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GFIL - Manual de Ajuda

Tópico Nº: 148 - Título: Controle do saldo do livro caixa individualmente por operador, aporte e descarga de valores

Bem, antes de prosseguir o estudo deste tópico, analise o tópico 142 para você entender bem como o GFIL trata a questão de abertura e fechamento do livro caixa diário.

O GFIL oferece duas opções de controle do saldo de caixa, a saber:
a) Um único saldo para toda a empresa, independentemente de quantos operadores houver cadastrados;
b) Controle individual de saldo, ou seja, cada operador terá seu próprio saldo conforme os lançamentos que ele for fazendo no sistema. Por padrão, ou seja, quando você instala o sistema utiliza a opção "a" acima.
Para configurar para a opção "b" você deve marcar a opção "Controlar saldos de caixa individualmente, por operador" no módulo de parâmetros gerais da empresa. Mais informações sobre esse módulo de parâmetros, analise o tópico 2 deste manual.
Ao configurar para a opção "b", em alguns relatórios e também no menu "Consultas -> Caixa" da tela principal, o sistema vai oferecer opções/filtros adicionais para filtrar os dados por operador.
Além disso, o sistema também vai disponibilizar o menu "Financeiro -> Livro Caixa -> Transferências Entre Caixas (Operadores)", na tela principal. Esse menu não aparece quando o saldo de caixa é único.

Quando o saldo é único não há muito que se explicar, pois é tudo muito simples e autoexplicativo.
Por isso, as explicações a seguir serão feitas considerando que a opção "b" (controle de saldo por operador) foi habilitada.

Muito bem, vamos lá:
De forma geral, o processo também é bastante simples de se entender. Mas é importante você analisar e seguir as dicas a seguir para obter um melhor controle dos saldos e também dos lançamentos.

Vamos detalhar os passos por itens para ficar mais fácil de entender

  • Caixa geral: cadastre um novo operador especialmente para ser o "Caixa Geral" ou "Cofre" da empresa. Recomendamos inclusive utilizar o operador 1-Administrador para isso. Mas nada impede que você crie um novo operador exclusivo para esse controle dos saldos;

  • No início de cada expediente/turno: neste momento todos os operadores (caixas) estarão com seu saldo zerado e todo o saldo estará no saldo do "Caixa Geral".
    Para abastecer os caixas com troco você deve fazer um aporte (transferência do caixa geral para o caixa X) de valor do "Caixa Geral" para cada um dos operadores que irão atuar no dia. Logicamente que esse aporte pode ser feito novamente a qualquer momento do dia.
    Para fazer esse aporte você deve acionar o menu "Financeiro -> Livro Caixa -> Transferências Entre Caixas (Operadores)", na tela principal do GFIL. Mais informações sobre esse módulo de transferências, analise o tópico 115 deste manual;

  • No final de cada expediente/turno: faça o fechamento do caixa daquele operador. Estando tudo conferido, através do mesmo módulo de transferências acima, faça uma descarga (transferência do caixa X para o caixa geral) pelo valor total do saldo do caixa X, zerando o seu saldo.

Outras observações
- Essa "descarga" acima mencionada é também conhecida como "sangria de caixa";
- O relatório de fechamento de caixa (menu "Relatórios -> Financeiros Diversos -> Fechamento de Caixa" da tela principal traz totalizados todos os aportes e descargas de cada operador);
- Esses lançamentos de transferência não serão listados em alguns relatórios de receitas/despesas do caixa, pois, de fato, eles não são uma receita/despesa.



Veja também



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