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Atenção: as orientações abaixo só serão 100% corretas se seu GFIL estiver atualizado na última versão -> 10.12.17

GFIL - Manual de Ajuda

Tópico Nº: 58 - Título: Nota Eletrônica de Produtos - NFe - Modelo 55 - Emissão, cancelamento, inutilização, ...

Menu de acesso: a partir da tela principal, clique em "Documentos Eletrônicos -> Modelo 55 - NFe -> Emissão, Danfes, Cancelam...". Atalhos: teclas Shift+Alt+N ou botão na barra de botões da tela principal.
Você também pode acessar o módulo de NFe através do menu "Nota Fiscal -> Iniciar NFe da Venda" da tela de venda normal.

Descrição: Módulo para emissão de notas fiscais eletrônicas - modelo 55.

Aviso importantíssimo: Para você iniciar o uso do Módulo Fiscal de sua empresa há vários dados que, para serem informados corretamente, dependem do assessoramento de seu contador e/ou empresa que presta suporte técnico na área de informática de sua empresa. Por isso, sugerimos que antes de continuar a avaliar esse módulo você analise com bastante atenção o contido no tópico "Nota eletrônica no GFIL - Primeiros passos".

Abaixo serão explicadas detalhadamente cada uma das opções/menus que estão disponíveis no módulo NFe do GFIL. Apesar deste tópico ser um pouco extenso, pelo motivo da própria complexidade que envolve o processo de emissão de NFes, é muito importante que você leia e releia todo o tópico até o final. Se ficar qualquer dúvida não prossiga sem antes esclarecê-la através de nossos canais de atendimento,

Antes de acessar a tela de NFe, é preciso que você complete todos os dados de sua empresa no cadastro da empresa/filial.

Também é preciso configurar o certificado digital. Para isso, no módulo de parâmetros fiscais, acione o menu "Utilidades -> Parâmetros da Empresa/Filial -> Fiscais -> Certificado Digital". Para mais informações analise o tópico 92 do manual. Esse procedimento só é preciso fazer uma vez ou quando você mudar o certificado.
Para conferir se seu certificado foi configurado corretamente, acione a tela de NFe e verifique o menu "Diversos - Testar Conexão GFIL -> Certificado Digital".

A emissão de uma nota fiscal eletrônica pelo GFIL requer que um movimento (venda, compra, ordem de serviço ou devolução) tenha sido previamente registrado no GFIL. Somente depois que o movimento for gravado no GFIL é que você fará a emissão da NFe que ficará vinculada ao movimento do GFIL. Isso permitirá um maior controle de suas notas, bem como à qual venda, OS, devolução, etc. pertence cada nota.
Excepcionalmente você precisará emitir uma NFe avulsa, ou seja, quando a movimentação do produto não tiver nenhum módulo específico no GFIL. Um pouco adiante neste tópico você encontrará mais detalhes sobre o que é e quando emitir uma NFe pela opção avulsa.

Muito bem, vamos às explicações da parte operacional propriamente dita:
Logo que se acessa o módulo de NFe, é apresentado a tela principal do módulo onde são listadas as notas gravadas no GFIL. Essa listagem é feita de acordo com as opções de filtragem que você pode alterar conforme a pesquisa que deseja fazer.
Sempre que você desejar executar qualquer ação (finalizar uma nota iniciada, excluir uma nota não transmitida, imprimir o DANFE, encaminhar arquivo XML ao destinatário, entre outras) relacionada a uma determina nota, será preciso selecionar essa nota na tela. Inicialmente (logo que a tela é ativada), o GFIL apresenta todas as NFe vinculadas a uma venda e com status "1 - Iniciada". Mas há várias outras opções de pesquisa. A saber:

Grupo "Tipo (Movimento do GFIL ao qual a NFe Emitida está vinculada)"

  • Vendas:lista na tela apenas as NFe que estão vinculadas a uma venda de produtos do GFIL. Obedecendo ainda a opção habilitada no grupo "Situação" e, se for o caso, do grupo "Outros Filtros";

  • Ordens de Serviço:idem para NFes de O.S. registradas no GFIL. Lembrando que uma NFe vinculada a uma ordem de serviço, refere-se apenas às peças (produtos) da OS;

  • Devoluções de Compras de Produtos:idem para NFes vinculadas ao módulo de devoluções a fornecedores;

  • Devoluções de Vendas:idem para NFes vinculadas ao módulo de devoluções de clientes;

  • Compras de Produtos:idem para NFes de compras de produtos registradas no GFIL;

  • Compras de Matérias-Primas:idem para NFes de compras de matérias-primas registradas no GFIL;

  • Avulsas a Clientes:lista NFes cujo destinatário é um cliente e que não têm vinculação com um módulo específico do GFIL, ou seja, foram emitidas pela opção avulsa desta tela;

  • Avulsas a Fornecedores:idem ao item acima, cujo destinatário é um fornecedor;

Grupo "Situação"

  • Todas: lista todas as NFes, independentemente da situação, mas obedecendo a opção selecionada no grupo "Tipo" e, se for o caso, do grupo "Outros Filtros";

  • Só Iniciadas: notas que apenas foram iniciadas e não enviadas/transmitidas à SEFAZ;

  • Só Transmitidas: quando você tenta transmitir uma NFe, O GFIL gera o arquivo XML, transmite esse arquivo à SEFAZ de seu estado e, na mesma conexão, tenta obter a resposta da SEFAZ em relação àquela nota. Por vezes, pode ocorrer da transmissão do arquivo ser efetivada, mas, por algum problema na sua conexão ou mesmo instabilidade ou demora (time out) no servidor da SEFAZ, do GFIL não conseguir obter essa resposta. Nesses casos o GFIL muda o status da nota para "2 - Transmitida";

  • Só Autorizadas: notas enviadas à SEFAZ e autorizadas;

  • Só Geradas DPEC/EPEC: notas enviadas em contingência DPEC/EPEC. Essas notas não podem permanecer no sistema. Assim que o motivo pelo qual elas foram enviadas em contingência for sanado, elas devem ser retransmitidas em modo normal.
    Veja abaixo mais detalhes sobre o que é contigência no envio de nota eletrônica;

  • Só Canceladas: notas enviadas, autorizadas e depois canceladas;


Grupo "Outros Filtros

Nesse grupo você pode informar dados específicos para localizar uma determinada NFe. Por exemplo: pesquisar uma NFe vinculada a um número de venda específico; notas de um cliente específico, etc. Lembrando que os dois grupos de pesquisa acima sempre serão considerados na filtragem. Se, por exemplo, você informar o número de venda específico 100 neste grupo, essa venda 100 estiver em situação iniciada e no grupo situação você marcar autorizadas, a NFe não será listada no grid.



Iniciando uma NFe
Menus

  • Iniciar NFe -> Saídas -> De Venda:acione esse menu se você deseja iniciar uma nova NFe vinculada a uma previamente venda gravada no GFIL. Na tela seguinte, selecione a venda da qual deseja iniciar a nota fiscal eletrônica;

  • Iniciar NFe -> Saídas -> De Ordem de Serviço (somente peças):iniciar uma NFe vinculada a uma ordem de serviço. Somente os produtos (peças) é que serão incluídos. A mão-de-obra precisa ter sua nota emitida por outro sistema específico da prefeitura de seu município;

  • Iniciar NFe -> Saídas -> De Devoluçao de Produtos a Fornecedor: Sempre que precisar emitir nota de devolução a fornecedor, primeiro deve-se gravar a devolução pela tela própria de devolução a fornecedor e depois acionar esse menu da tela de NFe para emitir a nota da devolução gravada.

  • ;Veja também: Nota Eletrônica de Devolução - passo a passo
  • Iniciar NFe -> Entradas -> De Compra de Produtos :acione esse menu se você deseja iniciar uma nova NFe vinculada a uma compra de produtos gravada no GFIL. Essa opção só deve ser utilizada após orientação expressa de seu contador, já que, normalmente quem emite as notas dos produtos que você compra é seu fornecedor e não sua empresa. Porém há situações onde é sua empresa que deve emitir a NFe da entrada;

  • Iniciar NFe -> Entradas -> De Devoluçao de Cliente: Sempre que precisar emitir nota de devolução de cliente, primeiro deve-se gravar a devolução pela tela própria de devolução de cliente e depois acionar esse menu da tela de NFe para emitir a nota da devolução gravada;

  • Iniciar NFe -> Entradas -> De Compra de Matérias-Primas :acione esse menu se você deseja iniciar uma nova NFe vinculada a uma compra de matérias-primas gravada no GFIL. Essa opção só deve ser utilizada após orientação expressa de seu contador, já que, normalmente quem emite as notas das matérias-primas que você compra é seu fornecedor e não sua empresa. Porém há situações onde é sua empresa que deve emitir a NFe da entrada;

  • Menu de nota fiscal avulsa
    Quando em sua empresa ocorrer a saída ou entrada de produtos ou matérias-primas e cuja situação da movimentação da mercadoria não se enquadre em nenhuma das opções acima, ou seja, a mercadoria está saindo/entrando de sua empresa, mas o GFIL não tem um módulo gerencial que permita registrar previamente essa movimentação (quando não é uma venda, compra, ordem de serviço, uma devolução, ...) para depois emitir a nota fiscal, nesses casos, você deve emitir a nota fiscal (modelo 55) avulsa.
    São várias a hipóteses em que isso pode ocorrer. Alguns exemplos:
    - Nota fiscal para acompanhar mercadoria destinada a exposição;
    - Nota fiscal complementar;
    - Nota fiscal de ajuste;
    - Nota fiscal com valores dos itens zerados.
    Obs.: sempre veja com sua contabilidade quando emitir uma nota nessas condições acima.
    Atenção: uma NFe avulsa é exatamente igual e produzirá os mesmos efeitos fiscais de uma outra NFe emitida no GFIL. O termo "Avulsa" está ligado ao fato de que aquela nota não está vinculada a um movimento (venda, compra, devolução, etc.) no GFIL, mas será uma nota fiscal com qualquer outra.
    Uma nota fiscal avulsa é totalmente configurável. Pode ser para um cliente ou para um fornecedor. Pode ser de entrada ou de saída, pode conter valores nos produtos ou zerados. Enfim, há opções bastante flexíveis para se fazer qualquer tipo de nota que seu contador orientar a fazer.
    Iniciar NFe -> Avulsas -> De Produtos -> Remessa para Conserto: Utilize essa opção quando for enviar uma mercadoria para conserto para seu fornecedor. Apesar de ser uma NFe avulsa, ao clicar nesse menu, o GFIL já vai preencher alguns campos e não vai permitir alterá-los;

  • Iniciar NFe -> Avulsas -> De Produtos -> Outras: Por esse menu você pode emitir uma nota com qualquer configuração. Pode ser uma saída ou uma entrada, para um fornecedor ou um cliente, NFe normal, de ajuste, complementar ou devolução. Não esqueça que sempre é necessária a orientação de um contador para saber o enquadramento de cada nota fiscal;

  • Iniciar NFe -> Avulsas -> De Matérias-Primas: Idem item anterior;

    Se desejar informar valor no campo "Outras Despesas Acessórias" do danfe da NFe, informe esse valor no campo "Outras Despesas" dessa tela.


  • Atenção:Quando, por orientação da sua contabilidade, houver necessidade de se informar na nota de devolução a informação "Despesas Assessórias", ao iniciar a nota da devolução informe o campo "Acres/outras desp". Assim, quando a nota desta devolução for iniciada, o GFIL importará esse valor.

    Outros Menus

    • Danfe -> Imprimir: após uma NFe ter sido autorizada você poderá imprimir o Danfe dela. Esse documento é o que deverá acompanhar a mercadoria;

    • Danfe -> Gerar Arquivo .pdf: gera um arquivo nesse formato;

    • Danfe -> Imprimir uma Prévia (NFe ainda não autorizada): se, antes de transmitir a NFe, você desejar gerar um Danfe para analisar como a nota vai ficar depois de autorizada, utilize essa opção. Lembrando que esse Danfe não tem nenhum valor oficial. É destinado apenas para uma simples conferência. O Danfe oficial é somente aquele emitido pelo menu "Danfe -> Imprimir" acima detalhado;

    • Enviar E-mail: após a nota ter sido autorizada pela sua SEFAZ, você poderá acionar esse menu para enviar uma cópia do arquivo da nota em formato XML e também do Danfe, ao destinatário da nota.
      Observação: para envio de e-mail de notas fiscais e/ou qualquer outro e-mail através do GFIL, as opções de envio precisam ser corretamente configuradas de acordo o manual de ajuda no tópico Enviando e-mail pelo GFIL;

    • Outras Opções -> Cancelar uma NFe Autorizada: mesmo após uma nota ter sido autorizada pela SEFAZ ela ainda pode ser cancelada, mas atenção: existe um prazo máximo para esse cancelamento, entre outras normas que sua SEFAZ pode ter estabelecido ou vir a estabelecer. Sempre antes de utilizar essa opção consulte o contador de sua empresa. É esse profissional que poderá orientá-lo corretamente. Lembre-se que NFe é um documento oficial. A adoção de procedimentos incorretos em relação a uma NFe podem lhe acarretar sérios transtornos, além de multas.
      Tendo certeza de que você pode cancelar a NFe autorizada, acesse este menu e, na tela seguinte clique no botão para selecionar a NFe a cancelar, confira com bastante atenção os dados da nota selecionada, informe uma justificativa para o cancelamento e clique em "Cancelar NFe".
      Atenção: esse procedimento também gera um arquivo XML de cancelamento e que deve ser guardado pelo prazo estabelecido em normas da SEFAZ;

    • Outras Opções -> Inutilizar Número(s) de NFe(s) não Usado(s): vamos supor que você inicie as NFes 1, 2, 3 e 4 mas ainda não tenha transmitido nenhuma delas. Aí você transmite as notas 1, 2 e 4, mas, por algum motivo, a NFe 3 não será transmitida (o cliente desistiu da venda, por exemplo). Numa situação como essa você deverá efetuar a exclusão da NFe do GFIL. Porém, a NFe número 3 não será mais utilizada no sistema e, portanto, lá nos controles de sua SEFAZ, ficará uma lacuna entre as notas 2 e 4. Para que não fique essa lacuna, é preciso que você faça o processo de inutilização do número através deste menu. Após acioná-lo aparecerá uma tela onde você deverá completar: número inicial e final (ambos são o mesmo número da nota. No nosso exemplo seria o número 3); os dois últimos dígitos do ano (ex.: 2012, coloque 12); a série das notas que você emite. Obs.: normalmente, mas não necessariamente, a série é 1. Na dúvida consulte seu contador; e por último, informe uma justificativa do porquê o número está sendo inutilizado. Depois clique em "Inutilizar Número(s)". Guarde o XML gerado nesse procedimento.
      Atenção: não confunda "Cancelar uma NFe" com "Inutilizar um número de NFe". Se ficou com dúvida, releia a explicação dos menus cancelar e inutilizar acima ou consulte o contador de sua empresa.
      Tenha em mente que o sistema GFIL não faz nenhum controle dos "furos" de números que vão ficando na numeração de suas notas. Você precisa ficar atento e, sempre que o fato ocorrer (um determinado número ficar sem uma NFe emitida), executar o procedimento de inutilizar aquele número;

    • Diversos -> Cadastro de Textos Para Inf. Adicionais Você pode cadastrar textos prontos para incluir manual ou automaticamente nas notas que você for emitir. Veja no tópico número 94 do manual de ajuda como gravar textos prontos para serem utilizados nas suas NFes;


    Menu popup (para acioná-lo clique com botão direito do mouse sobre a nota listada na tela inicial de NFe)
    Existem vários itens nesse menu popup. Somente dois deles serão explicados aqui. A descrição dos demais são autoexplicativas.

    • Atualizar situação da NFe selecionada e já transmitida: quando você tenta transmitir uma NFe, O GFIL gera o arquivo XML, transmite esse arquivo a SEFAZ de seu estado e, na mesma conexão, tenta obter a resposta da SEFAZ em relação àquela nota para confirmar sua autorização. Por vezes, pode ocorrer da transmissão do arquivo ser efetivada, mas, por algum problema na sua conexão ou mesmo instabilidade ou demora (time out) no servidor da SEFAZ, o GFIL não conseguir obter essa resposta nesse instante. Nesse caso a nota no GFIL ficará como iniciada ou transmitida, mas, pode ser que na SEFAZ a nota já foi autorizada. Ocorrendo situações como essa você deve atualizar a situação da nota no GFIL acionando este menu;

    • Excluir NFe selecionada e NÃO transmitida a SEFAZ: Esse menu deve ser acionado quando ocorrer uma situação em que uma NFe foi iniciada, mas não transmitida e, por algum motivo você desejar não mais transmiti-la. Ao acionar este menu, se a nota já tiver uma chave gerada, o GFIL só permitirá a exclusão após uma consulta da chave no servidor da SEFAZ e constatar que a NFe realmente não foi transmitida. Isso é necessário porque, às vezes, durante uma transmissão de uma NFe, pode ocorrer instabilidade na conexão de internet do usuário ou ainda do servidor SEFAZ e a NFe ter sido transmitida, mas, por causa dessa instabilidade, o GFIL não conseguiu alterar seu status. Essa consulta antes da exclusão fará essa atualização do status.
      Após excluir a NFe iniciada você deve executar o procedimento de inutilização do número, acima explicado.


    Sub-Módulo de Nota Fiscal Avulsa
    Ao acionar os menus "Iniciar NFe -> Avulsas de ..." acima listados, você estará acionando o sub-módulo "Nota Fiscal Eletrônica Avulsa" do GFIL. Conforme já mencionado acima, essa opção de NFe avulsa deve ser utilizada apenas em casos excepcionais em que ocorra uma situação de movimentação de mercadoria que não tenha um módulo específico no GFIL para ser registrada, como por exemplo, o envio de uma mercadoria para exposição ou remessa para conserto.
    Diferente do que ocorre quando você inicia uma NFe vinculada a uma venda, compra, devolução ou OS, a inclusão de uma NFe avulsa requer que você informe todos os dados da movimentação: o cliente (para saídas) ou fornecedor (para entradas ou importação), o tipo de movimentação (entrada, saída ou importação), forma de pagamento (Se não houver pagamento envolvido na nota, selecione "Outra"), finalidade (normal, de ajuste ou complementar. Veja com seu contador qual opção selecionar), gera estoque (informe se o GFIL deve ou não diminuir/aumentar o estoque dos produtos da nota sendo emitida), chave da NFe referenciada (se a NFe sendo emitida está relacionada a uma outra NFe já emitida, informe a chave dessa outra NFe), os produtos (itens de nota).
    Obs.: se for uma nota avulsa de remessa para conserto, alguns campos já estarão preenchidos e não será possível alterá-los.
    Observação: Diferentemente das telas de venda e compra, ao incluir um produto na NFe avulsa seu valor poderá ser 0,00. Por isso deve-se tomar cuidado ao incluir os itens, pois, se você deixar o valor unitário zerado (0,00), o sistema não fará nenhuma crítica em relação à esse campo.



    Campos a serem preenchidos na emissão de uma NFe
    Existem inúmeras informações que são gravadas no arquivo XML que é gerado e transmitido a SEFAZ. Essas informações são coletadas de vários módulos (cadastro da empresa/filial, do cadastro dos produtos da nota, do módulo (venda, OS, devolução, etc.) original do movimento base da NFe; do cadastro do destinatário da NFe; do cadastro de CFOPs; do cadastro da transportadora e outros dados informados no próprio módulo de NFe, ou seja, a tela deste tópico de ajuda.
    Importante: analise o tópico Alteração de Dados de Nota Eletrônica Iniciada e Não Transmitida.
    Os valores dos campos que o GFIL busca de outros módulos (cadastros) são explicados nos tópicos de ajuda daqueles módulos. Aqui pretendemos fazer uma explicação rápida de alguns campos que compõem a NFe:

    • Forma de Emissão da NFe: existem quatro formas para transmissão dos arquivos XML de nota fiscal eletrônica. Uma normal e três em contigência. Cada forma deve ser utilizada em situações específicas e sempre com autorização expressa da sua SEFAZ. São elas:

      • Normal: como a própria descrição já diz, esta forma que deve ser utilizada sempre que estiver tudo normal, ou seja, nenhum problema com o servidor da SEFAZ;

      • Contigência EPEC: existem situações em que o endereço para o qual o arquivo XML deve ser enviado fica temporariamente inacessível por diversos motivos, como por exemplo: manutenção do servidor SEFAZ. Essas situações, quando ocorrem de forma programada não resultam em maiores problemas, já que a SEFAZ programa para horários que dificilmente você vai enviar uma NFe (domingos à noite, por exemplo). Porém, há casos em que o servidor fica inacessível inesperadamente em horários críticos. Nesses casos, a opção será utilizar esta forma de envio contingencial EPEC, mas ela somente pode ser utilizada após expressa autorização de sua SEFAZ. Ao emitir uma NFe com essa opção o GFIL exigirá que você informe alguns dados da entrada em contigência. Esses dados você deve obter junto a sua SEFAZ quando a mesma autorizar o envio nessa contingência.
        Mesmo tendo sido autorizado pela SEFAZ, aconselhamos a só utilizar essa opção nos casos em que a emissão da NFe é realmente urgente e não pode esperar o retorno do servidor.
        Há três opções de envio de nota em contingência. Quem definirá qual a opção utilizar será sua SEFAZ no momento que lhe autorizar a entrar em contingência. As opções são:

        1. 4 - DEPEC/EPEC: Nessa opção é enviado apenas um resumo da nota para o servidor SEFAZ, que autorizará a nota de forma precária, ou seja, provisoriamente.
          Atenção: logo que o problema do servidor SEFAZ for resolvido, ou seja, quando o modo contingência for suspenso na sua SEFAZ, você deve reenviar todas essas notas enviadas em DPEC/EPEC, agora na forma "1 - Normal". Isso deve ser feito antes de enviar qualquer outra nova nota.
          Atenção: tome cuidado, pois esse reenvio tem um prazo. Se as notas não forem retransmitidas logo, a SEFAZ não aceitará mais o envio e você terá um seríssimo problema a resolver. Se isso chegar a acontecer, você precisaria manter contato com contador da empresa para verificar como proceder;

        2. 6 - SVC AN: nessa forma de contingência, a nota é transmitida de forma completa e definitiva e não será necessário o reenvio depois. A diferença para a forma de envio normal, é que o endereço de transmissão é um servidor nacional e não o de sua SEFAZ. Mas esse endereço é modificado automaticamente pelo sistema, não sendo necessário nenhum procedimento seu em relação a isso;

        3. 7 - SVC RS: idem opção anterior. O que muda nessa opção é apenas o endereço de envio será um especial (SEFAZ virtural do RS).

        4. Atenção: vale reforçar que não será você que escolherá se vai ou não emitir nota em contigência e nem quais das opções acima vai utilizar. Quem define isso é sua SEFAZ. Quando isso ocorre, a SEFAZ emite uma autorização expressa. Normalmente, essa autorização é informada no site dela. Para mais detalhes sobre essa questão, converse com sua contabilidade.


    Os arquivos XML de notas autorizadas
    Toda nota que é autorizada no sistema, é gerado um arquivo XML na pasta \NFe\Enviadas\. Essa pasta está na pasta onde seu GFIL está instalado, que normalmente é C:\SistemaGFIL\.
    A partir do momento que a nota é autorizada, esse XML torna-se um documento fiscal legal. Todos esses arquivos devem ser guardados por prazo definido em lei (veja com seu contador).
    Lembrando que o sistema de backup (cópia de segurança do GFIL) não faz cópia desses arquivos. É preciso que você, juntamente com seu técnico de informática, elaborem uma rotina de copia, guarda e conservação desses arquivos.



    Sub-aba "Dados da Nota"

    • Natureza da Operação: esse campo lista a descrições vinculadas aos códigos de CFOP dos produtos. Da mesma forma que o GFIL só disponibiliza os códigos de CFOP (vide explicação desse campo acima), também são disponibilizadas as descrições desses CFOP neste campo "natureza da operação";

    • Indicador da Forma de Pagamento: se o pagamento será à vista ou à prazo. A opção "Outra" deve ser utilizada quando a NFe não terá pagamento (simples remessa, por exemplo);

    • Informações Adicionais da Nota: informe nesse campo tudo o que não tiver um campo específico na nota. Exemplo: incentivos/deduções fiscais. Solicite auxílio ao contador da empresa para que o mesmo informe o que sua empresa deve informar nesse campo. Ele será impresso na parte inferior esquerda do Danfe. Atente que nesse campo você deve prestar informações complementares de interesse da nota . Para registrar eventuais informações adicionais dos produtos, ou seja, de cada item, como, por exemplo, o número de série, você pode e deve informar em outro campo que é o campo "Informações Adicionais do Item" descrito mais adiante neste tópico de ajuda.
      Observação: você pode cadastrar textos prontos para incluir manual ou automaticamente nas notas que você for emitir. Veja no tópico número 94 do manual de ajuda como gravar textos prontos para serem utilizados nas suas NFes.

    • "Endereço de entrega é diferente do endereço constante do cadastro do destinatário da NFe": autoexplicativo. Se você habilitar essa opção deve também clicar no botão "endereço" e informar o endereço de entrega.
      Observação: se informado, esse endereço também será impresso no Danfe;

    • Frete por conta do: autoexplicativo;

    • Transportadora: se houver despacho da mercadoria por transportadora, selecione uma. Ela deverá estar previamente cadastrada no módulo próprio;

    • Veículos para o transporte: se for o caso, informe os dados dos veículos que farão o transporte. Esses veículos não possuem um cadastro no GFIL. Mas nesse grupo de dados há uma opção "Utilizar os dados do mesmo veículo/reboque da última NFe da transportadora acima" que dispensa a redigitação dos dados a cada nova nota;

    • Volumes / Peso: autoexplicativo;

    Aba "Dados dos Itens"
    Os campos dessa tela devem ser informados separadamente para cada um dos produtos da nota. Se você preencheu os dados no movimento original (venda, devolução, etc.), então a NFe também já estará com vários dados fiscais preenchidos. Caso contrário será necessário completar cada um dos dados em cada um dos produtos da nota.

    • CFOP: informe o código da operação de movimentação da mercadoria. Veja com seu contador qual código utilizar.
      Observação: Os códigos disponibilizados para seleção nesse campo, são os códigos cadastrados no cadastro de CFOP. Quando você instala o GFIL, ele já traz alguns CFOP cadastrados. Você pode incluir outros que sua empresa utiliza e que não estejam cadastrados, mas atente para o seguinte detalhe: essa lista de CFOP que é apresentada nesse campo é filtrada conforme for o tipo de movimentação (saída ou entrada) e também conforme for o estado (UF) informado no cadastro da sua empresa e o estado informado no cadastro do destinatário da nota. Se ambos estados forem iguais, o GFIL listará os CFOP de operação interna. Caso contrário listará os CFOP de operação externa;

    • Origem da Mercadoria: autoexplicativo. Se esse dado estiver registrado no cadastro do produto, ele será "carregado" automaticamente ao iniciar-se a NFe;

    • Produto Específico: caso sua empresa trabalhe com armamento, combustível, medicamentos ou veículos, deverá selecionar nesse campo e depois pressionar a tecla F8 e preencher os dados da tela que se abrirá;

    Sub-abas de ICMS, IPI, PIS, COFINS:
    Todos os dados dessas abas devem ser informados com total segurança. O operador deverá ter pleno conhecimento de enquadramento do produto em relação aos impostos, bem como valores e cáclulos de impostos a serem destacados. Em caso de dúvida, por menor que seja, deve-se efetuar uma consulta ao contador da empresa. No caso do item ser enquadrado na situação tributária do ICMS "00 - Tributata Integralmente", o GFIL completará o campo "Base de cálculo do ICMS" com o valor do item (produto) e, havendo alíquota de ICMS informada no cadastro daquele produto, o GFIL calculará o valor do ICMS. Em todas as demais situações tributparias, o GFIL não gera a base de cálculo. Ela deve ser informada digitando-se o valor no campo próprio.
    Observação: no caso do ICMS, quando você informar/alterar o valor no campo alíquota e houver valor informado no campo base de cálculo, o GFIL calculará o valor do ICMS (alíquota x valor) e, quando informar/alterar o valor do campo base de cálculo e houver alíquota esse cálculo também será feito pelo sistema. Contudo, recomenda-se o máximo de atenção ao dar o último "OK" antes da transmissão da NFe, na tela que listará um resumo com a soma dos valores totais de cada imposto. Todas essas informações de impostos são sempre de responsabilidade total do usuário, como dele também será eventual transtorno (ou até multa) causado por informações incorretas em notas enviadas à SEFAZ.
    Sub-aba "Lei da Transparência": nessa aba há o campo para você informar o valor aproximado dos tributos (federais, estaduais e municipias). Quando você inicia uma NFe, se seu produto tem os campos NCM, origem da mercadoria e Exceção TIPI informados no cadastro, o GFIL fará esse cálculo automaticamente. Após iniciada a nota, se o cálculo automático não tiver sido feito, você ainda poderá informar o valor desse campo clicando no botão com o desenho de uma calculadora que está localizado ao lado do campo ou ainda digitar o valor. Lembrando que quando o GFIL faz o cálculo, ele utiliza uma tabela de alíquotas do instituto IBPT parametrizada pelos campos (NCM, origem e TIPI) acima mencionados. É importante sempre lembrar que esse processo de cálculo feito pelo GFIL é apenas uma ferramenta de auxílio. Toda e qualquer informação, inclusive esta dos tributos, é sempre da TOTAL RESPONSABILIDADE DA EMPRESA EMITENTE DA NOTA.



    Botões

    • Transmitir NFe: após informados todos os dados da nota fiscal eletrônica, clique nesse botão. É a partir daí que se inicia o processo de geração do arquivo XML e a transmissão do mesmo para o servidor da sua SEFAZ. Assim que o botão é clicado, será solicitada uma confirmação do envio e uma tela com um resumo dos impostos destacados. Confira atentamente e só prossiga com a transmissão se você tiver absoluta certeza de que esses dados estão corretos. Se for o caso, solicite auxílio ao contador da sua empresa ;

    • Transmitir TODAS as Notas Acima: esse botão faz o mesmo procedimento do botão "Transmitir NFe", mas com a diferença de que fará o processo de transmissão para a SEFAZ de todas as notas listadas no grid.
      Atenção: esse procedimento envia várias notas todas de uma vez. Por isso, clicar nesse botão requer um cuidado a mais. É preciso que todas as notas listadas na tela tenha sido revisadas e os dados estarem todos corretos para evitar problemas junto ao seu fisco;

  • Finalizar a NFe: como você já percebeu nas explicações acima, o GFIL permite você iniciar uma NFe e terminá-la depois, fazendo isso inclusive em uma máquina diferente (da rede). Sempre que você iniciar uma nota e fechar a tela de NFe sem tê-la transmitido, deverá retornar a ela para completar os dados e transmiti-la. Selecione a NFe na lista da tela inicial do módulo de NFe e clique nesse botão para concluí-la.
    Observação: o GFIL permite que todos os passos de uma NFe, inclusive a transmissão sejam feitos tanto no servidor, como em estações de rede local, porém os arquivos XML que o GFIL gerará para essas NFSe serão gravados sempre em uma única máquina, o servidor GFIL. Por isso, solicite ao seu técnico que compartilhe a pasta onde o GFIL está instalado (que por padrão é C:\SistemaGFIL\) no servidor GFIL.


  • Outras Observações

    • Após uma nota ter sido iniciada ele se torna parte integrante de um único módulo, o módulo de NFe, independentemente de qual o movimento de origem (venda, compra, devolução, ordem de serviço ou mesmo NFe avulsa). A partir do momento que a NFe foi iniciada, os procedimentos (finalização, envio, cancelamento quando for o caso, exclusão, inutilização, impressões, etc.) serão os mesmos para todas as notas;

    • É muito importante que sejam analisadas também as configurações do módulo de parâmetros fiscais do GFIL - menu "Utilidades -> Parâmetros da Filial/Empresa -> Fiscais ..." da tela principal. Essa opção contém dados importantes que você deve definir nessa tela e que serão utilizadas pelo GFIL quando da emissão de uma NFCe ou NFSe;

    • É imprescindível manter o Windows sempre atualizado, inclusive com todos os updates disponibilizados;

    • Se você tiver preenchido um CNPJ ou CPF no módulo de cadastro do contabilista no GFIL, ao ser gerado o XML de uma NFe será registrado no XML uma autorização para que seu contador possa ter acesso, via site da receita, a esse arquivo da nota.


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