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Manual de Ajuda do Sistema GFIL



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Atenção: as orientações abaixo só serão 100% corretas se seu GFIL estiver atualizado na última versão -> 10.12.17

GFIL - Manual de Ajuda

Tópico Nº: 99 - Título: Cadastro de Matérias-Primas

Menu de acesso:a partir da tela principal, clique em "Cadastros --> Matérias-Primas".

Descrição: módulo de cadastro matérias-primas.
Esses cadastros serão utilizados nos módulos de compra de matéria-prima e ordem de produção.

Os campos da aba "Dados Fiscais e Outros" dessa tela são dados privados, ou seja, se você controla mais de uma filial no GFIL, esses dados devem ser informados individualmente para cada filial. Os demais dados são públicos (disponíveis independentemente da filial logada no sistema).

Campo código: diferentemente dos demais cadastros do sistema, esse campo tem duas situações diferentes do padrão do campo código de cadastros, a saber: a) ele aceita também caracteres alfa, ou seja, letras. Também podem ser informados os caracteres ponto, hífen e traço. Caracteres especiais como "&"(e comercial) e outros, não são aceitos; b) é possível alterar esse campo depois do cadastro já ter sido gravado;

Grupo de campos "Unidades de movimentação do estoque"

  • Unidade de Compra: selecione a unidade na qual você compra suas matérias-primas;
    Observação: essa unidade é exclusivamente para entradas de matérias-primas pelo módulo de compra de matérias-primas. Todas as demais movimentações, inclusive de entradas de matérias-primas, utilizarão a unidade "Unidade p/ Produção e Outras Mov." a seguir descrita;

  • Unidade p/ Produção e Outras Mov.: selecione a unidade na qual você utiliza suas matérias-primas no módulo de ordem produção (transformação de matéria-prima em produto acabado) ou para fazer qualquer outra movimentação que não seja compra, como ajustes de estoques (tanto saídas como entradas);

  • Fator de Conversão: se, ao transformar uma matéria-prima em produto (Unidade p/ Produção e Outras Mov.) a unidade de movimentação da matéria-prima é exatamente como compra (Unidade de Compra), então deixe esse campo sempre igual a 1.
    Porém, se você compra uma matéria-prima em kg e na ordem de produção utiliza em metro, compra em metro e utiliza em cm, compra em caixa/pacote e utiliza em unidade, etc. esse campo será muito útil no momento de se registrar as suas compras de matérias-primas.
    A sistemática é bastante simples, mas precisa ser muito bem compreendida para evitar confusão, o que poderia gerar estoques incorretos das matérias-primas.
    O valor que você informar no campo "Fator de Conversão" será utilizado pelo GFIL no momento de se gravar uma compra da matéria-prima (somente na compra) para atualizar o saldo do estoque da matéria-prima.
    Para explicar melhor, vamos criar um exemplo hipotético: vamos supor que você tenha uma matéria-prima denominada "Farinha de Trigo". Você compra essa farinha em "Sacos" fechados de 50 kg, mas na sua empresa, sempre que realizar uma ordem de produção, você utilizará a matéria-prima de 1 kg em 1 kg. Seu fornecedor, quando faz a nota fiscal, envia a quantidade igual 1, ou seja, para o fornecedor, a quantidade saindo do estoque dele é mesmo 1, pois a unidade dele (fornecedor) é "Saco" com 50 kg.
    Porém, na sua empresa você produz pão e utiliza a farinha em kg, o GFIL fará essa conversão de entrada no estoque automaticamente conforme estiver definido nesse campo de "Fator de Conversão" da matéria-prima, ou seja, nesse exemplo você manterá a quantidade 1 no registro da compra, mas no cadastro da matéria-prima colocará o fator de conversão igual a 50. Com isso, ao registrar a compra, o GFIL acrescerá automaticamente em 50 kg o estoque dessa matéria-prima para cada unidade (1) comprada, ou seja, o estoque acrescido será igual a quantidade comprada X fator de conversão. Mas atenção: essa conversão automática só será feita nas entradas que forem registradas no módulo de compras de matérias-primas. Em todas as demais movimentações de matérias-primas (ajuste de estoque, por exemplo), mesmo que seja movimentação de entrada, a conversão não será feita. Essas outras movimentações devem sempre serem feitas considerando-se a "Unidade p/ Produção e Outras Mov." (1x1).
    Se você utiliza a matéria-prima exatamente como a compra, deixe sempre as unidades de compra e de venda iguais e fator de conversão igual a 1;



Campos Especiais

  • NCM/SH: Nomenclatura Comum do Mercosul. Se você emite nota eletrônica pelo GFIL, complete esse campo. Seu contador poderá lhe auxiliar a enquadrar a matéria-prima na tabela NCM. Essa tabela é disponibilizada na internet por vários órgãos governamentais, inclusive a receita;

  • CEST: Código Especificador da Substituição Tributária. Veja com a sua contabilidade se você deve ou não informar esse campo e com qual informação.;

  • Escala relevante: Indicador de produção em escala relevante. Converse com sua contabilidade e veja se suas matérias-primas têm produção em escala. Em caso positivo, tabém será necessário preencher o campo CNPJ do fabricante;

Aba Dados Fiscais e Outros

  • C.F.O.P.s Padrão nas Entradas: preencha esses dois campos para que, sempre que você for iniciar uma nota de entrada de matéria-prima, o GFIL utilize esses CFOPs. Obs.: antes de gravar cada nota, você ainda poderá alterar o CFOP lá na nota. Esses dois campos neste módulo de cadastro são apenas para auxiliar. Por isso, informe aqui aqueles CFOPs que são mais comumente utilizados;

  • Controlar estoque: se você tiver alguma matéria-prima que não queira que o sistema controle o saldo de estoque, marque "Não" nesse campo;

Menu Especial

  • Fornecedores -> Vincular Fornecedores à Matéria-Prima: na grande maioria dos casos, o código das matérias-primas que vem informado no arquivo XML da nota é diferente do código da matéria-prima no GFIL. Por isso, faz-se necessário informar ao GFIL que X código de matéria-prima de X fornecedor é o X código da matéria-prima no cadastro do GFIL.
    Acionando esse menu você acessa uma tela especial para vincular (estabelecer a relação) dos códigos de matérias-primas dos fornecedores com o código da matéria-prima no GFIL.
    Essa vinculação será muito útil para quando você for registrar uma compra importando os dados de uma nota fiscal eletrônica de arquivo XML do fornecedor.



Observações

  • Apesar de existir o botão "Excluir" nessa tela de cadastro, o sistema não permite excluir um registro de cadastro que tenha movimentação vinculada a ele. Veja o tópico de ajuda Cadastros - Exclusão e Inativação e Reativação para mais informações sobre essa questão;

  • Ao entrar nessa tela, o GFIL mostra os clientes ordenados pelo nome, mas você pode alterar essa ordenação para qualquer um dos campos que aparecem nas colunas da tela. Basta clicar sobre o título do campo no topo de cada coluna.



Veja também



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