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Manual de Ajuda do Sistema GFIL



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Atenção: as orientações abaixo só serão 100% corretas se seu GFIL estiver atualizado na última versão -> 10.12.17

GFIL - Manual de Ajuda

Tópico Nº: 5 - Título: Cadastro de Produtos

Menu de acesso: a partir da tela principal, clique em "Cadastros -> Produtos" ou clique no botão de atalho. Tecla de atalho: CTRL+P

Descrição:inclusão e edição de cadastros de produtos. Em princípio são obrigatórios apenas os campos código, descrição, categoria, setor de localização e o preço de custo. Se você emite nota eletrônica pelo GFIL, então também serão obrigatórios o NCM/SH, Exceção TIPI e o grupo de tributação.
Se, nos Parâmetros da Empresa você definiu que a comissão de vendedor será gerada pelo percentual dos produtos, aí você poderá ou não informar o percentual de comissão do vendedor para este produto. Porém, se deixar zerado, o GFIL solicitará confirmação.
O campo "Estoque inicial" é opcional informar, mas se você tiver estoque desse produto existente no momento do cadastro do produto, é importante informar esse estoque.
Para que você possa utilizar o código de barras no módulo vendas, compras, orçamentos, etc., é necessário que informe esse dado no cadastro do produto.
É possível cadastrar mais de um produto com a mesma descrição. Contudo, não recomendamos essa prática pois poderão ocorrer situações, relatórios por exemplo, onde aparecerá apenas a descrição do produto e, se houver dois ou mais produtos iguais, você não saberá a qual produto aquele lançamento se refere.
Se você utilizar o recurso de multiempresa do sistema, ou seja controlar mais de uma empresa/filial no mesmo programa/base de dados, atente para o fato de que apenas as informações da aba "Dados Públicos" é que serão compartilhadas. Os dados da aba "Dados Privados" deverão ser informados para cada filial, separadamente.

Campos Especiais

  • Código: diferentemente dos demais cadastros do sistema, esse campo tem duas situações diferentes do padrão do campo código de cadastros, a saber: a) ele aceita também caracteres alfa, ou seja, letras. Também podem ser informados os caracteres ponto, hífen e traço. Caracteres especiais como "&"(e comercial) e outros, não são aceitos; b) é possível alterar esse campo depois do cadastro já ter sido gravado;

  • Fotos: é possível gravar até 3 fotos de cada produto. Para gravar a foto, inicie a inclusão ou alteração do produto e, no campo das fotos, selecione o número dela (1, 2, 3) e depois clique em "Incluir/Alterar" da aba "Dados Públicos". Em seguida indique o arquivo que contém a foto do seu produto. Caso queira excluir uma foto, basta fazer esse mesmo procedimento e, na tela de seleção do arquivo, não selecionar nada.
    Obs.: esse arquivo não necessita ser guardado depois, pois a imagem será salva no banco de dados.
    O tamanho da imagem (em pixels) você é que define conforme desejar. Mas, para evitar que o banco de dados "inche" demais, o sistema permite que o tamanho do arquivo seja de no máximo 200 kb.
    Ainda em relação ao tamanho da imagem (pixels), nesta tela do cadastro, ao incluir a foto, se o tamanho dela for maior que o quadro, a imagem ficará distorcida. Porém, lá na tela onde você vai visualizar as fotos, você terá a opção para aumentar o tamanho do quadro de visualização conforme for o tamanho real de cada imagem;

  • Código de barras: nesse campo você pode inserir qualquer dado alfanumérico. Contudo, se desejar imprimir a etiqueta e utilizar um leitor de código de barras, é necessário registrar nesse campo ou um código real constante da etiqueta do produto ou, se for "inventar" seu código, ele deverá ter 12 dígitos numéricos, além do dígito verificador que deverá ser calculado acionando-se o botão que está ao lado do campo. Se você emite nota eletrônica pelo GFIL, esse campo deve ou estar em branco (sem informação) ou conter um código GTIN válido do fabricante do produto. Clique aqui para ler o tópico que explica isso detalhadamente;

  • Código Original: muitos usuários utilizam esse campo para informar o código utilizado pelo fornecedor para esse produto, mas você pode informar qualquer dado nesse campo;

  • Grupo de campos "Unidades de movimentação do estoque"

    1. Unidade de Compra: selecione a unidade na qual você compra seus produtos;
      Observação: essa unidade é exclusivamente para entradas de produtos pelo módulo de compra de produtos. Todas as demais movimentações, inclusive de entradas de produtos, utilizarão a unidade "Unidade de Venda e de Outras Mov." a seguir descrita;

    2. Unidade de Venda e de Outras Mov.: selecione a unidade na qual você vende seus produtos ou faz qualquer outra movimentação que não seja compra: vendas, devoluções, outras entradas, saída ou entrada por nota eletrônica avulsa, ajustes de estoques (tanto saídas como entradas), ordem de serviço, etc.;

    3. Fator de Conversão: se você vende (Unidade de Venda e de Outras Mov.) seus produtos exatamente como compra (Unidade de Compra) no que se refere à unidade, então deixe esse campo sempre igual a 1.
      Porém, se você compra um produto em kg e vende em metro, compra em metro e vende em cm, compra em caixa/pacote e vende em unidade, etc. esse campo será muito útil no momento de se registrar as suas compras de produtos.
      A sistemática é bastante simples, mas precisa ser muito bem compreendida para evitar confusão, o que poderia gerar estoques incorretos.
      O valor que você informar no campo "Fator de Conversão" será utilizado pelo GFIL no momento de se gravar uma compra (somente na compra) para atualizar o saldo do estoque do produto.
      Para explicar melhor, vamos criar um exemplo hipotético: vamos supor que você tenha um produto denominado "Pipoca Doce". Você compra essa pipoca em "Caixa" fechada de 20 pacotinhos, mas na sua loja você vende separadamente cada unidade desses pacotinhos. Seu fornecedor, quando faz a nota fiscal, envia a quantidade igual 1, ou seja, para o fornecedor, a quantidade saindo do estoque dele é mesmo 1, pois a unidade dele (fornecedor) é "Caixa" com 20.
      Porém, como sua empresa vende a pipoca em unidades, o GFIL fará essa conversão de entrada no estoque automaticamente conforme estiver definido nesse campo de "Fator de Conversão" do produto, ou seja, nesse exemplo você manterá a quantidade 1 no registro da compra, mas no cadastro do produto colocará o fator de conversão igual a 20. Com isso, ao registrar a compra, o GFIL acrescerá automaticamente em 20 unidades o estoque desse produto para cada unidade (1) comprada, ou seja, o estoque acrescido será igual a quantidade comprada X fator de conversão. Mas atenção: essa conversão automática só será feita nas entradas que forem registradas no módulo de compras de produtos. Em todas as demais movimentações de produtos (módulos outras entradas, ajuste de estoque; devoluções a fornecedores, etc.), mesmo que seja movimentação de entrada, a conversão não será feita. Essas outras movimentações devem sempre ser feitas considerando-se a "Unidade de Venda e de Outras Mov." (1x1).
      Voltando ao exemplo da pipoca, se, por exemplo, você for registrar uma devolução ao fornecedor de um pacote fechado de pipoca deverá informar 20 no campo quantidade da devolução. Lembre que quando você gravou a compra (quando o produto entrou na sua empresa) você registrou quantidade igual a 1 (1 pacote), mas, na devolução deverá registrar quantidade 20, ou seja, você vai devolver em "Unidade de Venda e de Outras Mov.".
      Se você vende o produto exatamente como o compra, deixe sempre as unidades de compra e de venda iguais e fator de conversão igual a 1;

  • Grupo de campos "Dados de tributação do produto (em relação à unidade)"

    1. Unidade tributável: na grande maioria dos produtos, esse campo terá o mesmo valor do campo unidade de venda do produto. Apenas para aqueles produtos que são vendidos em uma unidade diferente da unidade tributável para aquele produto é que esses campos não serão iguais. O que é uma unidade tributável? É a unidade considerada como unidade oficial pela receita. Seu contador poderá lhe dar mais informações sobre isso.
      Vamos à um exemplo: sua empresa vende barras de ferro por unidade (UN). Porém, para a receita, a barra de ferro tem como unidade tributável o quilo (KG). Neste caso, você teria uma unidade de venda e outra unidade tributável para o produto barra de ferro;

    2. Qtde de un. tributáveis contidas em un. de venda: é a quantidade de unidades tributáveis que uma unidade de venda contém. No exemplo do produto acima (barra de ferro), vamos supor que a barra de ferro pese 2 kg. Então uma unidade de venda (unidade) conterá 2 unidades tributável (kg). Se a barra pesasse 1/2 kg, então esse campo (Qtde de un. tributáveis contidas em un. de venda), seria 0,5.
      Atenção: esses campos relacionados à unidade tributável do produto não terão nenhuma influência na movimentação do estoque, quer seja de entrada, quer seja de saída do produto. Essas informações precisam apenas constar no produto para que o GFIL as registre também no XML, quando se emitir uma nota fiscal eletrônica desse produto;

    3. GTIN (cód. Barras) da UN tributável: se a unidade (lata) tiver código de barras, informe-o no campo "GTIN (cód. Barras) da UN tributável". Lembre-se que o código de barras da caixa de cerveja você já informou no campo "Código de barras" do produto. O GTIN da UN tributável será o código de barras da lata;

  • Tipo / Finalidade: informe se o produto vai ser um produto a) "Revenda (adquirido de terceiros)": aqueles produtos que você adquire de seus fornecedores para depois revender; ou b) "Acabado (produção própria)": só selecione essa opção para aqueles produtos que sua empresa mesma fabrica, ou seja, que sejam resultado de transformação de matéria-prima em produto acabado. Essa transformação é feita no módulo de ordem de produção.
    Observações

    1. Tanto os produtos marcados para revenda, como os marcados como produto acabado serão passíveis de venda, ou seja, na inclusão de uma venda você poderá selecionar tanto um produto de revenda, como um acabado. Porém, na tela de compra de produtos o GFIL só listará os produtos para revenda, já que os produtos acabados não são comprados, mas são resultado de uma transformação ( módulo de ordem de produção) de matéria-prima em produto acabado;

    2. Não é possível ter um mesmo produto que seja de revenda E acabado. Se em sua empresa tem um produto que é tanto adquirido de fornecedores para revenda, como fabricado pela empresa, então serão necessários dois cadastros desse produto, um para cada tipo/finalidade;

  • Grupo de campos "Prazo de Validade": analise o tópico número 37 do manual de ajuda;

  • Balança de Checkout: se você pretende utilizar uma balança de Checkout, ou seja, uma balança conectada diretamente ao sistema quando for registrar itens nos frentes de caixa (venda balcão e itens de comanda), marque essa opção nos produtos cuja quantidade será gerada pelo peso da balança. Com isso, assim que você selecionar o item para inclusão lá no frente de caixa, o GFIL fará a leitura do peso automaticamente da balança.
    Observação: para que sua balança permita essa leitura lá no frente de caixa, também é necessário configurar os dados da balança no módulo de parâmetros gerais da empresa;

  • NCM/SH: Nomenclatura Comum do Mercosul. Se você emite nota eletrônica pelo GFIL, complete esse campo. Seu contador poderá lhe auxiliar a enquadrar o produto na tabela NCM. Essa tabela é disponibilizada na internet por vários órgãos governamentais, inclusive a receita;

  • Código ANP: Se você emite NFCe de combustível pelo GFIL, complete esse campo. Seu contador poderá lhe auxiliar sobre qual código você deverá informar;

  • CEST: Código Especificador da Substituição Tributária. Veja com a sua contabilidade se você deve ou não informar esse campo e com qual informação.;

  • Exceção TIPI: para saber o conteúdo a ser preenchido neste campo você deve buscar orientações com o contador da sua empresa. O importante é que você saiba que, se você emite nota fiscal eletrônica, esse campo, em conjunto com o campo anterior (NCM/SH), terão influência direta no cálculo automático do valor dos tributos da lei da transparência (12.741/12);

  • Escala relevante: Indicador de produção em escala relevante. Converse com sua contabilidade e veja se seus produtos têm produção em escala. Em caso positivo, também será necessário preencher o campo CNPJ do fabricante;

  • Categoria: serve para você definir uma categoria diferente para cada produto. No futuro você poderá imprimir relatórios de compras ou vendas, filtrando esses relatórios por categoria dos produtos movimentados, ou seja, imprimir as saídas e/ou entradas realizadas apenas a determinada categoria de produtos;

  • Setor de Localização: idem categoria;



Aba Dados Gerais e Fiscais

  • Preço de Custo: Esse preço só pode ser informado na inclusão do produto. Ele alimentará a tabela de preços de custo dos produtos e que, por sua vez, alimentará a base de cálculo para todas as tabelas de preços de venda. Eventuais futuras alterações desse preço de custo deverão ser feitas no módulo próprio (alteração de preços de custo). Lembrando que, antes de iniciar o cadastramento de produtos, você deve analisar e entender a sistemática de Tabelas de Preços de produtos do sistema.

  • Estoque Mínimo: Ao iniciar o programa o sistema pode mostrar a agenda do dia onde constará "Produtos a repor". O produto será listado na lista da agenda do dia se o estoque do produto for inferior ao estoque mínimo estabelecido nesse campo;

  • % Comissão de vendedor: Se você paga comissão de vendedor com base em um percentual diferente para cada produto, informe esse dado no cadastro do produto. Se sua empresa não paga comissão para esse produto, deixe esse campo zerado;

  • % Margem de Lucro: Se no módulo Criação de Tabelas de Preços você estabelecer que o sistema deverá calcular o preço de venda das tabelas com base no percentual de lucro diferenciado para cada produto, informe esse dado no cadastro do produto;

  • % Outros Custos: Se no módulo criação de tabelas de preços você desejar incluir um percentual adicional para ser incluso no preço final do preço de venda das tabelas de venda, informe esse dado no cadastro do produto;

  • Grupo de tributação: vincule um grupo de tributação ao seu produto. Para conhecer o módulo de criação de grupos de tributação, analise o tópico 174 do manual de ajuda;

  • Controlar estoque: se você tiver algum produto que não queira que o sistema controle o saldo de estoque, marque "Não" nesse campo;

  • Informações Adicionais Para NFe: se você quer complementar a informação do campo "Descrição" do cadastro do produto, informe o complemento neste campo. Essa informação será acrescentada à descrição do produto no danfe da NFe.



Botões Especiais

  • Ocorrências: abre a tela para se registrar ocorrências (informações diversas) do produto, onde você poderá registrar fatos ocorridos e relacionados ao produto;

  • Preços: abre a tela para visualização de preços de vendas e estoque dos produtos.



Menus Especiais

  • Opções -> Alterar Dados de Vários Produtos com Base no Produto Selecionado: acionando esse menu você acessará uma tela onde, com apenas um procedimento, será possível alterar os dados fiscais (situação tributária, alíquota de ICMS, CFOPs padrão, etc.) de todos os produtos cadastrados. Na tela de cadastro de produtos selecione o produto cujos dados servirão de base para os demais. Essa opção é bastante útil nos casos em que, por exemplo, o regime de tributação da empresa muda de simples para normal ou vice-versa. Quando isso ocorre, alguns dados fiscais do produto mudam. Um deles é a CST/CSOSN do ICMS. Para evitar que você tenha que alterar produto por produto e informar o novo CST/CSOSN do ICMS, utilize esse menu e altere esse e outros dados fiscais que desejar.
    Essa opção permite filtrar/alterar os dados de todos os produtos de uma determinada categoria ou de um determinado setor. Se nenhuma dessas opções for marcada, a alteração terá efeito sobre todos os seus produtos cadastrados;

  • Opções -> Criar Código de Barras nos Produtos Sem o Código: Autoexplicativo.

  • Fornecedores -> Vincular Fornecedores ao Produto: na grande maioria dos casos, o código dos produtos que vem informado no arquivo XML da nota é diferente do código do produto no GFIL. Por isso, faz-se necessário informar ao GFIL que X código de produto de X fornecedor é o X código do produto no cadastro do GFIL.
    Acionando esse menu você acessa uma tela especial para vincular (estabelecer a relação) dos códigos de produtos dos fornecedores com o código do produto no GFIL.
    Essa vinculação será muito útil para quando você for registrar uma compra importando os dados de uma nota fiscal eletrônica de arquivo XML do fornecedor;

Existem vários outros menus nessa tela que é interessante você analisar.




Teclas Especiais

  • Estando em modo de visualização da lista de produtos, ou seja, não tendo iniciado uma inclusão ou alteração de algum produto, você pode mudar a aba disponível na tela e, pressionando as tecla Alt+seta direita ou esquerda, mudar o registro selecionado na tela. Com isso, você pode visualizar (navegar nos registros) os dados de diversos produtos sem ter que cada vez mudar para a aba "Seleção", selecionar o produto e depois voltar para a aba que tenha os dados desjados para visualização.


Observações

  • Apesar de existir o botão "Excluir" nessa tela, o GFIL não permite deletar um cadastro de produto que já tenha tido algum tipo de movimentação (venda ou compra por exemplo) gravada no sistema. Havendo casos em que você tenha certeza de que um produto não fará mais parte de sua lista, deixe-o como inativo, para inativar veja o tópico 83 do manual;

  • Ao entrar nessa tela, o GFIL mostra os produtos ordenados pelo nome, mas você pode alterar essa ordenação para qualquer um dos campos que aparecem nas colunas da tela. Basta clicar sobre o título do campo no topo de cada coluna.



Veja também



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