir -> Itens Pendentes" da tela principal de comandas;

  3. Personalizar cores, imagens, tamanho das imagens, fontes, etc. do layout da tela de listagem do mapa mesas: acione o menu "Outros -> Personalizações da Listagem de Mesas". Nessa opção você personalizar diversas opções para cada tipo de mesa mostrada no mapa.
    Obs.: lembre-se que ao alterar o tamanho de um item, talvez seja necessário alterar o tamanho de outro. Por exemplo, se for alterar o tamanho das imagens, precisa também criar suas próprias imagens com aquele tamanho e vinculá-las nessa tela.
    Para trocar a imagem basta clicar sobre ela e selecionar o seu arquivo.
    Caso queira que não apareça nenhuma imagem, clique na imagem e, na tela de seleção do arquivo, clique em cancelar.

    O sistema ainda disponibiliza vários outros menus nessa tela e que não serão detalhados aqui, por serem autoexplicativos.



Os Botões

  1. Mapa de Mesas (F2): acionando esse botão, você abrirá o mapa de mesas listando todas as mesas que você tem cadastradas no sistema.
    Repare no texto de ajuda que é exibido na barra inferior dessa tela de mapa.
    Pressionamento F7 sequencialmente o sistema fará uma filtragem das mesas por situação (livre, ocupada e reservada). A situação delivery e viagem não são filtradas pelo F7 porque será sempre uma única mesa e não seria necessário a filtragem.
    O pressionamento da tecla F8 nessa tela faz com que seja aberta uma tela com a listagem das mesas reservadas e permite você pesquisar mesas reservadas.
    Temos ainda o menu popup, que é o menu que aparece ao se clicar com o botão direito do mouse sobre a imagem da mesa. Esse menu permite várias opções como abrir a mesa, incluir itens, registrar ou cancelar uma reserva e fechar a mesa;

  2. Incluir ou Alterar Itens (F5): clique no botão ou pressione F5 para abrir a tela de inclusão/exclusão de itens na comanda selecionada.
    Na tela de itens, basta selecionar o produto utilizando F8 ou então digitando o código do produto ou código de barras utilizando um leitor.
    Nessa tela de itens existem algumas configurações que você pode marcar ou não como: incluir o item automaticamente ao ser selecionado, imprimir o ticket do item automaticamente ao incluí-lo, incluir o item já marcando sua situação como entregue. Se este último não estiver marcado, o item será incluído na comanda como "Pendente".
    Nesta tela também tem o campo "Observação". Informe neste campo qualquer dado que deseje que seja informado ao responsável pela providência do pedido. Por exemplo: num pedido de um lanche qualquer, sua empresa oferece a opção de incluir (ou mesmo excluir) um ingrediente especial. Se o cliente desejar que esse ingrediente seja incluso/excluso no lanche, registre isso neste campo para que seja impresso no ticket que será gerado lá na impressora da cozinha.

    Na tela principal da comanda, no grid de listagem dos itens, estes serão listados com situação "Pendente" ou "Entregue". Para mudar essa situação, clique com o botão direito do mouse sobre o item lá nessa tela.
    Obs.: você também pode incluir itens utilizando uma balança de checkout, ou seja, aquela balança que fica conectada diretamente no computador onde está o sistema. Para mais informações sobre essa opção analise o tópico número 62 do manual de ajuda.

    Há ainda uma outra opção para se incluir itens na comanda. Na tela principal da comanda, abaixo do grid de listagem dos itens há um campo para inclusão rápida de itens. Para utilizar essa opção informe o código ou código de barras do produto no campo é pressione enter. Você também pode utilizar um leitor de código e barras. Nessa opção não é possível fazer nenhum tipo de alteração (quantidade, valor, ...);


  3. Pagamentos / Fechamento F6. Por esse botão você aciona a tela para registro de pagamentos feitos pelos clientes daquela mesa/comanda. Você pode fazer registros de pagamentos parciais e efetuar o fechamento depois.
    Analise também o tópico número 20 do manual de ajuda do sistema, onde você encontrará orientações detalhadas sobre as opções e procedimentos para o recebimento da comanda.

Outras Opções

  1. Pesquisar Mesa Aberta: digite o número da mesa nesse campo que está logo abaixo do grid da tela principal da comanda. Ao digitar, o grid se posicionará na comanda da mesa digitada. Depois de selecionada você poderá clicar nos botões para inclusão de novos itens ou no botão do fechamento.
    Obs.: se você utiliza comandas eletrônicas que têm código de barras, cadastre esse código de barras como sendo o código da mesa. aí, nessa opção de pesquisa, basta acionar o leitor de código de barras que o sistema localiza a comanda daquela mesa da comanda eletrônica lida.



Outras Observações

  1. Como já está detalhado acima, ao iniciar uma comanda, o cliente será sempre o cliente balcão (consumidor) definido nos parâmetros.
    Porém, no caso específico da comanda com tipo de atendimento delivery, ao iniciá-la, o sistema exigirá que seja informado um cliente cadastrado. O GFIL faz essa exigência justamente porque, pelo menos em tese, pedidos para delivery precisam necessariamente ter um cliente vinculado àquela comanda, até para você poder ter o controle e pesquisas futuras desse tipo de venda.



Os poderes necessários para o operador
No módulo de cadastro de operadores há o poder "Comandas".
- Aqueles operadores que não devem ter poder de acessar a tela de comandas, atribua nível 1 nesse poder;
- Para aqueles operadores que você quer permitir que apenas visualizem os dados das comandas, atribua nível 2;
- O nível 3 dá acesso completo a todas as operações dessa tela, exceto o cancelamento da comanda fechada.
Para cancelar uma comanda já fechada ou excluir uma comanda pendente, é necessário que um superoperador esteja logado (para "Excluir" o superoperador utilizará o menu "Opções - Excluir Comanda Selecionada" e para "Cancelar", utilizará o menu "Outros -> Comandas Fechadas -> menu Opções --> Cancelar Comanda".
No cadastro do operador, no grupo "Outros Poderes", você ainda tem a opção de atribuir um poder especial ao operador que é a opção "Pode abrir comandas e incluir itens". Se você quer que o operador não possa fechar a comanda ou efetuar recebimentos, mas quer que ele possa iniciar mesas e incluir itens de produtos, dê-lhe nível 2 no poder "Comanda" e marque essa opção nos "Outros Poderes".



Veja também



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